​Outlook 2016 : Astuces et techniques

Créer un publipostage

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Apprenez à gérer la fusion dans Outlook et à réaliser un publipostage pour des enveloppes et des étiquettes.
05:02

Transcription

Dans cette vidéo, nous allons découvrir ensemble comment, avec Outlook 2016, il est devenu très simple de générer des enveloppes ou des étiquettes. Je vous prends comme exemple ici, nos fameux contacts avec lesquels nous avons travaillé précédemment. Contacts sur lesquels je suis venue rajouter leur adresse de bureau. Donc que ce soit ici, là, ou là. Et maintenant, sans quitter mon module Contacts et alors que je n'ai pas Word ouvert, je vais venir chercher l'option qui se trouve ici sur l'onglet Accueil et qui s'appelle Fusion et publipostage. Je pourrais choisir de ne faire des étiquettes ou des enveloppes que pour certains contacts, au cas je les aurais au préalable sélectionnés. Dans ce cas de figure, je prends tous les contacts de l'affichage. Je vais choisir de générer une enveloppe, et je veux créer un nouveau document pour cet effet. Je n'ai plus qu'à faire OK, et automatiquement à partir d'Outlook a été ouvert Word. Word qui m'indique qu'un document de publipostage a été préparé, et qu'il ne me reste plus qu'à finir la préparation dans la boîte de dialogue que nous allons obtenir dès que nous allons faire OK. Donc, il a déjà repéré que c'était une enveloppe. Il a déjà les données puisque cela correspond aux contacts que j'avais sélectionné côté Outlook. Il ne me reste plus qu'à venir chercher l'option qui est entourée ici, qui s'appelle Préparer pour choisir le modèle d'enveloppe que je souhaite. Il y a plein de modèles, prenez celle qui correspond à l'enveloppe souhaitée. Donc je vais garder celle-ci. Et je n'ai plus qu'à venir faire OK,, et fermer. Automatiquement, et je réduis un peu le zoom, vous allez vous retrouver avec l'emplacement des différents champs, et notamment ici l'adresse, puisque c'est par rapport au modèle d'enveloppe que nous avons choisi, l'adresse de notre destinataire. Nous nous retrouvons également dans Word directement sur l'onglet Publipostage. Et ce qu'il me faudrait maintenant, c'est pouvoir rajouter ce qui correspond, ou au champ de fusion, individuellement: nom, prénom, adresse. Mais beaucoup plus simple à ce qui s'appelle le bloc d'adresse. Je viens choisir l'option Bloc d'adresse ici, et pour l'instant il ne me montre que le prénom et le nom. Pourquoi ? Parce que, côté Outlook, j'ai quelque chose qui s'appelle Adresse de bureau, et côté Word, j'ai un champ qui s'appelle Adresse. Donc, il va falloir que je fasse ici ce qu'on appelle Correspondre les champs. Donc il a bien retrouvé le prénom et le nom, par contre, pour l'adresse, il ne me trouve pas de correspondance. Il ne me reste plus qu'à sélectionner ici le champ correspondant dans Outlook, qui est donc Adresse de bureau. Je pourrais même mémoriser ces informations une bonne fois pour toutes pour ne plus avoir à le refaire une fois supplémentaire. Je n'ai plus qu'à valider maintenant. Vous voyez apparaître l'aperçu de ce que ça va me donner par rapport aux contacts que j'ai dans Outlook. Et je n'ai plus qu'à faire OK, pour maintenant passer en Aperçu de résultat. Et rappelez-vous, j'avais quatre contacts, nous allons pouvoir visualiser ce que ça donne ici par rapport aux différents éléments. Et je n'aurais plus qu'à faire en fin de compte Terminer la fusion vers mon imprimante avec mon bac pour mes enveloppes. Donc première étape, je suis partie de Word pour créer une enveloppe, ou des enveloppes, par rapport à mes contacts. Je ferme ici. Je n'enregistre pas. Je reviens à nouveau ici. Je reprends Fusion et publipostage. Cette fois-ci je vais prendre non plus des enveloppes, mais des étiquettes. Toujours vers un nouveau document, et toujours à partir de tous les contacts de l'affichage en cours. À nouveau, je valide Ouverture de Word. Je viens ici ouvrir ma boîte de dialogue qui me permet de préparer quelles sont les étiquettes qu'il me faut. Il ne vous reste plus qu'à choisir, parmi les fournisseurs d'étiquettes, le modèle. Voir ce que ça donne réellement en terme de présentation sur votre page. Et puis, je valide. Je ferme ma boîte de dialogue. Je me retrouve ici sur l'onglet Publipostage. Avec bien évidemment la possibilité d'insérer mon Bloc d'adresse. Bloc d'adresse qui est resté à l'identique puisque, rappelez-vous, j'ai demandé à mémoriser la correspondance des champs. Je n'ai plus qu'à valider maintenant. Voir ce que cela donne sur la totalité de mes enregistrements, je mets à jour mes étiquettes. Je passe en aperçu. Et voilà ! J'ai bien ici mes différentes étiquettes. Par rapport à quoi ? Par rapport aux contacts ici dans Outlook 2016.

​Outlook 2016 : Astuces et techniques

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Date de parution :28 avr. 2016
Mis à jour le:7 nov. 2016

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