L'essentiel de Project 2016

Créer une activité en Hammock

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Appréhendez l'utilité des activités en Hammock (hamac) et voyez comment les créer. Découvrez les indicateurs et sachez ajouter une note à l'activité.
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Transcription

Nous allons maintenant voir un petit bricolage que nous pouvons faire dans MS Project. Le petit bricolage que nous allons effectuer, c'est au niveau de rajouter une tâche en Hammok pour faire le suivi sur une certaine tâche. Par exemple, souvent il arrive que nous avons des tâches répétitives dans notre projet, et quand nous faisons notre planification, nous disons : cette tâche va se répéter deux, trois à quatre fois par exemple tout au cours du projet. Nous ferons notre planification, nous rendrons compte en cours de route que la durée planifiée changera et ne sera pas celle que nous avons prévue au début et ce petit bricolage nous permettra d'éviter de changer à plusieurs reprises dans la même planification, une activité qui est reliée à une autre activité. Première chose que je vais faire, je vais rajouter ici ma date de début, ma date de fin, je vais donc agrandir mon affichage ici et rapetisser mon diagramme de Gantt, donc je vais cliquer sur ma petite barre grise. Une fois que j'ai mes double-flèches, donc je vais rapetisser la vue dans mon diagramme de Gantt. Je vais ici avoir Prédécesseurs, donc je vais faire un clic-droit sur Prédécesseurs, Insérer une colonne mais j'écris sur mon clavier, je commence à écrire Début, voilà, j'ai mon début je clique sur Retour donc j'ai ma première colonne affichée, je veux maintenant ma date de fin, donc un clic-droit sur Prédécesseurs, Insérer une colonne, je vais commencer à écrire Fin. Voilà, j'ai ma colonne, j’appuie sur Retour. Donc, j'ai ma date de début et date de fin et ce qui me permet d'avoir les informations que j'ai besoin. Ce que je vais faire maintenant, si je veux ajouter une Activité en Hammock, je vais l'ajouter à la fin de l'Étape générale 2 donc avant l'Étape générale 3. Je vais surligner la ligne numéro 16 et je vais appuyer sur mon clavier sur la touche Insert, ce qui me rajoute maintenant une tâche et je vais appeler cette tâche Activité en Hammock et j'appuie sur Retour. Voilà, mon activité est créée. Je pourrais répéter cette même activité plusieurs fois. Dans un cas bien précis de projets, je prends la marge, je l’appellerai un nom qui ferait du sens dans le projet mais pour les fins d'exemple, je l’appelle Activité en Hammock. Je vais ensuite rajouter ma note sur mon activité. Donc, je veux garder mon même gabarit, donc je vais ouvrir Compléter l'étape 2, je vais aller chercher ma remarque à ce niveau et copier le gabarit que j'ai ici avec les titres. Je surligne les informations, Ctrl + C, je clique sur OK. Je double-clique sur mon Activité en Hammock, Je reviens sur Remarques, j’écris dans l'espace ici en bas, je fais un Ctrl + V. Voilà, j'ai créé mon gabarit, j’ai mon commentaire de créé. Donc je suis prêt maintenant à faire ma manœuvre. Je veux que cette Activité un Hammoc ait la même durée que Travailler l'étape 1.2 ici. Le principe de base, c'est que cette activité va durer le même temps que l'activité 1.2 mais avec une date de début, une date de fin différente à ce moment-là. Ce serait difficile de le faire d'une certaine façon, de faire un lien logique entre les deux parce que la date de début et la date de fin peuvent être complètement différentes. On ne peut pas vraiment faire de liens logiques entre les deux étapes. Donc on se doit à ce moment-là de vraiment faire le petit bricolage que nous allons faire. Avant de commencer, question de différencier, je vais changer la durée de l'étape 1.2 pour une durée de quatre semaines, donc une durée de 20 jours ou un mois si vous préférez. Donc mon 20 jours ici et je veux maintenant lier mon Activité en Hammock avec cette étape 1.2. Je sais que mon Activité en Hammock par exemple je vais dire : elle va être complétée après l'Étape 