SharePoint 2016 pour les concepteurs

Créer une bibliothèque de documents

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L'objectif est de créer une bibliothèque et d'y stocker des documents. Ensuite, vous élaborerez une colonne personnalisée qui contiendra l'émetteur du document.
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Transcription

L’objectif de cette vidéo est de créer une bibliothèque de document dans le site Fruits & légumes et d’y stocker un document et ensuite de créer une colonne personnalisée dans cette bibliothèque. Vous allez d’abord modifier les liens du Site d’Équipe pour remplacer Claude par un lien un peu plus porteur de sens. Donc vous cliquez sur MODIFIER LES LIENS. Et là, vous cliquez simplement sur Claude. Et là, vous tapez Fruits & légumes tout simplement. Vous faites Entrée. Vous pouvez enregistrer votre modification. Et là, maintenant quand vous cliquez sur Fruits & légumes, vous arrivez bien sur Fruits & légumes, Vous allez créer une bibliothèque. Donc pour cela il faut ajouter tout simplement une application. Donc vous allez dans Paramètre. Voilà. Vous ajoutez une application. Alors directement vous avez Bibliothèque de document. Cliquez dessus. Et là vous l’appelez, alors on va faire en un seul mot, mesDocuments. Cliquez sur Créer. Donc si vous voulez, vous pouvez ouvrir et renommer la bibliothèque, Voilà, ici, en mettant mes Documents et vous la faites apparaître dans le volet de lancement rapide. Vous enregistrez. Très bien. Avec le fil d’Ariane, vous allez sur la bibliothèque en question. Et vous allez maintenant charger un document. Je vais aller chercher un document qui se trouve dans les fichiers d’exercice mais bien évidemment vous pouvez prendre les fichiers que vous voulez. Je vais ouvrir tout simplement mon dossier et je vais prendre le fichier qui s'appelle florale et je le fais glisser tout simplement. Très bien, donc il est chargé dans la bibliothèque. Maintenant vous allez créer une colonne personnalisée. Donc vous cliquez sur le ruban BIBLIOTHÈQUE et là vous pouvez créer une colonne directement. Donc cliquez dessus. Vous allez appeler la colonne Emetteur, puisqu’elle va contenir l’émetteur du document et elle va être de type Choix. Donc vous descendez un petit peu et là vous allez mettre les différentes valeurs comme par exemple DSI : Direction du Système d’Information, DRH pour les Ressources Humaines, et DG, pour la Direction Générale. Comme ça vous avez effectivement au moins trois valeurs. Vous descendez, vous validez par OK. Vous voyez apparaître la colonne Emetteur. Donc vous l’avez bien créée. Ce qui est intéressant de savoir, c’est que les documents Office enregistrés dans cette bibliothèque bénéficient de cette nouvelle colonne, sous forme d’une propriété. Vous allez tout simplement ouvrir les propriétés là, du document florale. Et là vous allez choisir un émetteur, par exemple DRH et vous enregistrez. Maintenant vous allez ouvrir le document tout à fait normalement en cliquant dessus. Donc ça ouvre le document dans Word. Alors vous êtes en lecture par défaut. Vous cliquez sur Activer la modification. Et là vous allez aller dans FICHIER, Propriétés. Vous pouvez déjà aller dans Afficher le panneau de document. Et là vous retrouvez effectivement la colonne Emetteur. DSI, Emetteur, DG. Vous pouvez la changer bien évidemment. Vous remarquerez que la disquette-là qui permet d’enregistrer, a une forme un petit peu différente, puisqu’en fait, elle a le symbole d’une synchronisation. Donc c’est vrai que quand vous cliquez dessus, ça met bien à jour le document à l’intérieur de la bibliothèque. Enfin vous pouvez retourner dans les Propriété : FICHIER, Propriétés. Allez dans Propriétés avancées. Et là vous avez donc, que vous retrouvez, eh bien la boîte de dialogue des différentes propriétés, telles que vous les connaissez notamment. Et en particulier, vous avez l’onglet Personnalisation. Et si vous ouvrez les différentes propriétés, eh bien vous constatez que vous avez effectivement des propriétés spécifiques qui ont été rajoutées dans ce document Word. Voilà, donc ça c’est effectivement lié au fait que le document, eh bien provient d’une bibliothèque SharePoint. Donc vous pouvez cliquer sur OK. Vous pouvez fermer Word. Enregistrez vos modifications éventuellement. Et vous faites F5 pour rafraîchir. Et là vous voyez bien apparaître DG. Donc, en résumé dans cette bibliothèque, eh bien vous avez pu créer une bibliothèque de document, créer une colonne personnalisée dans la bibliothèque, ajouter un fichier dans la bibliothèque et vérifier que les métadonnées SharePoint sont aussi stockées dans les documents Office. Autrement dit, les documents Office ont une particularité que n’ont pas les autres documents, comme par exemple un PDF, eh bien c’est que les métadonnées, c'est-à-dire la colonne que vous avez créée ici, ça s’appelle une métadonnée, eh bien est stockée à la fois dans SharePoint et à la fois dans le document Office.

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Date de parution :9 mars 2017

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