L'essentiel de SharePoint 2016

Créer une bibliothèque

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Apprenez les bonnes pratiques et les erreurs à éviter lors de la création des bibliothèques. Initiez-vous également à la convention de nommage.
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Durant cette vidéo, nous allons créer notre première bibliothèque de documents. Déjà, première chose à savoir, il faut avoir les droits pour pouvoir le faire. C'est pour cela que nous sommes avec Sabine qui je vous le rappelle est propriétaire du site donc a les droits de venir ici développer le menu action du site et choisir l'option *Ajouter une application*… une application de quel type ? De type bibliothèque de documents. Nous verrons les autres applications un peu plus tard, c'est donc ici la première que je vais choisir, *Bibliothèque de documents*. Première option, il me propose par l'intermédiaire de cette boîte de dialogue de donner le nom de ma bibliothèque de documents. Alors attention à une chose, lorsqu'on crée des bibliothèques de documents ou des listes, il va récupérer automatiquement le nom qui sera donné ici pour générer ce qui s'appelle l'URL. Or les URL doivent respecter des contraintes de manière à avoir quelque chose d'assez propre à lire, jamais de caractères accentués, donc pas de e avec accent, par exemple, et pas d'espaces pour avoir quelque chose de plus lisible au niveau de mon URL. De la même façon, je pourrai par la suite modifier le titre après avoir créé la bibliothèque. Donc je pourrai l'appeler comme je le souhaite. N'oublions pas non plus le nombre maximum de 255 caractères. Donc si je voulais appeler cette bibliothèque « mes super documents de mon super service », j'ai peut-être intérêt dans un tout premier temps à créer un nom un peu plus court. Voilà pourquoi cette bibliothèque va contenir des procédures de service. Je ne vais pas marquer ici « Procédures de service » avec des espaces et des caractères accentués, je vais me contenter de venir mettre, on va dire, la synthèse de ce nom et lorsque j'aurai créé cette bibliothèque, je pourrai revenir changer le nom d'affichage. Dans un premier temps, je fais *Créer*. J'ai donc créé cette bibliothèque qui apparaît ici dorénavant. Donc, cette bibliothèque qui apparaît dans *Contenu du site*, je vais pouvoir dans un tout premier temps cliquer dessus pour atteindre directement l'affichage de la bibliothèque ou venir exploiter ces trois petits points qui vont me permettre d'accéder directement aux paramètres et puis peut-être de supprimer la bibliothèque si je me rends compte après l'avoir créée que j'ai créé une mauvaise bibliothèque par rapport à un mauvais modèle et qu'en fin de compte ce n'était pas la bibliothèque que je souhaitais en termes de modèle. Donc dans un premier temps, je clique ici pour ouvrir ma bibliothèque. Je vois le nom de la bibliothèque qui apparaît ici, elle s'appelle « ProServ ». Je le vois également ici dans l'URL. Maintenant, j'ai dit que je voulais l'appeler « Procédures de service », donc la première chose que je vais devoir faire, c'est venir modifier certains paramètres de la bibliothèque. Donc je vais revenir ici au niveau de l'onglet *BIBLIOTHÈQUE* et prendre le chemin qui va être notre chemin, on va dire, à 95 % du temps lorsqu'on est propriétaire de site et qu'on désire faire de la personnalisation, à savoir les paramètres de la bibliothèque. Donc je reprends bien au départ, j'arrive sur la bibliothèque, je viens développer le deuxième onglet qui s'appelle *BIBLIOTHÈQUE* et je pars vers la droite chercher ce qui s'appelle les paramètres de la bibliothèque. Dans ces paramètres, je vais avoir plusieurs couches. La première couche va concerner les différents liens de personnalisation, comme le fait de pouvoir changer le nom mais peut-être également dire si on veut ce qu'on appelle du versionning et peut-être supprimer la bibliothèque si je me suis trompée de modèle, enregistrer peut-être la bibliothèque comme étant un modèle après avoir fait plein de personnalisations, gérer la partie sécurité. Donc ça, c'est la première couche des paramètres de la bibliothèque. Nous reviendrons voir les deux autres couches qui sont les colonnes et la façon dont les colonnes sont vues dans ce qu'on appelle les affichages. Mais