Nous mettrons à jour notre Politique de confidentialité prochainement. En voici un aperçu.

Office 365 : L'essentiel de Word pour Mac

Créer un publipostage de courrier

Testez gratuitement nos 1334 formations

pendant 10 jours !

Tester maintenant Afficher tous les abonnements
Définissez le type de document pour votre publipostage. Vous allez choisir la lettre et la liste des destinataires. Vous allez pouvoir filtrer la liste, insérer les champs de fusion et prévisualiser les résultats.
06:52

Transcription

Dans cette vidéo, nous verrons un contexte un petit peu particulier dans Word. Ce n'est pas quelque chose dont on se sert effectivement tous les jours mais ça peut être très utile quand on en a besoin. C'est le fait de pouvoir faire de l'envoi en masse de courrier. C'est ce qu'on appelle le publipostage. Pour ce faire, j'ai ré-ouvert un document que nous avions travaillé ensemble précédemment qui est un courrier avec des noms, des prénoms, que je vais associer à une source de données de type liste Excel, pour récupérer un nom pour chaque document. Donc, je vais aller récupéré ce qui correspond ici aux options de publipostage puisqu'il y a un onglet dédié pour ça. Et je vais commencer à dérouler à partir du publipostage ici de la gauche vers la droite. Je viens choisir dans un premier temps quel est le type de document que je veux créer Est-ce que c'est une lettre ? Est-ce que c'est un message électronique ? Est-ce que c'est une enveloppe ou des étiquettes ? Moi, c'est une lettre. Donc, je n'ai plus qu'à venir valider ici pour que lui me dise attention, il faut maintenant que tu associes une liste de destinataires. Alors, qu'est-ce que je peux avoir comme liste de destinataires ? Je peux avoir une liste existante de type Excel, ça va être mon cas. Je peux aller choisir des contacts dans Outlook, dans les contacts Apple, et puis bien évidemment, dans FileMaker Pro. Donc, moi, je vais choisir d'aller le chercher dans une liste existante. À partir du moment où l'association est faite, automatiquement, il me propose de choisir parmi les différentes feuilles parce que je pourrais avoir différentes feuilles dans mon classeur Excel. En l'occurence, c'est cette feuille-là. Et je vais pouvoir maintenant valider l'association entre le document Word et la liste avec les contacts, qui est une liste Excel. Donc, il me dit que maintenant, je peux filtrer les destinataires. Ce n'est pas une obligation. C'est ce que je vais faire. Je vais pouvoir utiliser, en fin de compte, les différents champs de ma source de données. Moi, en fin de compte, je veux faire une opération spécifique qui correspond uniquement aux femmes. Donc, je vais choisir le champ civilité. Et je vais demander à ce que le champ civilité soit égal à madame. J'aurais pu venir rajouter X critères. Je valide. Donc, à ce moment-là, il me dit d'accord, c'est bon. Tu as ta source de données. La source de données est filtrée. Maintenant, il faut que je rajoute ce qui s'appelle des champs de fusion. Les champs de fusion, ça va être tout ce qui correspond aux en-tête de colonne, côté Excel, société, nom, prénom. Et bien évidemment, je vais venir remplacer ce que j'avais fait ici sous forme de texte, par les différents champs. Je vais commencer dans un premier temps par rajouter la civilité. Après, je vais mettre ici un petit espace, le nom, par le nom de ma source de données. Là, idem. Là, je vais venir choisir le prénom. L'adresse. Alors, j'ai deux adresses, comme je vous le disais précédemment. Adresse 2, qui ne sont pas obligatoirement renseignées, peu importe. Le code postal. Et la ville. Et je pourrais faire quelque chose d'un peu plus, d'ailleurs, personnalisé, ici. Parce que je pourrais venir rajouter ici monsieur. Là, en l'occurence, je sais que ça va être des dames donc je vais faire Madame, Et je vais venir rajouter ici ce qui correspond au nom de la personne. Sans oublier l'espace sinon ça ne va pas être joli. Même si je le verrai après, effectivement. Donc, voilà, j'ai dans un