L'essentiel d'Outlook 2016 pour Mac

Créer un rendez-vous et un évènement

Testez gratuitement nos 1266 formations

pendant 10 jours !

Tester maintenant Afficher tous les abonnements
Apprenez à créer un élément dans le calendrier et à faire la différence entre les rendez-vous, les évènements et les réunions. Vous allez aussi définir l'objet, l'emplacement, la planification et le corps de l'élément.
07:21

Transcription

Nous allons donc commencer tout de suite par créer notre premier rendez-vous, ou élément, on verra bien la différence. Comment est-ce que je peux faire ça? Et bien je pourrais venir ici sur l'onglet accueil et regarder que la toute première chose que je trouve sur le partie qui est à gauche, c'est bien Nouveau rendez-vous. Je pourrais venir ici sur fichier, et faire Nouveau, Nouveau rendez vous. Mais je pourrais également venir lorsque vous êtes sur un affichage de type : mois, semaine, semaine de travail, ou jour, venir me contenter de faire un double-clic dans le jour concerné. Et regardez que si je fais un double-clic ici, il va automatiquement me générer une nouvelle fenêtre que bien évidemment je vais pouvoir agrandir, dans lequel il va me demander de renseigner l'objet, l'emplacement, et vous allez voir qu'on va avoir une notion un petit peu différente par rapport à savoir si c'est la journée entière ou pas. Donc ici je vais dire que ça va être un rendez-vous client, Ce n'est pas la journée entière, regardez bien, je viens juste de décocher ici, Est-ce que vous avez vu la différence en terme de durée ici, mais surtout, et c'est une notion très importante, ici en terme de disponibilité. A savoir que lorsque je crée un rendez-vous, sur une plage horaire, j'entends non pas la journée entière mais on va dire le 9 allez on va dire que ça va être de 08h30 le matin, jusqu'à 11h30 ou 11h00 donc ce qui me fait une durée de 2h30, si effectivement je positionne ça dans mon agenda, ça veut dire que je suis occupée. Donc à partir de ce moment là ce que je crée, c'est vraiment un rendez-vous, avec une disponibilité qui n'est plus libre. Lorsque je vais venir enregistrer, je vois bien ici ce rendez-vous, qui est un rendez-vous client, j'aurais pu choisir l'emplacement, on verra ces détails supplémentaires. Maintenant regardez ce qu'il se passe si par contre, je viens créer cette fois-ci un autre rendez-vous mais dans un affichage différent, qui est par exemple un affichage de jour, et que je vienne me placer ici en date du 12 novembre, et ici regardez bien que je suis à l'équivalent de 11 heures. Lorsque je vais faire un double-clic dessus, étant donné que j'ai sélectionné un jour mais, également un horaire, dans mon affichage, il me propose automatiquement non pas la journée entière mais une plage horaire qui par défaut est d'une demi-heure ce que bien évidemment je pourrais changer puisque c'est un déjeuner que j'ai, donc je vais faire de 11h00 à 14h30. Mais c'est surtout que regardez ma disponibilité est passée là automatiquement occupée. Donc là je vais faire : Déjeuner, avec ma tante, mais ça figurez-vous que c'est un élément qui est privé. J'ai peut-être prévu de partager mon calendrier avec d'autres, si je leur donne la lecture des éléments qui sont dans mon agenda, malgré tout je ne veux pas qu'ils puissent voir ce que j'ai inscrit dans mon rendez-vous mais seulement voir si je suis occupée ou pas. C'est la notion de disponibilité. Donc je vais rendre ce rendez-vous privé, même si pour moi je vais continuer à le voir, par contre nous en verrons tout à l'heure, la différence, lorsque nous nous trouverons avec des calendriers qui sont partagés avec d'autres. Donc j'ai crée ici deux rendez-vous mais vous avez vu qu'au départ, je suis parti de deux affichages différents. Quand je suis sur l'affichage de moi, je n'ai pas de notion, et ce qui est normal d'horaires donc quand je fait un double clic, automatiquement il me propose une journée entière avec une disponibilité qui est libre, que je pourrais changer, bien évidemment. Mais voila ce qu'il me propose automatiquement. Alors que si ici je suis sur une semaine de