2.4, donc je vais faire ici un lien avec 14. Je vais faire un zoom reculé ici dans mon diagramme de Gantt pour avoir un peu la vue de ce qui se passe à ce niveau-là. Mon Activité en Hammock, je veux la lier avec le 20 jours de l'étape 1.2. Comment faire ? Très simple, je vais commencer par faire un copier sur la Durée de l'étape 1.2. Je vais maintenant amener et cliquer sur la durée de l’Activité en Hammock à l'étape 16. Je vais faire un collage spécial, mon petit bricolage ici, c'est à ce niveau là qu’il va se faire. Donc je vais venir dans Tâche, au lieu de seulement coller, je vais appuyer sur la petite flèche vers le bas et faire un collage spécial, je clique sur Collage spécial. Nous avons plusieurs options ici dans la fenêtre qui s'ouvre, l’option qui nous intéresse dans notre cas, c'est faire un collage avec liaison, coller les Données textes, et je clique sur OK. Ce que nous apercevons maintenant, c'est qu'il y a un petit triangle ici dans le bas de la durée. Si je mets ma souris par dessus, si je clique, si je mets Tab, je remets ma souris, Microsoft Project ne me donne pas d'indicateur de quel est ce triangle. Tout ce qu’il me dit, c’est que cette activité est liée dynamiquement avec une autre activité quelconque. Donc en tant que gestionnaire de projet, nous aimons bien faire le suivi, et s'assurer qu'on a l'information nécessaire dans notre projet. Comment on fait ça ? On fait une petite remarque ici, on utilise donc cette information. Donc je double-clique sur Activité en Hammock, sur Résultat Planifié, je vais déplacer ça un petit peu, mon Résultat Planifié, je vais rentrer une remarque : Activité reliée en Hammock avec la tâche Travailler l'étape 1.2 liée sur la durée. Je spécifie que le lien en Hammock est sur la durée parce que nous pouvons également faire des liens en Hammock sur la date de début et la date de fin. Cependant, dans Microsoft Project, si on fait un lien en Hammock avec la date de début, par exemple, de l'étape 1.2 et la date de fin de l'étape 3.1, Microsoft Project ne travaille pas très bien avec ce type de liens. Si vous voulez faire une tâche en Hammock, je vous conseille de garder seulement au niveau de la durée ou ce que Microsoft Project fait le travail comme il faut. Si vous vouliez un Hammock entre une date de début d'activité et une date de fin d'une autre activité, il va seulement prendre la date de fin de l'autre activité et donner une durée d'un jour, donc c'est un petit bug que Microsoft Project n'a pas encore réglé. Mais cependant, pour la durée, c'est vraiment utile et c'est une bonne façon de procéder. Et je clique maintenant sur OK. Maintenant, je veux valider vraiment que mon lien fonctionne bien. Donc je vais aller changer ici ma Durée de l'étape 1.2. On pensait à un mois, finalement on s'est rendu compte qu'on le fait en trois semaines, donc j'inscris 15 jours, j’appuie sur Retour, on voit ici notre Activité en Hammock. Non, mais elle ne change pas ? Oui elle change, c'est juste que ça prend un certain temps. Microsoft Project prend le temps de bien réfléchir, je présume, avant de faire le lien, c'est juste un petit délai. Vous pouvez avoir parfois des sueurs froides en pensant que vos liens ne marchent pas. Ne vous en faites pas, le lien est là. Il fonctionne bien, c’est seulement un petit délai. Ensuite, je peux faire l'inverse, donc nous pensons de 15 jours à 30 jours pour une raison qu'on ignore, donc j'attends un peu mon Activité en Hammock, voilà, il se met à jour, date de début, date de fin changent. Il n'y a aucun lien entre les deux activités, c'est seulement une activité que j’ai mise là en Hammock qui va représenter la durée de l'activité reliée avec laquelle elle est. Souvenez-vous les points principaux : copier, collage spécial, mettre votre note sur l'activité pour s'assurer que tout est dans l'ordre et voilà, vous avez créé une Activité en Hammock dans votre projet.

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Date de parution :22 déc. 2017

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