premier temps, choisi le type de document. Je suis allé cherché ma source de données. J'ai demandé à filtrer sur une partie de mes enregistrements. J'ai inséré mes champs de fusion. Maintenant, je peux voir un aperçu des resultats. Et d'ailleurs, je peux voir d'ors et déjà, tout de suite, combien j'aurais, au total, de courriers. Je vois que j'en ai sept. Donc, je vais demander à voir maintenant les sept courriers, comme si j'étais à la fin de la fusion, c'est à dire à la fin de mon publipostage. Et je peux passer un à un vérifier que tout va bien, qu'il n'y a pas quelque chose dans ma source de données qui ne soit pas cohérent par rapport à ce que je veux faire. Une fois que je vérifie que mon publipostage est bon, je peux venir ré-afficher ce qui s'appelle le document source. Et vous voyez bien qu'il s'appelle courrier publipostage. Et puis, je vais lui demander de terminer la fusion. Alors, bien évidemment, là, j'en ai pas énormément, j'en ai sept. Mais j'aurais pu lui dire, tu ne vas pas tout envoyer en fusion tout de suite. Tu vas envoyer en fusion que de 1 à 500 par exemple. Pour éviter en fin de compte, d'envoyer trop de demandes, si j'avais une source de données qui comportait, en fin de compte, 70 000 noms. Donc là, moi je lui dit de fusionner sur tous les enregistrements. Et il me reste la dernière étape. Qu'est-ce que je veux faire ? Ou est-ce que je veux envoyer ce document ? Dans un document qui sera le document de sortie de mon publipostage, ou directement vers l'imprimante. Je ne saurais trop vous conseiller de l'envoyer d'abord en vérification dans un document Word avant de l'envoyer à l'imprimante. Imaginez que vous ayez 300 contatcs, et qu'à la fin, vous vous aperceviez qu'il y a une copie dans le courrier, vous aurez dépensé une ramette de papier pour rien. Donc, je vais décider de faire la fusion en l'envoyant vers un nouveau document. Et c'est parti. Et regardez ce qu'il a fait. Word m'a automatiquement ouvert un autre courrier. en aucun cas, ce n'est l'ancien courrier qui est modifié. Souvent, il y a amalgame avec ça. Non, c'est vraiment un nouveau courrier qui s'appelle lettre type. Ce nouveau courrier, qui, si je vous affaichais les caractères non-imprimables a automatiquement un saut de section pour bien séparer, en fin de compte, les différents enregistrements. Je vais augmenter un peu le zoom, comme ça vous le verrez un peu mieux. Voilà comment ici, je me retrouve avec un courrier personnalisé pour chaque personne. Et puis, je n'aurais plus qu'à imprimer si besoin s'en fait sentir. Envoyer par mail si ça doit être communiqué à quelqu'un d'autre pour être traité plus tard. Bef, j'ai fini ma partie publipostage. Si c'est juste destiné à l'impression, ce document n'est pas le document maitre. C'est à dire qu'une fois que c'est imprimé, je peux venir ici et dire que ce document, je n'en ai plus besoin. Je n'ai même pas besoin de l'enregistrer. J'aurais toujours à ma disposition le courrier initial qui m'a permis de réaliser ce publipostage.

Office 365 : L'essentiel de Word pour Mac

Concevez des documents avec Word pour Mac dans sa version Office 365. Créez-les à partir de modèles, formatez du texte, appliquez des styles, ajoutez des éléments multimédias, etc.

3h43 (48 vidéos)
Aucun commentaire n´est disponible actuellement
 
Spécial abonnés
Date de parution :30 nov. 2016

Votre formation est disponible en ligne avec option de téléchargement. Bonne nouvelle : vous ne devez pas choisir entre les deux. Dès que vous achetez une formation, vous disposez des deux options de consultation !

Le téléchargement vous permet de consulter la formation hors ligne et offre une interface plus conviviale. Si vous travaillez sur différents ordinateurs ou que vous ne voulez pas regarder la formation en une seule fois, connectez-vous sur cette page pour consulter en ligne les vidéos de la formation. Nous vous souhaitons un excellent apprentissage avec cette formation vidéo.

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions !