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Calc 5 : La gestion de données

Créer une liste de données

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Vous allez apprendre à créer une liste de données avec méthode. Familiarisez-vous avec le langage des bases de données.

Transcription

Vous allez découvrir dans ce module comment créer une base de données avec Calc. C'est quoi une base de données? C'est un ensemble d'informations plus ou moins volumineux qui va être organisé qui va être organisé notamment en colonnes, comme ici, et en lignes. En colonne nous allons retrouver les informations de même nature. Par exemple ici le libéllé des communes, ou dans cette colonne H la superficie correspondant aux communes. Alors on parle de colonne ou de champ dans le langage des bases de données. Donc ici nous avons un champ Superficie, Colonne G nous avons un champ Population en 2007, colonne F Population en 2012 et ainsi de suite. Chaque ligne va correspondre à un enregistrement, c'est-à-dire ici sur cette ligne numéro quatre nous avons enregistrement 1001 qui correspond à la commune L'Abergement-Clémenciat dans la région 82, etc. Donc sur cette ligne nous avons toutes les informations sur l'enregistrement 1001. Vous l'avez compris dans une feuille Calc, on va pouvoir stocker autant d'enregistrements qu'il y a de lignes disponibles. Alors pour se rendre à la fin de cette liste de données, je vais utiliser le raccourci-clavier Ctrl + Flèche bas ou Cmd + Flèche bas. Donc là on atteint directement la ligne 36692. Je ne sais pas si vous l'avez remarqué, mais on avait quelques lignes un peu utilisées avant la base de données et notre base de données commençait à partir de la ligne 3. Alors je vous rassure pour utiliser les bases de données dans Calc, il ne faut pas absolument être matheux. Si on soustrait 3 de 36692 ça nous fait donc 36689 enregistrements. Nous verrons que nous avons des outils pour éviter de faire ces calculs mathématiques. Si je continue avec Ctrl ou Cmd + Flèche bas sur le petit pavé intermédiaire, je vais atteindre la dernière ligne de ma feuille qui est la ligne 1048576. Donc en créant une base de données, si on utilise la première ligne pour des étiquettes de colonne, intitulés, noms, prénoms, etc. après on va avoir le reste des lignes disponibles pour les enregistrements et cela veut dire qu'avec Calc, vous pouvez stocker 1048575 enregistrements. Pour information, vous avez le même nombre de lignes sur une feuille Excel. Alors vous l'avez peut-être deviné, si on fait un Ctrl ou Cmd + Flèche droite nous allons atteindre la dernière colonne intitulée AMJ. Quand on arrive à Z on prend deux lettres, puis trois lettres de l'alphabet donc AMJ qui correspond à la colonne 1024. Donc on peut stocker jusqu'à 1024 champs dans une feuille Calc ; ce qui est assez important. Pour revenir au début de la feuille, c'est toujours le raccourci Ctrl ou Cmd + la petite touche début, origine, ou la petite flèche que vous avez sur le petit pavé intermédiaire sur certains claviers, la touche qui est juste au-dessus de la touche Fin souvent appelée origine ou début. Je vous propose de créer une base de données. Nous allons donc créer un nouveau document et nous allons renommer la feuille. Feuille 1, doubleclic et nous allons l'appeler Client. Nous allons y stocker les adresses de nos clients. Comme un classeur a plusieurs feuille on pourra aussi stocker les adresses des fournisseurs. OK. Nous allons pouvoir enregistrer notre document. Vous pouvez le stocker soit dans les Chapitres, ou dans Documents. Le mieux ici est d'aller à la racine de ce dossier, et on va créer un nouveau dossier qu'on va appeller par exemple Bases et dans lequel on va stocker pour retrouver facilement notre nouveau classeur que l'on va nommer Adresses. Il va donc contenir les adresses de clients, fournisseurs, etc. Enregistrons ce classeur. Ici nous allons utiliser la première ligne pour les intitulés de nos champs, donc on va taper « NOM ». Je vous rappelle que la Touche Tab vous permet de vous déplacer dans les colonnes. Maj + Tab permet de revenir en arrière. Donc Tab, «NOM », « PRENOM », Pour l'exemple je vais faire quelque chose de très simple, « VILLE ». Une adresse dans une base de données n'est pas une simple colonne. Il faut toujours décomposer les informations. Une adresse sera un champ ADRESSE, éventuellement un champ ADRESSE 1 pour la deuxième ligne de l'adresse, notamment sur les étiquettes pour aller faire du publipostage entre Calc et Writer et éditer des étiquettes ou des enveloppes. On peut donc avoir besoin de deux colonnes pour les adresses. On va séparer le code postal, pour faire des tris ou recherches par code postaux. On va séparer la « VILLE ». On va librement anticiper si aujourd'hui on travaille localement avec des clients français, on peut demain ou après-demain peut- être travailler à l'export donc prévoir une colonne PI. On pourra toujours l'ajouter après, mais c'est bien d'anticiper. On va ajouter une colonne « DATE » et une colonne « MONTANT » pour mettre des valeurs numériques. On va s'arrêter là. Le but n'étant pas de réaliser une base de données complètes, mais de prendre un petit exemple. La Touche Entrée pour entrer un nouvel enregistrement cette fois-ci. On va donc taper le nom de notre première cliente, son adresse, sa ville, Je vous rappelle que les dates sont saisies comme ça 15/12/84 et un montant. Alors les valeurs brutes toujours, dans un premier temps on peut mettre les décimales. La Touche Entrée et on peut continuer à saisir les adresses. Je vais en saisir quelques-unes et on se retrouve après. Voilà la base commence à prendre forme avec quelques adresses. On peut rajouter des informations. On peut les modifier, les supprimer. Attention de laisser des lignes complètement vides. Evitez par exemple de faire ça, car après on risque d'avoir des soucis avec les outils, les filtres de recherche. Supprimez toute ligne vide. On peut maintenant mettre en forme notre liste de données. Ajustons les colonnes il ne faut pas trop faire de fioritures, c'est pas le but. On ne cherche pas à faire très beau, mais on pourrait mettre une couleur de remplissage dans la première ligne. Mettre peut-être ici des formats adaptés au niveau des dates. Par exemple mettre ici un format un peu plus long. Ajustons ici notre colonne et sélectionnons la colonne des montants pour appliquer un format monétaire. Voilà! Vous venez de créer votre première base de données avec Calc.

Calc 5 : La gestion de données

Utilisez les fonctions avancées de Calc pour gérer vos données. Liez des feuilles de calcul et des données externes, créez une liste de données, utilisez les fonctions de tri, etc.

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Date de parution :7 janv. 2016

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