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Concevoir un site avec SharePoint Online

Créer une liste de tâches

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Une liste de tâches vous permet de suivre le travail que vous ou votre équipe devez accomplir. Vous verrez comment l'utiliser dans SharePoint Online.
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Transcription

Comme toujours dans SharePoint, il nous faut du contenu. Si on veut travailler, il nous faut du contenu. On va donc créer une liste de tâches. On va aller sur le site Fruits et Légumes à nouveau. Ici je vais ajouter une application et je vais créer une liste de tâches. Là je l'ai directement sous les yeux, je ne vais pas aller la chercher avec le menu qui se trouve là parce que ça fait partie des applications intéressantes. Non pas que les autres ne sont pas intéressantes. Mais ce sont effectivement les modèles souvent les plus utilisés. On clique sur le modèle tâches. Là je vais l'appeler "affaires" en un seul mot, Créer, mais je veux rajouter un espace maintenant. J'ouvre ma liste, je vais dans le ruban liste, paramètres de la liste et je vais modifier le nom tout simplement. La différence maintenant c'est que je vais l'afficher aussi d'ailleurs dans le composant rapide et je vais aussi ajouter une description, "liste des tâches à faire" par exemple. Enregistrer. Ici la différence maintenant c'est que le nom interne ne bouge plus. Je reviens sur ma liste à faire. Dans cette liste-là, je vais ajouter une tâche. Je vais créer une nouvelle tâche. Et cette nouvelle tâche, je vais l'appeler "ranger le bureau". Pourquoi pas, "ranger le bureau". Je lui donne une date de début. Ce n'est pas obligatoire mais ça va être mieux on va dire. Une date de fin ou une date d'échéance. On va dire aujourd'hui plus trois jours, ou quatre, peu importe. Et on pourrait assigner effectivement la tâche à un utilisateur qui se trouverait dans votre annuaire actif des rhétoriques par exemple. Avant de cliquer sur Enregistrer, je vais quand même vous montrer qu'en cliquant sur le lien afficher plus, vous avez des paramètres supplémentaires qui sont présents. Ils ne sont pas visibles forcément au début mais ils sont présents. On ne va pas les renseigner pour l'instant mais pensez-y. Donc je fais Enregistrer. Et là vous voyez plusieurs choses. Vous voyez bien la barre de chronologie. Je vais cliquer dessus. On peut paramétrer un certain nombre de choses. On ne voit pas apparaître, mais c'est normal, la tâche que vous venez de créer. Pour cela, vous survolez avec les trois petits points la tâche et vous cliquez sur ajouter à la chronologie. En fait, c'est vous qui choisissez les tâches que vous souhaitez ou pas faire apparaître au niveau de la chronologie. Maintenant que vous avez fait cela, on peut ajouter une nouvelle tâche par exemple. C'est ce qu'on va faire, on va créer une nouvelle tâche et on va faire "préparer migration vers SharePoint Online". On y est déjà mais on va dire qu'on travaille pour des collègues qui ne l'ont pas encore fait. On va mettre encore aussi une date de début, on va prendre la date d'aujourd'hui. On va prendre une échéance, par exemple. On enregistre. Peu importe les valeurs, l'important est de voir les manipulations que vous pouvez faire. Ici vous pourriez aussi l'ajouter à la chronologie mais vous voyez aussi qu'on peut créer une tâche subordonnée. Je vais plutôt choisir cette option. Donc je vais créer une tâche subordonnée et ça change l'affichage. Là je vais déjà par exemple identifier les fonctionnalités utilisées. Là je ne vais pas tout détailler mais on pourrait imaginer que je fais un certain nombre de tâches préliminaires. Grâce aux trois petits points, j'ai la possibilité par exemple de modifier l'élément sur lequel je suis, c'est-à-dire d'identifier les fonctionnalités. On va faire cela du 16 par exemple au 18, j'enregistre etc. Et une fois que j'ai terminé, je fais arrêter et je vais demander cette fois-ci d'ajouter à la chronologie et je vois comme cela mes différentes tâches qui se préparent les unes derrière les autres et qui s'agencent. Vous avez aussi la possibilité, si vous ne voulez pas que ça apparaisse sur la chronologie, de le supprimer facilement de la chronologie. Ne supprimez pas le contenu. Cela reste évidemment une tâche subordonnée. On peut aller un petit peu plus loin. Ici on va aller sur le ruban liste et vous voyez que vous avez la possibilité de vous connecter à Outlook. Autrement dit, l'objectif est de récupérer ces tâches dans votre Outlook. Vous l'autorisez bien sûr. Et quand Outlook est lancé, Outlook vous demande si vous voulez connecter cette liste de tâches à Outlook. Vous dites oui. On va fermer cela pour l'instant. Et vous avez effectivement les listes des tâches qui apparaissent. Il va chercher les différentes tâches. Je vais quand même me connecter parce que visiblement il a besoin de la connexion. Je vais le faire tout de suite. Une fois que je me suis connecté, cela marche mieux effectivement. Si je prends par exemple "préparer la migration", je retrouve évidemment mes tâches dans mon Outlook. Si j'ouvre une de ces tâches, je vais mettre par exemple l'état d'avancement à 25%. Tout se passe bien ! Ok, j'enregistre et je ferme. Donc là je suis dans Outlook, je ne suis pas dans SharePoint. C'est-à-dire que j'ai modifié effectivement ma tâche dans mon Outlook. Si maintenant je bascule dans SharePoint, je vais simplement rafraîchir un petit peu le contenu. Je change d'affichage. Et si je retombe sur "préparer migration vers SharePoint Online", je vais l'ouvrir, je retrouve à la fois mon pourcentage d'achêvement et ma description. Vous pouvez synchroniser à la fois les tâches de votre Outlook, les tâches de SharePoint, et même les tâches de Project Server. Si vous avez Project Server d'installé, vous pouvez récupérer l'ensemble de ces tâches. Ici par exemple vous pouvez manipuler les tâches qui sont propres à la liste SharePoint, évidemment dans SharePoint. Mais encore une fois, si vous ouvrez Outlook, non seulement vous avez la possibilité de modifier mais bien évidemment de créer de nouvelles tâches etc. Outlook finalement devient un endroit unique qui vous permet de manipuler vos différentes tâches.

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Date de parution :30 août 2016
Mis à jour le:28 févr. 2017

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