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SharePoint 2016 : Les flux de travail

Créer une référence automatiquement

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Dans une entreprise, il est parfois indispensable de disposer d'un numéro de référence qui s'incrémente automatiquement afin d'identifier les articles. Votre objectif, ici, sera de mettre en œuvre un compteur automatique.
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Transcription

Alors, l’objectif est de mettre en œuvre un compteur automatique. Dans une entreprise, il est souvent nécessaire de disposer d’un numéro de référence qui s’incrémente automatiquement afin d’identifier des articles ou d’autres choses. Alors, vous avez déjà créé une liste qui va contenir tous les compteurs de l’entreprise dans Sharepoint. Donc vous allez Ajouter une application, voilà. Une Liste personnalisée que vous appelez Compteurs. Très bien. Vous allez Créer. Et dans Compteurs, en fait il faut comprendre ici que vous pouvez avoir différents types de compteurs : des compteurs pour des articles ou d’autres éléments. Il faut avoir une colonne qui va contenir la dernière valeur sur laquelle vous souhaitez travailler. Donc ce que vous faites, c’est que vous allez aller dans tout simplement Liste, Créer une colonne. Vous l’appelez Incrément, de type Nombre. Parfait. Vous cliquez sur OK. Et vous allez maintenant ajouter un nouvel élément. Donc là, on va ajouter Articles. Voilà, et on va commencer par une valeur non nulle. On va commencer par 1 000 par exemple. Enregistrer. Ici, vous pourriez rajouter évidemment d’autres éléments puisqu'on pourrait, je vais le faire de façon très rapide, mais de façon fictive, avoir un compteur pour les commandes aussi qui va commencer lui à 500 par exemple. Enregistrer, et ainsi de suite. Vérifiez au niveau des Paramètres de liste que vous avez bien donc créé Incrément de type Nombre. C’est parfait. Alors, maintenant vous lancez Sharepoint Designer. Voilà. Vous ouvrez votre site. Et vous avez un Flux de travail. Vous avez déjà beaucoup de flux de travail qui sont créés et qui fonctionnent. Donc ce que je vous invite à faire, c’est de regarder pour chacun des flux de travail, s’ils sont en démarrage automatique ou pas. Dans ce cas-là, vous décochez la case et vous publiez. Enregistrer ne suffira pas. Donc reprenez chacun des flux de travail, et vérifiez bien qu’il ne s’exécute pas automatiquement, sinon ça va venir un peu polluer tout ce que vous êtes en train de faire, et ça peut rendre assez complexe, pour l’instant, la compréhension des différentes actions. Voilà, donc il vaut mieux désactiver et le faire systématiquement. Je ne vous le montrerai plus maintenant, à chaque fois, mais sachez qu'en fait derrière, très souvent, je vais désactiver les anciens workflow Maintenant, vous pouvez créer votre workflow. Ça, c’est assez rapide, l’objectif étant de générer automatiquement un identifiant pour chaque nouvelle affaire. Donc je vais sur la liste Affaires. Je vais donner un nom ici, donc wf02D par exemple. Je fais Entrée. Et là, de quoi j’ai besoin finalement ? Eh bien, j’ai besoin tout simplement, déjà de calculer la nouvelle valeur. Donc ici parce que c’est le fonctionnement que j’ai décidé. J’aurais pu tout de suite l’utiliser mais j’ai déjà calculé. Donc je vais faire un calcul. Sur quelle valeur ? Eh bien, sur la liste Compteurs. Donc j’ai besoin d’aller chercher la liste Compteurs. Si vous ne voyez pas la liste, pensez à rafraichir ici. Compteurs. Il me demande : quel champ ? Le champ Incrément. Alors, vous pouvez taper sur la lettre i du clavier. C’est ce que je fais, pour arriver directement, ou le plus près possible en tout cas, sur la colonne concernée. Regardez votre liste Compteurs. Votre liste Compteurs, elle contient plusieurs éléments. L’élément Articles, l’élément Commandes. Moi ce qui m’intéresse, c’est l’élément Articles. Donc je demande à sélectionner l’élément qui a le titre Articles. OK. Alors ce pop-up, vous l’aurez systématiquement parce qu'il vous dit que votre recherche peut renvoyer plusieurs valeurs. Vous, vous savez qu’il n’y aura qu’une seule valeur. Donc vous cliquez sur Oui. Et là, vous voulez faire quoi ? Bah Plus, vous voyez, vous avez un signe, plus 1. On aurait pu choisir évidement de faire des incréments différents. Le résultat est stocké dans une variable. Cette variable a été créée automatiquement par Sharepoint Designer. Vous avez accès à l’ensemble des variables grâce à Variables locales. Et d’ailleurs, vous retrouvez ici la variable Calcul qui est bien là. Alors, on va utiliser donc cette valeur pour mettre à jour, donc Mettre à jour. Donc là maintenant, je clique sur cette liste et dans cette liste-là, je veux bien mettre à jour l’élément en cours, c'est tout à fait exact, sur lequel je suis en train de travailler dans la liste Affaire. Mais qu’est-ce que je veux mettre à jour ? Eh bien, c’est l’identifiant Affaire. Donc je vais Ajouter et je vais chercher l’identifiant Affaire. Et quelle est la valeur que je vais mettre ? Eh bien la valeur que je veux mettre c’est la variable Calcul. Donc je vais avec fx chercher dans les Paramètres et variables du flux de travail ma variable Calcul. Je fais OK. OK. OK. Donc j’ai bien fais plus 1 sur ma liste Compteurs ici. Donc il y aura 1 001. Je récupère cette valeur, mais il faut aussi que je pense à mettre à jour la liste Compteurs. Donc je vais aussi mettre à jour la liste Compteurs cette fois-ci. Je mets quoi à jour dans la liste Compteurs ? Bah je mets à jour l’incrément. À partir de quelle valeur ? Eh bien, la Variable calcul. OK. Maintenant elle me dit : oui, mais quel élément de la liste ? L'élément qui contient le titre Articles. Je fais OK. Alors, j’aurai toujours ce même message. Donc faites Oui. Alors, vous allez le mettre en automatique. Tenez, cliquez sur le fil d’Ariane. Et lui, on va le démarrer automatiquement. Il faudra juste penser dans l’exercice suivant à le désactiver, mais ce n’est pas trop gênant. Faites Publier. Vous ouvrez la liste associée, Aperçu dans le navigateur. Là, vous créez un élément. Donc celui-là, il me plait bien. Donc je vais l’utiliser encore. Voiture de pompiers. Le reste des valeurs, vous pourrez le mettre par défaut, Enregistrer. Donc ce qui devra apparaitre c’est IDAffaire qui devrait s’incrémenter. Je fais simplement F5. Je vois que mon workflow a bien été exécuté, il est terminé, que IDAffaire est bien 1 001, et que mon compteur est bien 1 001, et le bon compteur évidement. Donc si je crée un deuxième élément, F5, 1002, et c’est bon. Mon objectif est atteint.

SharePoint 2016 : Les flux de travail

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Date de parution :15 févr. 2017

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