Concevoir un site avec SharePoint Online

Créer une colonne de sites

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L'objectif de cette vidéo est de créer et de manipuler les colonnes de sites spécifiques. Ces colonnes de sites seront rattachées à un type de contenu.
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Transcription

Vous pourriez vous demandez, mais finalement quel est l'intérêt d'un type de contenu ? Finalement, je pourrais le faire pour chacune de mes bilbiothèques par exemple, je pourrais créer des colonnes comme ça, autant que je veux. L'intérêt d'un type de contenu, c'est que vous mutualisez ce travail-là. Regardez, je vais créer une nouvelle bibliothèque. Je crée une bibliothèque de documents que je vais appeler 'Etudes' et je vais rattacher à Etudes, un type de contenu existant qui s'appelle Doc projet. Je vais dans les paramètres de la bibliothèque Etudes Paramètres de la bibliothèque Je vais dans Paramètres avancés. Je demande d'autoriser la gestion des types de contenu. Simplement, que ça. Je fais Oui. Je fais OK. Et maintenant, j'ai une nouvelle section, qui s'appelle type de contenu qui vient d'apparaître, Je vais aller chercher mon type de contenu Doc projet. Ici, directement, je fais Ajouter, OK. Donc le lien a été créé. Je vais simplement modifier l'ordre et le type de contenu par défaut du bouton Nouveau en décochant sur Documents, OK. Je retourne sur Etudes. Je vais modifier l'affichage par défaut. Je vais cochez, Modifier, modifier par et vous voyez apparaître tout de suite la colonne projet. C'est un bon indicateur. On voit tout de suite que le type de contenu a bien été rattaché puisque les colonnes ont suivi automatiquement. Ça veut dire que à l'inverse si je modifie maintenant le type de contenu, je vais modifier automatiquement les colonnes concernées. Vous allez voir, nous allons le faire ensemble. Je vais créer une nouvelle colonne de site. Je vais dans les paramètres du site. Colonnes de sites Là, je vais créer une nouvelle colonne que je vais appeler par exemple Technologie je suis sur tel projet, d'accord, mais pour quelle technologie ? Admettons qu'un projet concerne plusieurs technologies. On va dire Choix, je suis dans Colonne personnalisée toujours. Là, je vais mettre SharePoint Online par exemple. SharePoint 2016, ça suffit. Là, j'ai mis deux valeurs, je fais OK. Je peux vérifier que ma colonne a bien été créée en allant dans colonne personnalisée. Voilà. Je dois retrouver Technologie. Ma colonne a été créée. Par contre, elle n'a pas été rattachée au type de contenu. Pas de problème, je vais dans les Paramètres du site. Je vais dans Type de contenu de site. Là, je vais filtrer sur le groupe Personnalisé pour retrouver Doc Projet. J'aurais pu sinon chercher Doc Projet, bien évidemment. Je clique sur Doc Projet. Je vois bien mon type de contenu avec Projet et là, je vais ajouter la nouvelle colonne évidemment. Donc je clique sur Ajouter, à partir de colonne de site existante Je filtre pour gagner du temps, sur colonne personnalisée. Je retrouve Technologie, sans surprise, que j'ajoute avec le bouton ajouter. On clique sur OK et c'est terminé. C'est là où la magie des types de contenu intervient. Tout simplement si je vais sur une bibliothèque Etudes, certes l'affichage n'a pas été modifié automatiquement. Mais vous allez voir que, par exemple, quand je crée un nouveau document, là on va dire, Etude d'impact par exemple. Je crée un nouveau document que j'enregistre. J'ai bien un projet qui apparaît avec la valeur par défaut. Je vais changer l'affichage pour qu'on voit tout de suite visuellement ce qui se passe. Voilà, Technologie, OK. Les valeurs par défaut ont bien été enregistrées mais je peux les modifier évidemment en allant dans les propriétés et je dis, Non, ce document concerne le projet V9YE et c'est du SharePoint 2016. Autrement dit, vous avez en changeant simplement le type de contenu automatiquement toutes les bibliothèques concernées ont été impactées. Ce qui demande évidemment une réflexion préalable sur le choix des types de contenu, ce qui est un travail non négligeable. Attention. travail non négligeable. On estime que la classification des documents qui s'appelle, terme un petit peu savant de taxonomie, représente 20% du coût d'un projet. C'est important. En fait, la pratique et l'expérience montre qu'on ne peut pas en faire l'économie. La première démarche est donc une démarche d'identification et de caractérisation des types de documents qui sont dans l'organisation que vous souhaitez mettre en place avec SharePoint. Si je vais dans document, c'est pareil. Je peux tout de suite modifier mon document sur lequel j'ai travaillé. Voilà, je vais dans les propriétés, vous allez voir apparaître Technologie. Là, je choisis SharePoint Online, Enregistrer. Pour bien faire, je vais changer l'affichage. Là aussi, on pourrait se demander : « mais pourquoi l'affichage n'est pas modifié automatiquement. » Heureusement, ce n'est pas le cas. C'est à nous de décider ce qui est important de faire apparaître ou pas. Rappelez-vous que vous pouvez faire des regroupements par exemple. Faire apparaître une colonne n'est pas forcément très pertinent. C'est à dire que si on créé un affichage et je voudrais démarrer à partir de tous les documents. Je veux un regroupement par technologie. On va l'appeler Technologie. Je n'ai pas besoin de la colonne Technologie ici, par contre je veux regrouper. Allez, on regroupe sur Technologie. OK C'est un choix. C'est évidemment des choix sur lesquels SharePoint ne peut pas se substituer à vous, sachant que là aussi, si vous ajoutez encore un nouveau document, vous allez le mettre dans une technologie ou un projet différent, si vous voulez. 'Essai Lab' par exemple. Vous allez pouvoir directement modifier les propriétés SharePoint 2016, Enregistrer Si vous venez sur l'affichage Technologie, vous avez bien un affichage par technologie etc. Ce sont des notions qui ont déjà été vues, c'était juste un rappel rapide.

Concevoir un site avec SharePoint Online

Devenez rapidement autonome et opérationnel lors de la conception de vos sites avec SharePoint Online. Utilisez les bibliothèques, comprenez la taxonomie, gérez les droits, etc.

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Date de parution :30 août 2016
Mis à jour le:28 févr. 2017

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