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L'essentiel de SharePoint 2016

Créer une liste à partir d'un modèle

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SharePoint propose des modèles de liste. Ici, vous apprendrez à créer et à paramétrer une liste à partir d'un de ces modèles.
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Transcription

Nous allons continuer avec une autre liste de type cette fois-ci Calendrier. Je viens chercher ici l’application basée sur un modèle de calendrier que je vais appeler Planning. Même chose, ce n’est pas parce que j'aurais un affichage qui ressemble un petit peu à l’affichage que l’on a par exemple dans Outlook que c’est un planning ou un calendrier Outlook. C’est vraiment un calendrier au niveau du site pour mon équipe dans sa globalité. Donc j’ai créé ce calendrier. Voyez qu’ici il n’y a plus marqué Document ou tâche. Ou là, il n’y a plus marqué Liste mais bien Calendrier, puisque l’affichage qui est généré automatiquement pour les éléments est un affichage de type calendrier. Donc ça me permet de venir ici, par exemple directement dans une date, cliquer dessus pour ajouter un élément qui va automatiquement me charger le formulaire dans la boîte de dialogue et là je vais pouvoir marquer Formation niveau 1 Anglais. OK. À partir de ce moment-là, je peux définir bien évidemment l’heure de début, l’heure de fin. On va choisir ici de 9 heures à 18 heures. Je peux rajouter une catégorie. Je peux définir si c’est un élément qui porte sur la journée entière ou s’il est périodique. Je me contente pour l’instant d’enregistrer ce premier élément dans mon calendrier. Et puis je viens en ajouter un autre, en date du 28. Et donc je vais pouvoir également rajouter des éléments comme ceci sans passer par un autre affichage que l’affichage de calendrier. Mais surtout ce que je voulais vous montrer, c’est que depuis le début, je vous dis que les listes ne sont pas comme point de départ des documents. Ça ne veut pas dire qu’on ne peut pas en rajouter un autre. Parce que là, je vais avoir une Formation management. Et ce que j’aimerai à l’intérieur de cette Formation management, c’est de venir rajouter en fin de compte quoi ? Le plan de cours, par exemple. Je viens joindre un fichier. Je fais Parcourir. Je prends le Plan de cours. Et voilà. Dans un élément de liste, j’ai rajouté un lien vers un document. Comment est-ce que je peux visualiser ceci ? Bien évidemment par l’intermédiaire de l’affichage de calendrier. Mais bien évidemment tout ceci est une liste à proprement parler, c'est-à-dire ligne-colonne. Si je reviens sur l’onglet qui s’appelle Calendrier, je peux lui demander d’afficher ces éléments avec peut-être un affichage qui sera filtré sur les éléments actuels. En l’occurrence, je vais retrouver les deux éléments. Pourquoi actuels ? Parce que ça correspond à une plage de dates données. Je pourrais passer au précédent et au suivant. Ou alors j’aurais pu lui demander de visualiser ça comme étant une liste complète avec tous les évènements du calendrier. Et si j’ai tous les évènements du calendrier, j’ai bien des colonnes particulières que j’aurais pu continuer à alimenter de la même façon et puis si je viens ouvrir à nouveau cet élément, je peux visualiser cette fois-ci les différents éléments associés. Si je viens voir le deuxième, vous allez vous rendre compte que j’ai bien accès à mon document joint. Ce document joint qui a été positionné dans une bibliothèque très particulière dans SharePoint, qui s’appelle les Pièces-jointes. Voilà un premier exemple d’utilisation avec d’autres fichiers à l’intérieur. Mais je peux en avoir également d’autres types. Je prends cette fois-ci une application de type un petit peu particulière cette fois, qui est ce qui s’appelle les Enquêtes. Lorsque je vais définir un sondage, par exemple, je vais décider non plus de créer des colonnes tel qu’on l’a vu précédemment mais de créer, puisque c’est un peu le but des enquêtes ou des sondages, ce qui correspond à des questions. J’arrive ici sur mon enquête, sondage. Maintenant si je voulais répondre à cette enquête, si j’étais utilisateur, je pourrais le faire à partir de là. La plupart du temps quand on commence à concevoir des éléments, c’est en tant que gestionnaire et c'est surtout pour ajouter des questions. Vous avez constaté que les questions, ça vous rappellera certainement quelque chose puisqu’en fin de compte, les questions, c’est ni plus ni moins que les types de colonne qu'on a vus précédemment. Première question : Etes-vous satisfait de la formation ? Voilà, ok. Ça peut être quoi ? Un choix Oui/Non, ou ça peut être directement des cases à cocher Oui/Non. Je vais continuer de la même façon. Voilà, je peux orienter même les réponses en disant si c’est plutôt Oui, si c’est plutôt Non. Je crée ma question suivante. Dans ce cas-là peut-être que je vais utiliser quelque chose qui n’existe pas dans mes colonnes classiques. Pour ça je vous montre vraiment les spécificités qui est ce qu’on appelle une Echelle d’évaluation, bref une Matrice. Et je vais venir écrire ici : Notez les différents points. Et puis je vais définir quels sont bien évidemment ces points. Donc ici, je vais dire : Le formateur, La salle, Avec une majuscule, ça sera mieux, Le support. Ça peut être totalement personnalisable. Définir la plage sur laquelle je désire noter. On va dire qu’on veut noter sur 11. Il faut jamais à priori choisir, c'était un statisticien qui m’avait donné cette information, un nombre pair parce qu'autrement, on a tendance à toujours mettre au milieu. J’ai des textes qui correspondent aux différents niveaux : Le faible, l’élevé et le moyen, que je pourrais totalement modifier. Et puis, une fois que j'ai fini de personnaliser tout ça, on va s’arrêter là pour l’instant. Bien évidemment, je pourrais créer pleins de types de question. Maintenant je vous montre qu’est-ce qui se passe, quel est l’affichage de ceci. Je suis utilisateur, je peux répondre à cette enquête. J’ai ma première question : Etes-vous satisfait Oui/Non, il aura peut-être fallu que je rajoute le Oui. Et c'est surtout pour vous montrer cette matrice en fin de compte, de notation que je vous ai montré le formulaire de manière à vraiment montrer qu’on a des possibilités très pointues en termes de conception de formulaires et notamment pour les enquêtes. J’ai répondu à cette enquête, j’ai un nombre de réponses. Donc on verra un peu plus tard, puisque je vais continuer à alimenter cette enquête avec différentes colonnes, comment est-ce qu’on pourra exploiter le nombre de réponses qui vont être apportées au fur et à mesure de cette enquête. Voilà un autre exemple de quoi ? De listes tout simplement qui sont plus ou moins alimentées ou différenciées par des fonctionnalités totalement différentes. Vous voyez qu’entre une liste de calendriers une liste d’enquêtes, une liste de liens ou une liste de contacts, on a vraiment à chaque fois des lignes et des colonnes mais peut-être avec des fonctionnalités supplémentaires. Et puis je termine par vous expliquer ce qu’on va voir dans la vidéo suivante, si malgré tout vous ne trouviez aucune liste qui corresponde à vos besoins, c’est ce qu’on va voir dans quelques secondes, n’oubliez pas qu’on a la possibilité de créer nos propres listes avec nos propres colonnes, nos propres affichages, etc.

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Date de parution :29 mars 2017

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