Word 2013 : Astuces et techniques

Créer un unique document polyvalent

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Dans cette vidéo, vous apprendrez à utiliser le volet de sélection de Word, afin de créer un unique document polyvalent et personnalisable, avec toutes les ressources nécessaires.
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Transcription

Dans cette vidéo, nous allons apprendre ensemble à créer un unique document polyvalent. Pour que ce soit plus simple, nous allons directement commencer par un exemple. Mettons que vous gériez un service d'accueil d'expatriés. Vous accueillez des personnes des quatre coins du monde. Dans votre équipe, vous avez six personnes, dont chacune peut donc accueillir des ex-pat. Vous gérez de la documentation donc vous pourriez écrire des choses comme François Pignon Voilà, avec sa photo à côté par exemple, consisterait à recréer un document à partir de zéro. Ce n'est pas une vraie solution. Vous vous surchargez de travail. La deuxième solution François Pignon et vous écrivez Pierre Brochant. Vous effacez la photo puis vous rajoutez une photo. L'avantage c'est que vous avez un document unique. L'inconvénient c'est qu'à chaque fois vous avez une charge de travail. La dernière solution enfin consiste à avoir un document pour chaque personne, un document pour François pignon, un pour Pierre Brochant, etc. Si c'est Pierre Brochant qui doit se charger de l'accueil, j'envoie la documentation à Pierre Brochant. Le gros inconvénient, c'est que mon dossier peut devenir rapidement illisible. Là je n'ai que six personnes, mais si j'ai cent personnes, ça devient déjà plus complexe, parler de références, de produits, etc. Je vous propose donc une quatrième solution qui consiste à créer ce document unique et polyvalent. Il nous permettra d'adapter les mots et surtout les images. Pour les mots, vous savez déjà le faire, il suffit d'effacer et d'insérer un contrôle de liste. Une fois que votre liste est créée, vous avez juste à la paramétrer, Propriétés, Ajouter. Là je vais écrire uniquement les deux premiers noms, François pignon, ok, Pierre Brochant, ok. Ici c'est assez simple de rajouter des noms ou de les supprimer si mon équipe change. Encore une fois ok. et rajouter chacune des images. Pour que ce soit plus simple, à titre d'exemple je vais choisir des formes. Une première, et une deuxième. avec des personnes différentes. Il va falloir les harmoniser. ou à vos collaborateurs. On va aller dans Accueil, puis dans Sélectionner, puis volet Sélection. Premièrement je vous recommande très chaudement de renommer vos photos. Là par exemple, j'aurai François Pignon et ici Pierre Brochant. Ce travail, vous aurez à le faire une fois et puis c'est tout. Ensuite il faut tout sélectionner, sélectionnez le premier, appuyez sur la touche Contrôle enfoncée et cliquez sur chacun des éléments. Le but est de tous les avoir sélectionnés. Donc maintenant il faut les redimensionner, allez dans Format et choisissez le format d'une photo d'identité, là je vais mettre un format arbitraire. Les deux ont la même taille. Je vous ai dit photo d'identité parce que là on parlait de personnes, mais si c'est un produit ou si c'est un paysage, à vous d'adapter en conséquence. Maintenant il va falloir les superposer. Toujours dans Format, j'ai des outils d'alignement. toutes sélectionnées, ce qui fait que si je fais un clic gauche enfoncé, je peux toutes les décaler en même temps. Si j'ai le moindre doute, je peux toujours les grouper. Je positionne mes images et c'est bon, à partir de là j'ai un document unique et polyvalent. Vous allez me dire comment ? tout et j'affiche Pierre Brochant. Si vous aviez une centaine de personnes, ça aurait été pareil, aucun souci, Accueil, volet Sélection et à vous de choisir celui que vous préférez afficher. par contre est que, 1 votre fichier peut être très lourd, et 2 il demande du temps à créer. A vous de voir parmi ces quatre solutions laquelle vous semble la plus abordable selon votre tâche. vous accueillera à l'aéroport. À partir de là, vous avez trois solutions différentes. La première Vous avez aussi Pierre Brochant, Mais voilà, il n'y a pas que afin que ce soit clair pour le nouvel expatrié. est de partir de la même trame, vous ne serait-ce qu'en terme de gestion. Je parle de personnes mais on pourrait Maintenant pour les photos, ça peut vous sembler plus complexe. Si je dois changer de personne, je vais A l'impression, c'est parfaitement invisible. Voilà comment on va faire. Habituellement vous devriez aller dans Insertion puis dans Images L'idée est de vous faire comprendre que Le travail au début peut sembler complexe, mais à la fin l'utilisation est très facile et fera gagner du temps à toute votre équipe Je centre et j'aligne au milieu. Toutes mes photos sont superposées et elles sont Là j'ai François Pignon, mettons que je veuille choisir Pierre Brochant, je choisis Pierre Brochant dans mon texte et dans le volet Sélection, je masque L'avantage est que pour l'utilisateur, c'est extrêmement simple. L'inconvénient

Word 2013 : Astuces et techniques

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Date de parution :20 juin 2017
Mis à jour le:3 avr. 2018

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