Outlook 2013 : La gestion du temps

Créer un rendez-vous simple

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Découvrez comment créer et paramétrer un rendez-vous simple.
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Transcription

Je vous propose maintenant de découvrir comment faire pour enregistrer un rendez-vous dans un de vos calendriers. Alors, la première chose à faire, c'est bien évidemment de se positionner sur Calendrier, si ce n'est pas déjà fait. Lorsque vous cliquez sur Calendrier, vous faites apparaître ce calendrier. Dans ce calendrier, vous avez la possibilité de vous positionner à l'emplacement où vous souhaitez prendre votre rendez-vous, par exemple, au mois de mars, et de cliquer tout bêtement sur le jour qui vous intéresse, pourquoi pas, le vingt-sept mars. Une autre possibilité consiste à ancrer définitivement ce calendrier dans cette zone-là, afin de pouvoir vous positionner plus facilement. Enfin, vous pouvez tout simplement cliquer sur Calendrier, puis utiliser le calendrier qui est ici, en vous positionnant sur tel ou tel mois à votre convenance, en cliquant tout bêtement sur le nom du mois. Ensuite une fois que vous êtes sur le mois qui vous intéresse, eh bien il ne nous reste plus qu'à cliquer sur le jour qui vous intéresse, puis de sélectionner le calendrier dans lequel vous souhaiter enregistrer votre rendez-vous. Alors là, faites très attention à ça, hein, parce que c'est quelque chose qu'on oublie assez fréquemment. Là, je suis sur mes Rendez-vous pro, ça tombe bien, c'est un rendez-vous pro que je veux prendre. Mais j'aurais pu tout aussi bien être sur Rendez-vous perso, enregistrer mon rendez-vous et m'apercevoir par la suite que je ne suis pas dans le bon calendrier. C'est pas grave, on peut toujours déplacer les choses, mais bon. Il vaux mieux faire les choses bien du premier coup. Alors, je suis maintenant, par exemple, sur le 19 février 2014, et là, j'ai un rendez-vous enregistré. Comment est-ce que je pratique? Bah, j'ai plusieurs approches possibles. Je peux me positionner sur l'heure approximative de mon rendez-vous, imaginons que ça soit aux alentours de dix heures trente, Je positionne donc ici sur dix heures, je fais un clic droit, puis un clic gauche sur Nouveau rendez-vous pour arriver dans cette fenêtre. Je ferme la fenêtre. Autre possibilité, je peux, grâce à l'onglet Accueil, dans le groupe Nouveau, eh bien, cliquer tout bêtement sur Nouveau rendez-vous, ce qui m'amène très exactement au même endroit. Une fois que je suis dans cette fenêtre, je n'ai plus qu'à renseigner les différentes rubriques qu'il y a dans ce formulaire, sachant qu'il est opportun que vous remplissiez le plus de choses possibles, notamment si ce rendez-vous est prévu très loin dans le temps, parce que, entre le jour où vous prenez le rendez-vous, et le moment où ce rendez-vous arrive, de l'eau a coulé sous les ponts, et vous risquez d'avoir oublié tout un tas d'informations. Donc, n'hésitez pas à utiliser ce formulaire, pour mettre un maximum de renseignements de manière à ce que le jour dit vous vous rappeliez rien que la lecture de ce que vous avez écrit, le pourquoi du comment de ce rendez-vous. Alors là, j'ai, par exemple, rendez-vous avec un prospect [bruit de clavier d'ordinateur] qui est la société Graphico [bruit de clavier d'ordinateur] qui est situé au vingt-cinq, rue de la Montée, c'est une adresse que je viens d'inventer pas plus tard que maintenant, soixante quinze zéro quinze, Paris, voilà. Alors, ce rendez-vous, ben, il a lieu, il a lieu quand, à dix heures, à dix heures trente, je peux aussi remonter, hein, pour dire neuf heures trente. Alors, vous allez me dire, oui, mais moi, c'est pas à neuf heures trente, c'est à neuf heures trente-cinq. Eh bien, vous pouvez aussi supprimer et remplacer comme ceci. Hein, donc, vous pouvez soit utiliser directement les heures que l'on vous affiche ici, soit taper l'heure qui vous intéresse, le tout étant de bien séparer les heures des minutes avec un deux points. Ce rendez-vous, je pense que j'en ai pour une heure cinquante à peu près, et je vais maintenant indiquer dans cette case toutes les informations que je juge utile pour me rafraîchir la mémoire quelque temps avant le rendez-vous. Je vais écrire prendre la