L'essentiel d'Outlook 2016

Créer une fiche contact

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Jean-Luc Delon vous présente la partie Contacts d'Outlook et vous explique comment ajouter un contact.
08:33

Transcription

Lorsque vous écrivez un mail, et bien, vous avez besoin à minima, d'avoir un destinataire. Ces destinataires, dans Outlook, nous appelons ça des contacts. Il y a dans Outlook, un gestionnaire de contacts intégré que vous pouvez atteindre en utilisant, en bas de votre écran sur la gauche, la petite icône où il y a les deux petits personnages l'un devant l'autre. Lorsque je clique sur cette petite icône, je me retrouve sur une présentation similaire à celle que nous venons de quitter au niveau de la messagerie, c'est-à-dire une présentation à trois colonnes. Mais là au lieu d'avoir des mails, bien ma foi, j'ai les dossiers dans lequel sont répartis mes contacts. Ici, il n'y a qu'un seul dossier. J'ai pour le dossier sur lequel je suis tous les contacts qui sont dedans. Et pour tel ou tel contact sur lequel je clique, j'ai le détail de sa fiche qui apparaît dans cette dernière fenêtre. Comme pour la messagerie, nous avons la possibilité d'élargir ou de rétrécir telles ou telles colonnes en fonction de ce que nous souhaitons faire. Et donc comme pour la messagerie, nous pouvons rajouter des contacts dans la messagerie, on peut envoyer des mails et bien ici on peut rajouter des contacts. Alors, comment fait-on pour ajouter des contacts ? Rien de bien sourcil lorsque vous êtes sur les contacts, vous pouvez venir dans l'onglet AccueilNouveau et cliquer sur Nouveau contact. Ce qui faut savoir c'est que lorsque cette fenêtre s'ouvre, vous devez bien sûr remplir ces différentes cases, mais, vous pouvez aussi atteindre cette fenêtre directement à partir de la messagerie. Je suis sur la messagerie, je vais créer un nouveau contact. Vous remarquez que dans Accueil, j'ai ici un Nouveau message électronique. y a pas de nouveau contact. Par contre, si je viens sur cette icône, j'ai Nouveaux éléments et dans Nouveaux éléments, je trouve Contact. Je clique sur Contact, je me retrouve très exactement là où j'étais y a quelques secondes. Mais, en aillant derrière toujours ma messagerie. Donc à vous de voir, ce qui vous convient le mieux, sachez que le principe est le suivant quelque soit l'option sur laquelle vous êtes que soyez sur le contact ou bien encore sur le calendrier, ou bien encore sur les contacts, ou bien sur les tâches ou les notes, vous pouvez toujours créer un nouvel élément n'appartenant pas à la catégorie sur laquelle vous êtes. Donc là, je suis sur la messagerie, je peux créer des contacts. Je suis sur les contacts. Et bien ma foi, je peux grâce à cette icône, créer un nouveau message électronique sans aucune espèce de difficulté. Ceci est en dit créant un nouveau contact, je clique sur Nouveau contact, et là, j'ai besoin d'indiquer un nom et un prénom. Alors, je vous conseille de ne pas taper directement le nom et le prénom dans cette case, utilisez le bouton Nom Complet, lorsque vous cliquez sur celui-ci, cela fait apparaître un nouveau dialogue dans lequel on vous demande un Titre. Alors, en français on appellerait ça des civilités. Est-ce qu'il s'agit d'un Monsieur, d'une Madame, d'une mademoiselle, d'un docteur, d'un seigneur. Enfin, bref à vous de choisir dans les choix qui vous ai proposés. On va prendre MM. on va dire que le premier, le premier c'est quoi ? bah c'est le prénom chez nous. On va dire que c'est d'un monsieur qui s'appelle Alain. Et le Milieu, c'est le deuxième prénom éventuellement et le Dernier, ça serait le nom de famille. Donc, le dernier on va dire MM. Alain Pochon. Tous les noms que vous avez dans mes contacts ici, sont des noms totalement inventés et je m'excuse par avance, si dans mes inventions je nomme quelqu'un qui écoute cette formation. Ce n'est vraiment pas fait volontairement, j'ai essayé d'inventer au fur et à mesure des personnes pour vous montrer comment tout ceci fonctionnait. Ensuite, nous avons la case Suffixe, c'est très américain. Donc, nous avons senior, junior, bref, donc, tout un tas de choses que nous n'utilisons pas franchement sous nos latitudes. Ensuite, on a une petite croix sur Réafficher cette boite de dialogue si le nom est incomplet ou ambigu. Je vous conseille de le laisser, ça peut vous aider lorsque vous travaillez sur des homonymes. Je fais OK et donc là je vois apparaître les différentes informations que je viens