L'essentiel de Project 2013

Créer une colonne calculée simple avec la durée cumulée

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La calcul de la durée des phases perturbe souvent les lecteurs n'ayant pas suivi de formation théorique sur la gestion de projets. Il est utile de préparer une colonne qui affiche une durée plus intuitive.
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Transcription

Toujours dans les préparatifs aux termes de communication, et quand vous créez votre « planning », vous remarquerez souvent dans « Project », quand vous découvrez les colonnes que vous pouvez ajouter, on l'a déjà vu, il suffit de faire « clic droit », « Insérer une colonne », avec une grand quantité de colonnes prédéfinies. Vous allez vous dire c'est dommage, il en manque. Que ce soit pour écrire des textes, ou que ce soit pour faire des calculs. Justement, je vous faire un exemple d'une colonne très souvent rajoutée dans Project, avec un exemple de formule, ça fera une introduction aux formules, dans Microsoft Project, sans toutefois faire un tour d'ensemble de ce sujet, qui est assez vaste, qui pourrait tenir facilement sur deux ou trois heures. Donc, l'idée que l'on va voir, c'est une requête fréquente. Je ne sais pas si vous avez remarqué, mais tous les groupes de « tâches » ne contiennent pas la durée cumulée des « tâches » qu'il y a dans le groupe, mais contiennent le différentiel de temps du calendrier. Donc, par exemple, ici, certaines personnes me disent je m'attendais à avoir cette phase, qui fait dans le cas présent, deux, quatre, six, huit, dix heures. Ou par exemple, ici, cette phase, qui fait 6 + 5 + 2. Donc, c'est ce qu'on appelle la durée cumulée en gestion de projet. Or là, on n'a pas une durée cumulée, on a un différentiel de durées, ce qui n'est pas la même chose. Microsoft n'a pas créé de colonne de durée cumulée, mais on peut la créer soi-même en insérant une colonne, typiquement à gauche de la durée. Et puis, il faut savoir que si on écrit « Durée », on a dix colonnes de durée à disposition, pour faire des formules. D'ailleurs, c'est la même chose quand vous ajoutez des colonnes de texte, simplement, les colonnes de « texte », il y en a trente à disposition. Ça vous donne beaucoup plus de marge. Et puis, il y a par exemple dix colonnes de « coûts », vous pouvez rajouter ou définir vos propres « coûts », avec ou sans formule. Il y a également des colonnes de « dates » que vous pouvez utiliser avec ou sans formule et ainsi de suite. Bon là, on va uniquement se concentrer sur un seul et unique exemple, qui est de faire une durée particulière. Moi, j'ai pour habitude de commencer toujours par la dernière durée, car certains add-ins ont des compléments qu'on peut acheter, utiliser souvent, le un, deux et le trois. Donc là, on commence par le dernier. On fait un « clic droit ». Pourquoi, parce qu'on va personnaliser ce champ. En faisant un « clic droit », on va dans « Paramètres de champ ». Et là, on peut changer déjà le « Titre », donc ici on va mettre « Durée cumulée ». Mais, il faut savoir que quand vous changez le titre d'une colonne, c'est la légende, le titre, c'est-à-dire, structurellement, au niveau du logiciel, elle ne s'appelle pas durée cumulée. elle s'appelle toujours « Durée10 ». Et quand vous allez fusionner ce fichier dans un portefeuille, vous allez perdre le titre de cette colonne, parce que c'est juste un intitulé temporaire. Au fait, pour renommer correctement une colonne, vous allez devoir aller dans « Champs personnalisés ». Et là, « Durée10 » ne s'appelle pas Durée cumulée, il y a un bouton « Renommer ». Et là, vous pouvez mettre vraiment le nom qui suivra votre fichier quand vous le fusionnerez dans un portefeuille, vous verrez vraiment le nom de la colonne apparaître, en tant que « Durée cumulée », et pas Durée10 Maintenant, la chose étant, c'est qu'ici, on voit tout suite un bouton « Formule ». On clique sur « Formule ». Bon, les formules sont à peu près les mêmes que dans Microsoft Access, parce qu'il faut savoir une chose, quand vous utilisez Microsoft Project, derrière, en fond, c'est visiblement une base Access. Maintenant, le système c'est de dire qu'on veut utiliser un champ du logiciel pour faire un calcul, donc on veut la durée, vous voyez qu'on a beaucoup de « champs », puisqu'on a à peu près, dans la version Pro, plus de 350, je crois. Et là, en allant dans « Durée », on va dire je veux la durée. Si on valide par « OK », il va nous dire au cas où tu aurais écrit quelque chose dans cette colonne à la main, saches que je vais écraser ce que tu as écrit par le résultat de cette formule, on va dire « OK », « OK ». Là, on regarde, bon, déjà c'est bien, on retrouve toutes nos unités en jours. Alors que là, il y a des heures, il y a des « jours ». Par exemple là, il y avait des heures. Donc, tout est transformé automatiquement dans la même unité. Des fois, des gens disent : mais si je veux tout en semaines ? Alors là, vous devez faire encore une autre formule, et pas utiliser une colonne de « durée ». Si vous voulez que ça affiche en semaines, il faut utiliser une colonne de texte, dans laquelle vous faites le calcul, et ensuite, vous convertissez les unités de base de « Project » qui sont des minutes. Et en utilisant les fonctions de concaténation de texte, vous affichez les semaines, enfin bref, si vous voulez un catalogue de formules, en faisant l'hypothèse qu'il n'y a pas encore de formation sur les formules dans le catalogue, vous pouvez vous référer à mon livre. Il y a un chapitre avec toutes les formules les plus demandées. Maintenant, continuons, on voit bien qu'ici, la « Durée cumulée » ne s'ajoute pas, on a « 0 », « 0 », partout. Simplement parce qu'il suffit de faire un « clic droit » sur notre colonne, d'aller dans « Champs personnalisés ». Et puis, ici de dire attention, pour « les lignes récapitulatives de tâches et de groupes », les lignes récapitulatives, ce sont les phases, on va lui dire je veux que tu reportes la « Somme ». Et si on fait un « OK », on se retrouve effectivement ici, avec « 1,25 jours ». Ici, avec « 13 jours », ce n'est la même chose que « 6,5 jours ». Ici, « 19 jours », ce qui n'est pas la même chose, au niveau de la ligne 0, notre projet a un différentiel de durée de « 44,38 jours ». Mais, il a une « durée cumulée » qui n'est pas de l'effort, attention à ne pas confondre, je vous renvoie à vos cours de gestion de projet théorique. Donc, il a une « durée cumulée » de « 78 jours ». Donc, voilà pour un exemple de petite colonne calculée pour une introduction sur le sujet. Après, c'est à vous de gratter pour aller plus loin que les fondamentaux.

L'essentiel de Project 2013

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Date de parution :28 juil. 2016

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