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Créer un type de contenu

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Dans cette vidéo, vous allez créer un type de contenu spécifique pour suivre vos projets. Ce type de contenu contiendra des métadonnées, par exemple la date de début ou la date de fin.
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Transcription

Alors le classement d'un document dépend de son contenu et de son usage. C'est la raison de l'existence des types de contenu dans SharePoint. Un type de contenu est un ensemble de colonnes de site qui sont groupées dans le but de caractériser le document. Par exemple, une facture a des colonnes bien précises, une note de frais en a d'autres, une demande de congés en a d'autres, etc. Donc on a autant de types de contenus, en réalité, que l'on a de types documents. Bien sûr, il y a certaines colonnes que l'on peut retrouver d'un type de contenu à un autre, par exemple, vous avez une facture et un devis on retrouvera les mêmes colonnes dans l'ensemble, mais il y aura quand même des différences. Ici, nous avons créé simplement dans cette vidéo un type de contenu qui va servir à caractériser les documents qui vont être déposés dans la bibliothèque Documents. Donc concrètement, ce type de contenu va pouvoir dire eh bien, ce document est relié à tel projet, etc. Donc on va d'abord créer le type de contenu. Donc vous allez ouvrir les paramètres du site et vous avez ici, le type de contenu de site que vous pouvez créer. Mais, attention, avant de créer le type de contenu, on a besoin d'une colonne de site Projet qui va permettre justement d'indiquer à quel projet se rattache le document. Et quand vous ouvrez Colonnes de site, comme je viens de faire, vous remarquerez que vous avez déjà des colonnes existantes. En réalité, vous avez tout un tas de colonnes qui sont déjà présentes, vous avez déjà croisé certaines d'entre elles dans les vidéos précédentes, par exemple, le contenu de la page, etc., des liens récapitulatifs, légende de l'image, des choses que l'on a vues il n'y a pas très longtemps. Vous avez tout un tas de colonnes qui sont présentes. Mais vous avez aussi la possibilité de créer, ce que vous allez faire, votre propre colonne de site. Donc je vais créer avec vous la colonne Projet, je vais mettre un P majuscule, et je vais indiquer que cette colonne est de type choix. Parfait. Et je vais indiquer que cette colonne va contenir, par exemple, ça concerne le projet X209, le projet KZ44, le projet V9YE, par exemple. Donc ce sont des exemples factices évidemment, mais pour vous montrer comment cela va fonctionner, je vais faire en tout cas une colonne qui s'appelle Projet. Donc cette colonne, pour l'instant, je ne peux pas l'utiliser telle quelle. Elle est présente, mais j'ai besoin de la rattacher à un type de contenu pour pouvoir l'utiliser et notamment la rattacher à une bibliothèque de documents. Alors je vais vérifier qu'elle est présente, donc je vais faire un Ctrl+F, et je vais rechercher Projet. Je retrouve bien Projet qui se trouve dans le groupe Colonnes personnalisées, qui est de type Choix et tout me paraît bien. OK. Donc ça, c'est ma colonne. Maintenant, je retourne dans les paramètres du site pour créer, cette fois-ci, mon type de contenu de site. Et là, j'ai aussi des types de contenu, dont certains que vous avez croisés aussi, Images, Documents, qui sont les plus répandus, il y en a d'autres encore, Page Wiki, etc. Donc vous retrouvez ici tous les types de contenu qui sont déjà présents et qui sont utilisés en réalité. Donc vous allez créer votre propre type de contenu, donc là, on va l'appeler Doc_Projet, voilà, c'est le nom de mon type de contenu. Je devrais mettre une petite description normalement, « Type de contenu projet ». Je dis que c'est un type de contenu qui est lié au document, puisque ce sont des documents que je veux déposer dans une bibliothèque Documents. Donc je mets « Document », voilà. C'est effectivement quand je vais créer un document ou télécharger un document. Je fais « OK », et je viens de créer à l'instant mon type de contenu Doc projet. Voilà, il va se rafraîchir. Sauf que, il est bien créé, il n'y a pas de doute, mais il y a un soucis, c'est que je n'ai pas encore rattaché ma colonne de site. Donc je vais ajouter ma colonne en bas, vous voyez, dans la section Colonne, à partir d'une colonne de site existante. Allez, on y va. OK, et il m'affiche toutes les colonnes. Je pourrais les parcourir, c'est vrai, une par une, mais rappelez-vous que je vous ai indiqué que cette colonne était dans Colonnes personnalisées. Donc je vais filtrer sur Colonnes personnalisées, et je retrouve Projet. J'ajoute. Je fais OK. Et j'ai terminé la création de mon type de contenu, Doc_Projet, qui est bien avec la colonne Projet. Maintenant, ce qu'il me reste à faire, c'est de rattacher ce type de contenu à ma bibliothèque Documents. Je vais dans Documents. Au niveau de l'affichage, vous voyez, en bas à gauche, je vais revenir à l'affichage standard de SharePoint, ça va me permettre d'accéder facilement aux paramètres de la bibliothèque avec un méthode traditionnelle. Donc, je reviens ici. Voilà, c'est un affichage dont vous avez plus l'habitude. Je vais dans Bibliothèque, Paramètres de la bibliothèque, et ici, vous avez notamment Paramètres avancés. Donc je clique sur Paramètres avancés, et la première question posée, c'est « Autoriser la gestion des types de contenu ? », autrement dit, est-ce que vous allez manipuler les types de contenu ? Donc vous dites « Oui ». Voilà, c'est tout. Je vous rappelle que vous êtes en train de manipuler les paramètres de la bibliothèque Documents, et effectivement, on voit apparaître une nouvelle section « Type de contenu » dans laquelle on vous propose d'ajouter votre type de contenu. Donc cliquez sur « Ajouter à partir de types de contenu de site existant ». Là, si vous avez fait attention, vous avez dû remarquer que le type de contenu a été créé dans « personnalisés », mais sinon, c'est pas grave, on le voit tout de suite ici. Voilà, Doc_Projet. Vous l'ajoutez, et donc vous êtes en train de rattacher Doc_Projet à la bibliothèque Documents. Faites OK. Et là, il va créer le lien entre la bibliothèque Documents et le type de contenu Doc_Projet, mais vous voyez qu'il y a encore les deux types de contenu, Documents et Doc Projet, et j'aimerais faire apparaître que Doc Projet. Donc ici, j'ai « Modifier l'ordre et le type de contenu par défaut sur le bouton Nouveau ». Je clique dessus, et c'est que je vais décocher, c'est tout simplement Document pour ne faire apparaître que Doc_Projet. OK. Il sera finalement mon type de contenu par défaut. Voilà, j'ai terminé. Du coup, je vais dans Documents, il me plus qu'à faire, par exemple, Nouveau, Doc_Projet. Donc il va simplement me lancer ici Word Online. Je dis, par exemple, « Document d'étude ». Il est en train d'enregistrer, dans Word Online, mon document. Je retourne au niveau de la bibliothèque. OK. Je vais modifier les valeurs des propriétés de ce document. Je vais dans Propriétés, et je peux indiquer que ça concerne le projet KZ44. Dernière chose à faire, je vais changer l'affichage. Je vais modifier l'affichage. On va modifier, « Modifier par » ne m'intéresse pas, et je fais apparaître ma colonne Projet. Et du coup, j'ai bien une liste de documents, vous imaginez d'autres documents qui arrivent ici, et tous ces documents sont caractérisés pour le projet qui est concerné par le document.

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Date de parution :30 août 2016
Mis à jour le:28 févr. 2017

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