travail sur un jour, à partir du moment où j'ai cette notion d'horaire, lorsque je vais faire un double-clic c'est automatiquement un créneau horaire, sur le jour sélectionné qu'il me propose, et du coup ma disponibilité passe bien à occupé. C'est très important ce que je viens de vous énoncer comme principe, puisque cela va être la base même de la planification d'une réunion. Allez, je reviens déjà au niveau des rendez-vous, la grosse différence qu'il y a entre ce que l'on appelle un rendez-vous, et un événement, je vais vous le montrer mieux ici en passant sur la semaine de travail, et je vais me déplacer sur cette semaine, voyez ici que bien évidemment je diminue le zoom, vous le verrez mieux, voilà. Vous constater que dans cette journée j'ai bien ici des plages horaires de prise. Et d’ailleurs, si je diminue ici vous voyez aussi ce qui correspond au fait que j'ai mis un petit cadenas, donc un élément privé. Par contre si maintenant je voulais définir que le mardi 10 c'est à dire toute la journée du mardi, c'est la journée pendant laquelle ils vont me livrer les plantes pour mettre dans le hall d'accueil. C'est pas pour autant que je vais pas travailler de la journée, par contre il faut quand même que je le marque sur mon agenda, donc je vais simplement venir ici définir que c'est toute la journée, j'ai pas de notion d'horaire et ma disponibilité cette fois-ci est bien libre. Je vais juste me contenter en fin de compte de marquer ici livraison des plantes, et j'enregistre, et maintenant regardez, comment cela apparaît, voyez que c'est un petit peu différent, ça ne prend pas du tout de plage horaire mon agenda puisque j'ai dit que ma disponibilité était libre, par contre ça vient se rajouter ici en haut, des différents affichages que se soit en fin de compte des affichages jours, semaine de travail, semaine et au niveau des mois, je n'ai pas la différence, c'est à dire qu'au niveau des mois, je peux penser qu'effectivement, c'est le même type d'élément alors que je le vois bien au niveau de la semaine, de la semaine de travail. D'où l'importance énorme, de ces différents affichages dans Outlook. Alors je reprends mon rendez-vous client maintenant, je ré-ouvre cet élément-là, bien sur je vous ai dit j'aurais pu également venir mettre l'emplacement, et je vais mettre de l'autre... côté de la ville. Alors pourquoi c'est important pour moi? Parce que par défaut, il me fait automatiquement, un rappel. Seulement ce rappel encore une fois, c'est un rappel qui est de 15 minutes avant. S'il me faut une heure et demi pour traverser la ville, et bien j'ai peut-être intérêt à venir me mettre un rappel qui va être par exemple de deux heures avant. de la même façon, lorsque je voudrais mettre un élément pour me souvenir de la journée anniversaire par exemple de mon chef de service, ce que l'on verra tout à l'heure avec les éléments de périodicité, bien peut-être le fait que simplement mettre deux heures avant ne suffira pas à organiser quelque chose, donc peut-être qu'il faudra que je change effectivement cette notion de rappel avant.

L'essentiel d'Outlook 2016 pour Mac

Prenez en main les fonctionnalités d’Outlook pour Mac 2016. Envoyez des e-mails, organisez votre boîte de réception, gérez efficacement vos contacts, vos calendriers et vos tâches.

2h48 (37 vidéos)
Aucun commentaire n´est disponible actuellement
 
Logiciel :
Spécial abonnés
Date de parution :17 nov. 2015
Mis à jour le:7 nov. 2016

Votre formation est disponible en ligne avec option de téléchargement. Bonne nouvelle : vous ne devez pas choisir entre les deux. Dès que vous achetez une formation, vous disposez des deux options de consultation !

Le téléchargement vous permet de consulter la formation hors ligne et offre une interface plus conviviale. Si vous travaillez sur différents ordinateurs ou que vous ne voulez pas regarder la formation en une seule fois, connectez-vous sur cette page pour consulter en ligne les vidéos de la formation. Nous vous souhaitons un excellent apprentissage avec cette formation vidéo.

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions !