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L'essentiel de Project 2013

Créer un nouveau projet

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Créez un nouveau projet vide et saisissez des données fondamentales. Vous devez être en conformité avec quelques normes et bonnes pratiques.
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Transcription

Nous allons voir maintenant comment créer un projet à partir de 0. Vous allez me dire mais c'est ce qu'on a déjà fait avec le fichier en cours. Alors non, le fichier sur lequel on a travaillé depuis le début, c'est actuellement un brouillon. Ce n'est pas vraiment un projet en tant que soi puisqu'il n'a pas de tâches, il n'a pas de coût, il n'y a pas de gestion de la qualité. Bref, il n'y a pas ce qui en fait la définition d'un projet selon les normes. Et en plus, au niveau de la configuration du fichier, ce n'est de loin pas terminé. Mais dans les paramétrages et la préparation d'un nouveau projet, il y a certaines notions à savoir. Premièrement, c'est qu'il faut absolument éviter de recréer la roue. Ce que j'entends par là, c'est que si par exemple, vous gérez un projet qui est de certifier votre entreprise iso 9001, eh bien, ne créez pas la roue à partir de 0. Vous allez dans « Fichier », vous allez dans « Nouveau », et là, il y a un ensemble de modèles que Microsoft fournit. Par exemple, si on tape « 9001 » pour voir s'il y a un modèle iso 9001, on voit qu'il n'y a rien. Si je tape « iso », là-dedans non plus. Donc, on se dit : « bon, il n'y a pas de modèles dans Project 2013 pour faire de l'iso 9001. » Si par exemple, maintenant, j'écris : « projet » tout court, voilà, on va voir ce qu'il nous sort. Là, par contre, il sort des plannings de migration du « Six Sigma », « Rapport annuel », « Plan de campagne marketing ». Au fait, on voit qu'à droite, il y a également des « catégories ». Vous voyez : « Industrie », donc avec 14 modèles. Donc, là, par exemple, je peux prendre « Conformité et Technologie SOX » puisque j'avais un client, récemment, qui faisait ça. Et puis, si je clique sur « Créer », effectivement, j'ai ici un modèle de projet qui s'ouvre avec déjà un ensemble de tâches créées. Donc, comme vous pouvez le voir, il y a à peu près huitante de tâches. Il y a déjà des ressources affectées dont une certaine quantité sont en surcharge, comme on peut le voir, et le séquençage des tâches qui est déjà défini avec une certaine hiérarchie. Donc, ça, c'est une manière de commencer un modèle : c'est déjà d'aller vérifier qu'il n'y a pas quelqu'un qui a déjà mis à disposition un modèle dans votre corps de métier pour ne pas avoir à perdre des centaines d'heures à recréer la roue. Ça, c'est le point 1. Le point 2, c'est en imaginant que notre petit fichier avec lequel on a commencé, la configuration est terminée, ce qui est évidemment loin d'être le cas parce qu'en réalité, il faut entre 1 et 4 jours à temps plein pour créer un modèle propre, imaginez qu'on ait fait toutes les étapes de création d'un modèle qui se compte en une septantaine, on fait de la création d'un modèle dans Project et comme dans Word, Excel et Power Point. Si vous faites « FichierEnregistrer Sous ». Ensuite, tout simplement, ce que vous faites, c'est que vous dites que vous voulez le mettre quelque part. Donc, par exemple, je vais le mettre sur le « bureau ». Et puis, une fois qu'on est sur le bureau, voilà, eh bien, vous lui dites, non pas que vous voulez ici un « Projet » mais vous voulez un « Modèle de Projet ». Car là, on peut l'appeler « Modèle_Projet_Entreprise ». Donc, on valide par « Enregistrer » ; et là, il vous demande si, éventuellement, au cas où vous auriez déjà créé des tâches et que le projet que vous êtes en train d'enregistrer en tant que modèle a déjà commencé, si vous ne voulez pas tout remettre tous les valeurs à 0, c'est-à-dire les valeurs d'avancement sur les tâches, les ressources consommées, que ce soit financières, ou également des matières premières. Donc là, comme on n'a rien, on n'a pas besoin de lui dire de remettre quoi que ce soit à 0. Donc, on enregistre. On ferme. Et maintenant, regardez bien sur le bureau. Bon, évidemment, j'ai le fichier de backup qui est là puisqu'on avait activé les backups. Eh bien, regardez, on a bien, effectivement, un fichier Project avec, ici, cette barre qui est typique des logiciels Office pour dire que c'est un modèle. Et si je double-clique dessus, donc là, évidemment, il me demande si on veut se connecter à Project Serveur en local, eh bien, il va en réalité ouvrir notre modèle. Et là, comme vous pouvez le voir, mais ça, c'est quand la mise-à-jour Project n'est pas installée, au fait, il a carrément rouvert le modèle lui-même. Alors, ne vous inquiétez pas, quand les mises à jour de Project sont installées, il ne rouvre pas le modèle lui-même, il ouvre une instance du modèle. C'est-à-dire là-haut, ce sera marqué Projet 1. Mais ça, c'est un des bugs Project lorsque les mises à jour, je le répète, ne sont pas installées, il ouvre carrément le projet lui-même. Bon, on va fermer ici ce modèle. Et puis, on va repartir de notre fichier initial. Donc, maintenant qu'on a un fichier qu'on va considérer comme étant créé à partir d'un modèle, eh bien, lorsque vous avez ouvert ce fichier, normalement, la première chose à faire, c'est d'aller dans l'onglet « Projet » et d'aller cliquer sur « Informations sur le projet ». D'ailleurs, c'est souvent pour ça que ce bouton est rajouté dans la barre d'accès rapide. Et quand vous cliquez sur ce bouton, il va vous dire bon, est-ce que vous voulez définir une « date de début » de votre projet ? Donc là, on peut définir une « date de début » effectivement. Je vais, par exemple, prendre le 18 de la semaine prochaine. Et par exemple, je peux dire ici, je veux qu'il commence à 8 heures du matin. Comme vous pouvez le constater, je ne peux pas saisir une « date de fin » parce qu'au fait, Microsoft Project, à partir de la « date de début », il va calculer la date de fin en fonction du séquençage de nos tâches. Par contre, on peut choisir le modèle, ou si vous préférez, la manière de construire le projet. Est-ce qu'on fait un projet au plus tôt ? Donc, ce qu'on appelle en français le ATO ou ASAP en anglais, ou un projet en ATA, c'est-à-dire en au plus tard. Donc, ici, si je fais un projet, donc au plus tard, donc on appelle ALAP en anglais pour As Late As Possible, vous remarquerez que maintenant, c'est la « date de fin » qu'il me demande et non pas la date de début parce que comme le projet va être construit à « l'envers », c'est-à-dire de la droite de la flèche du temps jusqu'à la gauche, c'est-à-dire du futur au passé, eh bien, en fait, ils ne me proposent pas la date de début. Donc, évidemment une des questions qu'on a souvent dans les formations, c'est : « oui, mais est-ce que je ne peux pas faire de projets double contrainte ? », c'est-à-dire ou j'ai une date de début, et une date de fin imposée. Alors, oui, vous pouvez. Et évidemment, oui. Je vais vous le montrer parce que c'est le cas le plus courant. Dans Microsoft Project, je recommande de rester toujours en ASAP, c'est-à-dire en mode date de début du projet, en As Soon As Possible, donc en ATO en français ; et au fait, de faire un mode double contrainte. La technique, je vous montrerai plus tard, qui consiste simplement, en fait, à mettre deux jalons positionnés de manière pertinente. Donc, ça, c'est un choix important à faire. Ensuite, à droite de la « date actuelle », c'est simplement pour qu'il vous affiche la date du jour à l'écran. Et puis, ça vous aide lorsque vous faites du suivi de projet à mettre à jour vos tâches. Donc, ça, c'est quelque chose qu'on ne traitera pas parce que ça fait l'objet d'une formation sur le suivi de projet. La « date d'état», c'est pour l'audit. Donc, ça non plus, c'est relatif à une formation sur l'audit de projet. Et le « calendrier », on va y consacrer une vidéo. Mais c'est quelque chose de très important puisqu'on retrouve dans Project les 5 calendriers habituels quand on enregistre son projet. Et actuellement, « malheureusement », Project utilise un calendrier scolaire qui s'appelle le « calendrier standard ». Et évidemment, on ira le changer pour mettre un calendrier, on va dire d'entreprise ou d'organisation, si vous préférez, ce qu'on appelle d'ailleurs souvent un calendrier de projet. La priorité, c'est pour lorsqu'on gère les ressources. Donc, on ne traitera pas ça dans cette formation de fondamentaux puisque c'est pour une formation qui est consacrée à la gestion des ressources. Donc, voilà pour le minimum, minimorum qu'on fait. Normalement, lorsqu'on débute un projet, je répète, on regarde si un modèle n'existe pas déjà dans notre corps de métier afin de ne pas réorienter la roue et de ne pas refaire des erreurs que d'autres ont fait avant nous ; et deuxièmement, de bien définir le type de planification, c'est-à-dire ATO ou ATA, de bien définir la date et l'heure de début ou, respectivement, de fin. Et ensuite, si vous avez déjà créé votre calendrier d'entreprise, d'aller choisir le calendrier adéquat. Donc, vous validez par « OK ». À ce moment-là, il est possible que vous voyez le planning bouger un petit peu. C'est normal parce que vous avez changé la date de début ou de fin. Et puis, tout est bon.

L'essentiel de Project 2013

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Date de parution :28 juil. 2016

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