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PowerPoint 2010 : Astuces et techniques

Créer une présentation unique et polyvalente

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Vous allez apprendre à masquer les diapositives et à utiliser le volet de sélection. Ainsi, vous obtiendrez une présentation polyvalente et personnalisable, tirant parti de toutes les ressources nécessaires.
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Transcription

Dans cette vidéo, nous allons apprendre ensemble, à créer une unique présentation polyvalente. Qu'est-ce que c'est et à quoi ça sert ? Je vous propose d'abord, un exemple pour que ce soit plus simple. Mettons que vous soyez un commercial qui voyage à travers toute la France, vous avez des produits différents à proposer à des clients aux besoins différents. Il se peut que ces mêmes clients aient un suivi spécial. Cependant, vos conseillers ne s'occupent pas forcément des mêmes clients, peut-être qu'ils travaillent en fonction de région ou en fonction des besoins, par exemple, vous voyez où je veux en venir. A chaque fois, vous devez adapter votre présentation et pourtant, à la base, les informations sont les mêmes, vous avez les mêmes produits et les mêmes équipes, par exemple. A partir de là, vous avez plusieurs solutions, soit vous recréez votre document à chaque fois, ou votre présentation, ou alors, vous partez d'une trame unique, avantage ; vous avez le contrôle dessus, inconvénient ; ça prend un temps fou à chaque fois. Autre solution possible, vous pouvez créer une présentation pour chaque cas possible ; ce produit, avec ce conseiller et une autre présentation avec ce produit et ce conseiller, etc. Avantage ; ça vous demande un travail minimal pour vous. Inconvénient ; ça demande une gestion très fastidieuse, imaginez que vous ayez une centaine de produits, avec ne serait-ce qu'une dizaine de conseillers, imaginez la quantité de documents différents qu'il faut pour répondre à chaque cas, imaginez mettre à jour ces documents, ce n'est pas jouable. Enfin, il existe une dernière technique, plutôt douteuse, qui consiste à avoir un document unique et à se justifier à chaque fois. Alors, pour vous, nous vous présentons notre produit fantastique. Alors, non, ce produit ne vous concerne pas et vous aurez un suivi clientèle, mais ce ne sera pas cette personne, ce sera une autre, vous comprenez l'idée, vous perdez en crédibilité. Je vous propose une dernière solution qui consiste à créer une unique présentation polyvalente. Comment on crée ça ? On peut raisonner à partir de deux choses ; soit en termes de diapositive, soit en termes d'espace. Vous allez voir, ça prend du temps à créer, mais au final, c'est très simple. Premièrement, en termes de diapositive, la plus simple. S'il y a un élément que vous ne pensez pas présenter, faites un clic droit et Masquer la diapositive, ça implique qu'au début, dans votre présentation, il y ait tous les produits et par exemple, tous les conseillers. Je lance ma présentation. Aujourd'hui nous allons vous parler de notre produit fantastique et vous aurez tel conseiller, fin. Notre produit génial n'est pas apparu. Gros avantage de cette méthode ; il ne l'est pas supprimé. Si jamais, je veux m'adapter ou changer ma présentation, j'ai deux clics à faire : clic droit, Masquer la diapositive, le produit réapparaît, je peux tout à fait, en cacher un autre. Là, on raisonne en termes de diapositive. On peut raisonner aussi, en termes d'espace. Là, j'ai utilisé un smiley, mais en fait, il pourrait s'agir de photo d'identité, c'est juste pour l'exemple, pour que ce soit plus simple. Si vous raisonnez en termes d'espace, il faudra mettre toutes vos photos dans la même diapositive. Ici, je vais rajouter des smileys et d'un, et de deux. Je vais juste changer déjà, mon apparence pour les différencier, voici. Le but, ici, est de vous faire comprendre que lorsque vous incorporez des photos, par exemple, vous aurez des formes différentes avec des personnes différentes, ce n'est pas grave. Le but va être avant tout, de les harmoniser. Ce que je vous conseille de prime abord, est de renommer chaque photo. Comment on fait ça ? Allez dans Accueil, Sélectionner, puis Volet Sélection et là, vous avez tous vos éléments. Là, c'est marqué Émoticône parce que ce sont des émoticônes, si ça avait été des images, ce serait marqué Image. Double-cliquez sur chaque élément, reconnaissez le bon et remplacez le nom. Au début, c'est fastidieux, surtout, si votre équipe est plutôt grande, mais une fois que c'est fait, vous n'aurez plus ce travail à refaire, tout sera déjà en place, voilà qui est bon. Maintenant, il va falloir harmoniser la présentation. Pour ce faire, il faut sélectionner toutes les photos. Allez dans Sélectionner, Sélectionner tout. On est bon, mais remarquez, il y a un petit problème : le titre aussi, est sélectionné. Pour le désélectionner, maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur le cadre qui entoure le titre, c'est bon, il est désélectionné. A partir de là, nous allons leur donner la même taille. Allez dans Format et tout à droite, vous pouvez gérer la taille. A vous de mettre les dimensions d'une photo d'identité, là, je mets des dimensions arbitraires. D'ailleurs, je parle de photo d'identité, mais vous pouvez tout à fait, mettre des photos de bureau, de produit, de paysage, tout ce qui vous semble pertinent. Là, les images ont la même taille, il va falloir les superposer maintenant. Toujours Format, Aligner, je centre, Aligner, Aligner au milieu, tout est superposé. Par sécurité, je vous recommande d'aller dans Grouper, puis de cliquer sur Grouper, comme ça, si par malheur, je désélectionne, je peux recliquer dessus et je peux déplacer l’ensemble des photos sans aucun problème. Très pratique, si vous avez une centaine de personnes, par exemple. Vous pouvez ajuster et positionner. Ce que nous allons faire maintenant, c'est simplement, toutes les masquer. Toujours dans le même volet, Masquer tout. Tout a disparu. Maintenant, qu'est-ce qui va se passer ? Mettons que vous ayez une présentation à faire, vous ouvrez votre PowerPoint, vous passez vos produits en revue et vous masquez ceux qui ne vous semblent pas intéressants. Ensuite, en termes de suivi, vous allez dans Accueil, Sélectionner, Volet Sélection et là, vous choisissez d'afficher ceux qui vous semblent intéressants, évidemment, le titre, là, il faut d'abord afficher le groupe, et là, vous choisissez la personne que vous souhaitez. C'est entièrement polyvalent, à vous de choisir. Gros avantage de cette méthode ; vous avez un document qui contient tout, il n'y a pas d'oubli, c'est facile à mettre à jour, vous avez juste à rajouter des photos, à en supprimer, pas de problème. Inconvénient ; la création à la base, demande beaucoup de temps, aussi, le fichier, peut être très lourd. A vous de choisir la solution qui vous semble la plus adaptée à votre cas.

PowerPoint 2010 : Astuces et techniques

Découvrez à quel point PowerPoint vous réserve bien des surprises, de la conception à la diffusion de vos présentations ! Acquérez les bonnes pratiques et ayez les bons réflexes.

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Date de parution :30 juin 2017
Mis à jour le:29 mars 2018

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