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Créer une bibliothèque de documents

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L’'objectif ici est de créer une bibliothèque, d'y stocker des documents, puis de créer une colonne personnalisée qui contiendra l'émetteur du document.
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Transcription

L'objectif de cette vidéo est de créer une bibliothèque de documents intitulée Mes documents, dans le site Fruits et Légumes et d'y stocker le document Floral.doc par exemple. Une bibliothèque de document est un peu comme un dossier sous Windows. Dans une bilbiothèque de documents, vous pouvez stocker effectivement des fichiers physiques. Il faudra à un moment faire un choix entre les documents que vous gardez dans l'environnement Windows et ceux que vous collez-copiez dans l'environnement SharePoint. On va éviter dans la mesure du possible que le même document se retrouve à deux endroits différents. On va en profiter pour créer une colonne personnalisée qui va s'appeler émetteur de façon à savoir quel est l'émetteur du document quand c'est par exemple le service DSI, DRH, etc. Vous allez ouvrir par exemple le site Fruits et Légumes et vous allez ajouter une nouvelle application. Je vous rappelle qu'une bilbiothèque est une application donc on va prendre une bibliothèque de documents. Voilà, on a le modèle directement. On va nommer cette bibliothèque MesDocuments. Vous pouvez donner le nom que vous voulez. Vous cliquez sur Créer. Une fois que la bibliothèque est créée, on va l'ouvrir. Maintenant, il faut venir charger cette bibliothèque avec le document. Il y a différentes façon de faire. On peut le télécharger donc vous avez une petite interface graphique qui vous facilite le travail, ou bien il y a une autre technique qui consiste directement à faire des glisser-déposer à partir d'un simple explorateur. Je lance aussi l'explorateur Windows et je vais volontairement me positionner dans le dossier qui contient le fichier que je veux copier. Je vais auparavant réduire la taille de cette fenêtre. Je vais mettre côte à côte la fenêtre de l'explorateur Windows, qui va venir ici. Elle va apparaître dans un instant de façon à ce que vous voyiez bien les manipulations qui sont faites. Vous avez ici des fichiers, des .docx, des .txt, peu importe et je souhaite mettre par glisser-déposer le document qui s'appelle Floral. C'est son nom, peu importe. Je le prends avec la souris, je vais le déposer et vous avez remarqué un changement dans l'affichage au niveau du site web, dans MesDocuments. Je le dépose et voilà ! Le fichier vient d'être à l'instant chargé. Maintenant, je vais iconiser ceci. Je vais agrandir un petit peu la fenêtre. Je vais rajouter une colonne supplémentaire dans cette bibliothèque. Pour ça, je vais dans bibliothèque et je vais utiliser un petit raccourci qui se trouve là, qui me permet directement de créer une colonne. On pourrait le retrouver en allant dans les paramètres. Ici, c'est un petit raccourci. Je vais pouvoir donner un nom à la colonne. Elle va s'appeler Émetteur de type choix. Ici on ne renseigne rien, pour l'instant la description, ce serait bien sur un site de production de le faire, mais ici pour gagner un petit peu de temps, je vais simplement indiquer les valeurs, donc je disais DSI, ça peut être la DRH qui émet le document, la direction générale, etc. Donc là, vous mettez évidemment les valeurs que vous voulez. Vous validez votre saisie par OK. Et vous voyez apparaître la colonne émetteur. Cette colonne a bien été créée, vous pouvez très bien indiquer quel est l'émetteur du document, donc vous survolez avec les trois petits points, le nom du document. Ça vous affiche d'ailleurs au passage, le contenu du document. On peut voir le contenu factice dans ce document-là. On pourrait éventuellement paginer, parce que vous pourriez avoir plusieurs pages. Vous savez qui a accès au document. Pour l'instant, il n'y a que moi qui accède au document. Et je souhaite donc modifier la colonne émetteur. Je clique sur les trois petits points qui sont ici. Dans les trois petits points qui sont ici, je vais dans les propriétés. Ça affiche les propriétés du document et je retrouve ma colonne émetteur. et je peux à ce moment-là, indiquer une valeur quelconque, peu importe. Je peux mettre DRH si je veux. Faites attention ici, de ne pas confondre le nom d'un fichier physique avec le titre d'un document. Par exemple, ici le titre, c'est "explication du processus de création des huiles essentielles" par exemple. C'est un titre là aussi factice. C'est un titre, c'est ce qu'on appelle en réalité la colonne titre et la colonne émetteur sont ce qu'on appelle précisément des métadonnées. C'est à dire des données qui décrivent le contenu. C'est bien le cas ici. Vous faites Enregistrer. Evidemment vous voyez apparaître la valeur en question. Ce qui est intéressant aussi avec les documents Office, et en particulier avec les documents Word, c'est que cette métadonnée émetteur est en fait à la fois stockée dans SharePoint et dans le document lui-même. Pour télécharger le fichier, vous survolez avec les trois petits points, vous allez encore sur les trois petits points et là vous cliquez sur Télécharger. Vous l'enregistrer par exemple dans le dossier Téléchargements. Vous ouvrez le dossier. Là, vous allez faire un clic-droit sur le document et demander à l'ouvrir par exemple. Le document s'est bien ouvert, ici dans Word. Je vais activer la modification pour que vous voyiez bien le contenu. SI je vais dans les propriétés, donc dans Fichiers et là je vais demander à Fichiers toutes les propriétés, je retrouve bien ma colonne émetteur. sachant que je suis en train de travailler sur un document qui se trouve physiquement dans Windows et non pas dans SharePoint. C'est simplement une copie qui a été faite ici.

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Date de parution :30 août 2016
Mis à jour le:28 févr. 2017

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