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SharePoint 2016 : Les flux de travail

Créer un type de contenu

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Les flux de travail réutilisables sont rattachés à un type de contenu. Initiez-vous à la création d'un type de contenu pour les flux de travail.
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Transcription

Comme leurs noms l’indiquent, les flux de travail réutilisables sont effectivement réutilisables. Alors, vous avez dû remarquer qu’à chaque fois que vous avez créé un flux de travail, il était attaché, tout simplement, à une liste bien précise. Si vous devez refaire le même flux de travail exactement, il faudrait refaire toutes les manipulations. Pour pallier à cet inconvénient, vous avez la possibilité de créer un flux de travail et ensuite de l’attacher à un type de contenu. Qu’est-ce que c’est qu’un type de contenu ? Un petit rappel : eh bien, c’est un objet dans Sharepoint qui permet de regrouper des colonnes de site. Et ensuite ce type de contenu, vous l’attachez à une liste ou une bibliothèque. Donc, la première chose à faire c’est d’avoir un type de contenu. Donc vous allez créer un type de contenu que vous allez utiliser. Pour cela, bah vous ouvrez votre site Sharepoint. Vous allez dans Paramètre. Voilà, Paramètres du site. Alors, sous Galeries du concepteur, vous avez directement Types de contenu de site. Donc cliquez dessus. Vous avez le petit bouton Créer qui est là, vous allez le créer. Alors juste avant de créer, vous remarquerez que vous avez déjà des types de contenus qui sont livrés en fait par Microsoft avec Sharepoint et que vous pouvez tout à fait, réutiliser, modifier, etc. Mais là, vous allez créer votre propre type de contenu. Donc vous donnez un nom. On va l’appeler Commande, il va gérer les commandes. Donc une description de façon à avoir un repère sur ce que fait ce type de contenu. Vous verrez que, vous le savez peut être déjà d’ailleurs, que lorsqu’on crée des types de contenu, on a tendance à en créer plusieurs, et c’est bien de savoir de quoi il s’agit. C’est un type de contenu de liste qui est tout simplement attaché à Élément. Voilà donc : très simple. Et on va le laisser dans Types de contenu personnalisés. Vous cliquez sur OK. Ensuite, ce qu’il faut faire maintenant, c’est le personnaliser. Donc vous allez rajouter différentes colonnes. Et pour cela, eh bien, vous allez tout simplement, prendre des colonnes existantes. Donc vous cliquez sur Ajouter à partir de colonnes de site existantes. Et les colonnes sont affichées là. Là ici, vous allez prendre % achevé, très bien. Vous allez prendre Adresse. Et puis Assigné à. Donc vous avez rajouté tout simplement trois colonnes. Voilà, vous descendez, vous faites OK. Et vous retrouvez ici vos différentes colonnes. On va rajouter une colonne supplémentaire, qui n’existe pas parce que vous allez la créer. Donc pour cela, vous allez tout simplement cliquer sur Ajouter à partir d’une nouvelle colonne de site, qui va contenir une référence de commande. Donc on va l’appeler RefCommande. Voilà, une référence de commande qui est de type Une seule ligne de texte. Très bien. Et vous allez mettre une valeur par défaut pour être sûr qu’il y a toujours une valeur à l’intérieur. Donc vous allez mettre ici -1, comme ça il y aura toujours une valeur qui est dedans. Donc vous cliquez sur OK. Et vous avez maintenant RefCommande et qui a bien été rajouté. Donc maintenant, pour pouvoir utiliser concrètement ce type de contenu Commande, eh bien, vous allez l’associer tout simplement à la liste Affaires. Donc vous allez sur la liste Affaires. Elle se trouve ici. Voilà, vous allez dans les paramètres, grâce à Liste, Paramètre de la liste. Sous Paramètres généraux, vous avez Paramètres avancés. Donc vous cliquez sur Paramètres avancés. Alors, est ce-que vous autorisez la gestion des types de contenu ? Vous dites Oui tout simplement, ça suffit. Vous descendez tout en bas, tout en bas. Vous cliquez sur OK. Donc si vous descendez, vous voyez apparaitre la nouvelle section Types de contenu qui sinon ne serait pas apparue, tout simplement. Ce que vous allez faire maintenant : vous allez Ajouter à partir de types de contenu de site existants. Donc vous cliquez là, ici. Et dans la liste - alors vous avez une liste de tous les types de contenu - vous prenez Commande, puisque c’est celui qui vous intéresse. Vous faites Ajouter et OK. Voilà, donc vous avez maintenant bien effectivement Commande. Mais vous avez toujours l’ancien type de contenu qui est Elément. Donc vous allez changer ça en cliquant sur Modifier l’ordre et le type de contenu et vous allez ici dans Elément. Vous le décochez, vous faites OK. D’un point de vue purement type de contenu, vous avez terminé. Vous allez quand même vérifier que les autres flux de travail ne s’exécuteront pas. Donc vous allez faire une autre manipulation pour désactiver les autres flux de travail qui pourraient éventuellement venir entre-guillemets « polluer » l’exercice que vous êtes en train de faire. Donc normalement, vous êtes toujours dans les paramètres de la liste, là où je suis, là ici. Et donc sous la section Autorisation et gestion, vous allez cliquer sur Paramètres du flux de travail. Et là, alors là vous voyez évidemment tous les flux de travail qui ont été faits. Donc vous allez cliquer sur Supprimer, bloquer ou restaurer un flux de travail. Ne soyez pas inquiets, je clique dessus. Ce que vous allez supprimer en fait, ce n’est pas le travail que vous avez fait. Ne vous inquiétez pas, il est toujours bien stocké etc. Ce sont des instances de flux de travail. Autrement dit, vous ne perdez pas du tout - vous pourrez le vérifier dans Sharepoint Designer - le travail qui a été fait. Donc ne vous inquiétez pas, c’est simplement les instances en cours d’exécution, ou qui sont terminées d’ailleurs, que vous allez supprimer. Vous cliquez sur OK. En réalité, vous ne supprimez pas les flux de travail, mais tout simplement l’association des flux de travail. Les flux de travail restent stockés dans la base de données même après cette suppression. Donc vous êtes prêt maintenant. Vous pouvez créer votre flux de travail réutilisable, à partir de maintenant.

SharePoint 2016 : Les flux de travail

Créez, personnalisez et publiez des flux de travail SharePoint avec SharePoint Designer. Découvrez les bonnes pratiques et les erreurs à éviter lors de leur création.

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