commençons par la première option, à savoir le changement du nom de cette bibliothèque. Donc vous voyez qu'après la création, je peux à tout moment revenir ici indiquer le nom d'affichage qui va apparaître sur la partie volet de navigation. Je vais donc appeler ceci « Procédures de service ». Et là, je n'ai plus de restrictions, je pourrais ajouter une description ici : « Vous trouverez ici... » Et puis dernière étape, vous avez pu remarquer que la bibliothèque que je viens de créer est venue s'ajouter dans une catégorie qui s'appelle *Récents* ici. Cette catégorie bien évidemment va être alimentée par tout ce que je vais créer mais vous avez vu qu'ici « ProServ » pour l'instant qui va devenir « Procédures de service » n'est pas au même niveau que *Documents*. Pourquoi ? Parce que par défaut la bibliothèque que je viens de créer ne sera pas placée dans le volet de lancement rapide mais uniquement dans les récents. Je voudrais que cette bibliothèque apparaisse ici sur le côté gauche. Il suffirait que je change le comportement à ce niveau-là. Et j'enregistre ma bibliothèque. Donc vous voyez que maintenant c'est bien « Procédures de service » qui apparaît ici et non plus « ProServ » et que ça apparaît bien au même niveau en fin de compte que mes documents. Il est évident que lorsqu'on passera par *Personnaliser l'affichage du site*, si j'en ai les droits, je pourrai également modifier ces liens. Donc la première option, voilà ce que je vais trouver ici en termes de nom, description et navigation de liste. Je recommence à créer une autre bibliothèque pour vous montrer également que lorsqu'on est à la création, toujours pareil, toujours ici, on a également la possibilité de venir directement dans ce qu'on appelle les *Options avancées*. Alors, qu'est-ce que je vais avoir comme options dans ces options avancées ? Toujours le nom, la description... vous voyez que pour la description je n'ai pas à retourner dans les paramètres... la possibilité de demander ou d'autoriser plus exactement le fait qu'on crée une boîte aux lettres qui correspond à la bibliothèque afin que mes utilisateurs puissent utiliser leur client de messagerie pour envoyer directement des informations dans cette bibliothèque, demander également si je souhaite ou pas avoir ce qui correspond à une gestion de version dans ma bibliothèque. En l'occurrence, dans celle-ci, je ne veux pas de versionning. Et rappelez-vous que lorsqu'on a vu les options qui étaient dans l'onglet *FICHIERS*, il y avait également la possibilité de créer un nouveau document par rapport à un modèle. Or on avait vu que c'était un modèle de documents Word vierge. Je pourrais aussi lui dire que c'est une feuille de calcul Excel vierge que je veux ou une présentation PowerPoint vierge mais ça pourrait n’être également aucun si je n'ai pas prévu de proposer des modèles à mes utilisateurs. Donc je vais lui donner un nom. Celle-ci, je vais l'appeler « Plan de service ». Mais je n'oublie pas non plus que ceci va générer l'URL. Vous voyez ce que je disais. Et donc si je veux appeler ça « Plan de service », il y a de fortes chances que je commence à faire « PlanServ » et que je revienne modifier ces indications a posteriori. Et je crée. J'ai à nouveau ici la bibliothèque qui a été créée et dans cette bibliothèque je décide à nouveau d'intervenir dans les paramètres pour pouvoir au moins changer le nom. Je veux l'appeler « Plan de service ». Je lui demande de le mettre également ici au niveau du volet de lancement rapide. Voilà qui est fait à ce niveau-là également. Vous pouvez aussi constater lorsqu'on va revenir dans la bibliothèque que sur l'onglet *FICHIERS*, il n'est plus proposé de créer un nouveau document Word vierge puisque c'est une option qui a été décochée lors de la création a contrario de celle-ci où je viens vous montrer qu'étant donné que je n'étais pas passée par les options avancées, il aurait fallu que je vienne le modifier a posteriori dans la bibliothèque. Donc voilà, dans un tout premier temps, la création d'éléments de type bibliothèque. Chose à retenir : pensez à la dénomination dans un tout premier temps avant de venir la modifier par la suite.

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Date de parution :29 mars 2017

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