plaquette [bruit de clavier d'ordinateur], [bruit de clavier d'ordinateur] pack communication web [bruit de clavier d'ordinateur]. Voilà, j'ai aussi la possibilité, hein, si le besoin s'en fait sentir, en cliquant sur l'onglet Insertion de venir insérer un fichier, un fichier de n'importe quel type, hein, pourquoi pas un fichier Excel. Tiens, je vais prendre, par exemple, « prix.xls », je fais Insérer. J'ai aussi la possibilité dans le groupe Illustrations de venir choisir une image, par exemple, pourquoi pas la machine à café ici, Je peux bien sûr redimensionner cette image, etc, etc, enfin, toute chose, que l'on a habitude de faire, hein, avec des logiciels comme Word, comme Excel ou Power Point. Donc, grâce à l'onglet Insertion vous pouvez illustrer votre propos avec des fichiers externes, avec des images, avec des objets smart art, avec aussi des formes, vous pouvez même utiliser des images en ligne, vous pouvez mettre des Liens hypertextes, vous pouvez créer des objets Word art, etc, etc, c'est très très riche. Si vous avez l'habitude, hein, d'utiliser les différents produits du pack Office, eh bien, ces icônes ne vous sont pas inconnues. Voilà, donc, une fois que vous avez noté le plus d'information possible, vous allez pouvoir venir, grâce à l'onglet Révision, vérifier l'orthographe et la grammaire, par exemple, de votre texte. Éventuellement, si vous avez un problème au niveau de la formulation, vous pouvez vous aidez du dictionnaire des synonymes. Vous avez même des statistiques, hein, sur le nombre de mots, le nombre de caractères, le nombre de lignes, etc, etc. Vous avez même des options de traduction. Si je reviens sur le Rendez-vous, je peux rajouter un certain nombre de choses à mon Rendez-vous, notamment j'ai la possibilité, je vais agrandir un petit peu cette fenêtre pour qu'on ait plus de choix, voilà, j'ai la possibilité de dire si pour ce rendez-vous je suis disponible, si je travaille ailleurs, si c'est provisoire, si je suis occupé, si je suis absent du bureau. Alors, qu'est-ce que cela veut dire? Eh bien, ces infirmations sont extrêmement intéressantes lorsque je travaille dans un calendrier qui est accessible sur le serveur Microsoft Exchange de l’entreprise, parce que ce choix va permettre à quelqu'un qui, par exemple, souhaite faire une réunion, de savoir si je suis disponible ou pas, pour me convier à cette réunion. Nous en reparlerons dans le tutoriel ID one. Donc là, je vais garder l'option par défaut qui est occupée. Je peux aussi mettre une alarme, je vais dire : « Eh bien, voilà, moi, je souhaite être prévenu une heure avant ». Une heure avant que j'ai ce rendez-vous. Vous, moi, c'est à vous de choisir, zéro minute, cinq minutes, dix minutes etc. Donc, vous pouvez caler une petite alarme qui vous préviendra que, effectivement, vous avez rendez-vous à tel ou tel moment. On peut aussi dans les indicateurs indiquer qu'il s'agit d'un rendez-vous hautement important ou d'un rendez-vous d'une importance faible. Vous avez aussi la possibilité d'indiquer que c'est un rendez-vous privé ou pas. Donc, tout un tas d'icônes ici extrêmement intéressant, notamment le Classer, hein, nous en parlerons dans le chapitre dédié, mais nous pouvons classer nos rendez-vous de manière à faire des recherches plus effectives par la suite, quand il y a un grand nombre de rendez-vous. Voilà, donc, en quelques mots les différents éléments qu'il vous faut activer, lorsque vous prenez un rendez-vous simple. Une fois que votre travail est terminé, il ne reste plus qu'à cliquer sur l'icône Enregistrer et fermer. A partir de ce moment-là, le rendez-vous fait son apparition à l'intérieur de votre calendrier, donc ici, dans mon calendrier Rendez-vous pro. Vous remarquez au passage que dans le calendrier ici au mois de février je n'ai que la date du dix-neuf qui est en gras. Pourquoi? Parce que c'est la seule date où j'ai inscrit un rendez-vous. Dans les autres dates il n'y a aucun rendez-vous d'inscrit, donc c'est pour ça que les numéros de jours ne sont pas en gras. Nous avons vu dans ce tutoriel comment prendre un rendez-vous simple.

Outlook 2013 : La gestion du temps

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Date de parution :24 déc. 2013

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