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L'essentiel de Project 2013

Créer une colonne avec le nom des responsables d'équipe

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Créez une colonne de type liste déroulante avec les responsables d'équipe. Il s'agit de savoir pour quelles tâches ils ont la responsabilité de créer une ressource et de l'assigner.
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Transcription

Poursuivons toujours dans les préparatifs de communication, toujours dans le cadre d'un « planning ». Alors, évidemment, on est dans la planification pure, donc on n'est pas sensé voir la notion de ressource. Cependant, une personne qui supervise une « tâche », n'est pas forcément quelqu'un qui travaille sur une « tâche ». Or, si on n'a pas Project Server, il n'y a pas la conception de superviseur d'une « tâche » dans Microsoft Project. Donc, si on regarde ici les colonnes disponibles, c'est clair qu'il y a une colonne « Noms des ressources ». Mais, si vous mettez là-dedans une personne qui ne fait que superviser, au fait, elle va être affectée sur la tâche, ce n'est pas le but voulu. Qu'est-ce que l'on va voir maintenant ? Tout à l'heure, on a vu comment créer une colonne de « durée cumulée ». Il y a une colonne personnalisée. Maintenant, on va voir comment créer une colonne de type texte, pour y mettre quelque chose qui n'existe pas par défaut dans Project, et qui a priori, n'est qu'un simple texte. Donc là, on va faire « Insérer une colonne ». Déjà, on va regarder s'il y a « manager », on voit que non. « Gestionnaire d'état » n'a rien à voir avec le concept de chef de projet. Si on va regarder à la lettre R pour responsable, on voit qu'on n'a rien non plus. Et de toute façon, si vous faites « Insérer une colonne », et que là-dedans, vous balayez à peu près tout ce qu'il y a, « Allocation des coûts, Coûts budgétaires », des coûts, des dates de contrainte. C'est pour vous montrer un peu ce qu'il y a. Des durées, des échéances, un « état d'équipe ». Des fins, des groupes de ressources, Des « liens hypertextes », des indicateurs d'audit. On a des colonnes de nombres. On a une colonne de périodicité, de nom du projet, de « profil de travail », de « retard d'affectation ». Bref, il y a pas mal de choses, mais on aura beau descendre, on ne trouvera de toute façon pas le concept de responsable. Donc, ceci pour dire qu'on va prendre une colonne de texte, « Texte30 ». Et on va faire la même chose qu'avant, « clic droit ». Directement dans « Champs personnalisés » pour la renommer. Et l'appeler ici, par exemple, « Superviseur ». Si on a cette colonne « Superviseur », vu que c'est une colonne de texte, on a tout à fait le droit maintenant juste d'informer quel est le « superviseur » du projet en entier. C'est « Vincent ISOZ », imaginons. Ensuite, qui est par exemple la personne qui va donner le début, le kick-off du projet, on va imaginer, par exemple, que c'est « Bill GATES ». Et ainsi de suite. C'est une simple colonne de texte, on peut écrire partout. Malheureusement, souvent ces types de colonnes sont insatisfaisantes, quand on fait un usage tel que je viens de le faire, d'une colonne de texte, parce que les gens vont mal écrire les noms et les prénoms. Il y en a qui vont écrire en majuscules, en minuscules, qui vont écrire le deuxième prénom, qui vont écrire le nom de famille d'abord. Et au niveau des rapports, ça va être une catastrophe. Donc, il faut que je vous apprenne à créer des listes déroulantes. C'est assez simple, il suffit de faire un « clic droit » sur la colonne de texte, aller dans « Champs personnalisés ». Et puis, il y a un bouton ici qui s'appelle « Choix ». Il suffit de cliquer sur « Choix », et on arrive ici sur un assistant qui permet de créer une liste déroulante de « choix ». Donc, normalement ce que l'on fait, c'est qu'on crée comme premier choix « Sélectionner ». Comme ça, quand les gens créent une nouvelle tâche, par défaut, il y aura déjà « Sélectionner » qui sera écrit, pour comprendre qu'ils doivent aller sélectionner un superviseur. « Sélectionner », pour l'instant, Microsoft Project ne sait pas que c'est la valeur par défaut, juste que c'est la première valeur. Pour le lui dire, il faut cocher ici « Utiliser une valeur de la table comme entrée par défaut du champ ». Et ensuite, sélectionner celle qu'on veut. Et « cliquer » sur le bouton « Définir par défaut ». Elle a une couleur particulière. Maintenant, on peut y aller, on peut créer des noms, voilà. Une fois que c'est fait, on « clique sur Fermer ». On « clique sur OK ». Et on peut aller voir qu'effectivement, maintenant on a une liste déroulante, ici, qui va nous permettre, pour toutes les tâches que l'on veut, d'affecter des gens selon notre bon vouloir. Au fait, ce n'est pas de l'affectation physique, puisque ces personnes-là n'ont pas d'heures de travail associées à la tâche. Ils sont juste « superviseurs ». S'il y a un problème, l'idée, c'est que les exécutants doivent s'y référer, et leur poser les questions directement, et ces gens les renverront vers les personnes adéquates. C'est un exemple d'une colonne de texte qu'on retrouve beaucoup dans les modèles d'entreprises, mais qui s'appelle plus souvent « manager », plus que « superviseur », mais j'ai voulu bien faire, en faisant un peu plus franco-français, on va dire ça comme ça.

L'essentiel de Project 2013

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Date de parution :28 juil. 2016

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