de saisir. Cette personne travaille dans une société, si je connais le nom de cette société, je peux taper, là vous remarquez qu'il ne s'agit pas d'un bouton, il s'agit d'une étiquette, c'est-à-dire un petit texte m'indiquant ce que je dois mettre dans la case située juste après. Donc là, je connais pas la société, par contre je sais que cette personne est un contrôleur de gestion. Et bien j'écris son poste Contrôleur de gestion. Voilà, je veux le classer sous Pochon Alain ou sous Alain Pochon. Donc là, à vous de voir dans quel ordre vous souhaitez que le classement s'effectue. On va garder Pochon Alain. Je peux mettre une adresse de messagerie donc là, c'est une adresse email. Alors, on va inventer une adresse. Je vais dire qu'il s'appelle Alain Pochon @ et son adresse ma foi, elle se trouve chez laposte .org, voilà. Ensuite, je peux indiquer l'adresse du site web si cette personne a un site web, www, on va dire que le site s'appelle alainpochon .fr J'ai la possibilité de mettre une adresse de messagerie instantanée c'est-à dire une messagerie de type Skype par exemple. Ensuite, je peux remplir des informations concernant le téléphone, téléphone du bureau, mais, si je ne veux pas voir en premier le bureau, je peux changer, j'ouvre cette petite case et là je peux choisir Assistant, Bureau, Bureau 2, etc. J'ai donc plusieurs intitulés préétablis sur laquelle il ne me reste plus qu'à cliquer. Ensuite, je mets le numéro qui m'intéresse derrière. Je vais agrandir un petit peu la fenêtre, je vais la remonter un petit peu par là, voilà. Un petit peu plus bas. J'ai la possibilité, donc, de saisir plusieurs numéros. Et enfin, de mettre des adresses. Alors attention au niveau des adresses, vous avez l'adresse de bureau qui est par défaut, mais vous avez aussi la possibilité de mettre une adresse de domicile ou autre, s'il s'agit d'autre chose par exemple la maison de campagne. On va garder Bureau et là je vais mettre une adresse. Pour mettre une adresse, je vous conseille de faire comme pour le Nom complet, vous cliquez sur le bouton Bureau. Et là, vous pouvez mettre l'adresse que vous souhaitez, donc on va mettre par exemple 24 rue de citeaux. On va mettre une Ville Paris et on va mettre comme Code postal 75012, c'est en France. Voilà, je clique sur OK. À partir de là donc, l'adresse est rentrée et vous remarquez que cette case se coche Adresse postale. Donc ça , c'est très important. Si vous laissez cette case cochée, ben il faut savoir que si cette adresse, qui sera utilisée pour cette personne lorsque à partir de Word par exemple, vous ferez publipostage ayant destinataire l'un de vos contacts. Si vous décochez ici, et que vous venez créer une adresse supplémentaire par exemple une adresse de domicile et que vous mettez une croix pour Adresse postale, c'est l'adresse de domicile qui sera prise comme adresse postale donc lors d'un publipostage, c'est cette adresse qui sera prise au lieu de l'adresse de bureau, voilà à quoi servent ces différents éléments. Vous pouvez vérifier si vous le souhaitez que l'adresse est bonne, tout simplement en cliquant sur le bouton Carte, ceci vous ouvre une fenêtre de navigateur qui va vous permettre de voir ce qui se passe à l'adresse que vous avez indiqué, voilà donc, le 24 Rue de Citeaux, dont le deuxième existe vraiment. Or là, il s'agit de l'hôpital Saint-Antoine, donc cette personne n'habite sûrement là. Et j'ai inventé cette adresse donc, je suis tombé sur l'hôpital Saint-Antoine, j'aurais pu tomber sur un autre lieu. Je referme cette fenêtre, mais bon, ça peut être intéressant pour voir où se trouve géographiquement tel ou tel contact. Une fois que vous avez fini de remplir ces différents éléments, vous n'avez plus qu'à cliquer sur Enregistrer & Fermer. Au passage, vous remarquez que grâce à cette petite icône, je vais pousser cette fenêtre, on peut accéder à notre disque dur pour aller chercher la photo de la personne en question, ce qui est beaucoup plus sympathique, par la suite, pour reconnaître vos contacts. Voilà, je fais Enregistrer & Fermer, donc mon contact se rajoute à la liste de mes contacts.

L'essentiel d'Outlook 2016

Apprenez à envoyer, recevoir, et gérer des e-mails. Abordez les fonctions Contacts, Calendrier, Tâches et Notes, etc. afin de tirer pleinement parti d’Outlook 2016.

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Date de parution :23 févr. 2016
Mis à jour le:30 sept. 2016

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