Office 365 : L'essentiel de Word

Créer un modèle personnel

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Vous allez vous amuser et créer un modèle à partir d'un document Word normal. Suivez pas à pas le guide.
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Transcription

En entreprise il arrive très fréquemment, Que l’on ai besoin de travailler sur le même type de document. Je pense ici aux relances, aux factures, aux devis, Aux bons de commandes, aux contrats divers et variés. Toutes sortes de documents qui ne nécessitent au final, Que quelques ajustements, quelques modifications, Pour les personnaliser, les adapter à tel ou tel cas. Pour pouvoir travailler efficacement, Vous avez la possibilité dans Word d’utiliser, Pour traiter ce type de problème, Des modèles. Avec un modèle vous faites un original, Vous enregistrez cet orignal, Et lorsque vous avez besoin d’utiliser ce type de document, Vous générez, entre guillemets, une photocopie de ce document. Photocopie que vous pouvez modifier Sans que cela ait un impact sur le document original. Pour réaliser un modèle, Il va falloir pratiquer de la manière suivante, Dans un premier temps je vais vous demander De vous rapprocher des sources de cette formation, Chapitre 7. Où vous allez trouver un document qui s’appelle, Relance.docx Vous ouvrez ce document. Ce document c'est une lettre de relance, Mais que j’ai préparé en vue de le transformer en modèle. Quelle est la différence entre un document normal et un modèle ? Tout simplement j’ai dans ce document, Mis uniquement les informations qui sont constantes. Les informations variables, Je les ai mises ici entre parenthèses. Voyez par exemple à cet emplacement, « précisez » entre parenthèses. Ou ici « précisez le montant ». Ou ici « précisez la formation par son titre » Là encore, « précisez ». J’ai donc écrit ce qui ne bougeait pas Et ce qui devait bouger je l’ai mis entre parenthèses avec le mot précisez. Pour la date, j'ai pas tapé la date. J’ai mis un champ date. De telle sorte que ce champ se mette à jour automatiquement, Lorsqu’on ouvre le document à la date du jour. Donc mon document est prêt. Et je veux le convertir en modèle. Comment est-ce que je fais cela ? Je viens tout simplement sur Fichier. Je vais aller sur Enregistrer sous, Puisque mon document est déjà enregistré. Et que je ne veux pas le réenregistrer, sous le même nom au même endroit. Je vais venir ensuite sur Parcourir. Et là je vais obtenir ce dialogue. Dans ce dialogue je vais commencer par changer le Type. Le Type de document par défaut c’est un document .docx. Je vais le convertir en Modèle Word.dotx T pour Template, modèle en anglais. Le fait de choisir ce type, Fait que le chemin sur le disque dur change complètement. Ce chemin c'est un chemin qui est paramétré dans les options de Word. Par défaut, le chemin des modèles Office personnalisés, C’est le disque dur, Utilisateurs au pluriel, Votre compte utilisateur, Documents et ensuite Modèles Office personnalisés. Je vais lui donner un nom parlant parce que si j’ai Un grand nombre de documents de type modèle, Il faut que je puisse m’y retrouver. Je vais l’appeler Relance, ça me semble judicieux. On va mettre Enregistrer la miniature. Et je vais faire Enregistrer. C’est fait. Je peux maintenant fermer ce document. Arrive le moment où je veux générer une copie de mon original. C’est le principe de la photocopieuse. Je pose mon original sur la vitre. J’appuie sur le bouton, j’obtiens une copie. Cette copie je la modifie. La modification de la copie n’impacte pas l’original. Je veux une copie. Comment je fais ça ? Je viens dans Fichier. Et je vais venir sur Nouveau et non pas sur Ouvrir. Dans Nouveau je trouve ici des modèles, Mais ce sont des modèles de Microsoft. Des modèles en ligne que je peux utiliser bien évidemment. Mais moi je veux mes modèles à moi. Mes modèles à moi sont là. Le lien Personnel que vous avez ici. Si je clique sur Personnel. Je vois apparaitre ici tous les modèles que j’ai fabriqués. En l’occurrence, pour l’instant je n’en ai qu’un. Si je clique sur ce modèle. Que se passe-t-il ? Je clique. Le document, bien évidemment, va s’ouvrir. Et il va s’ouvrir avec comme nom, Document 3. Il ne s’appelle pas Relance, Puisque Relance.dotx c’est le nom du modèle. C’est le nom de l’original. Ici par défaut, Word lui donne un nom qui est Document 1, 2, 3 en allant. Maintenant si je fais des modifications, Je corrige. Par exemple je vais retirer à la place de « précisez » Je vais mettre la facture 123456. Un petit peu plus bas, ici on va marquer une date. On va mettre par exemple, le 1er octobre 2015 Ensuite on va etc. Je corrige. Arrive le moment où je veux enregistrer. Pour enregistrer, je viens sur Fichier. Je fais Enregistrer. Et là je choisis le dossier dans lequel je veux aller. Dans mes Documents, Je lui donne un nom. Je vais l’appeler par example, Relance client Dupont, Et je fais Enregistrer. Ma Relance client Dupont est enregistrée. Je peux fermer ce document, Je peux l’imprimer, en faire ce que je veux. Le fait d’avoir mis un numéro de facture et une date ici, Je ferme. Si je demande maintenant un autre document à partir de mon modèle, Vous allez voir que, Cela n’a eu aucune influence. Je viens sur Nouveau, Je viens sur Personnel, J’ouvre ma relance. Je retrouve mon document Relance sous le nom Document 4, Et vous voyez que le numéro que j’ai tapé tout à l’heure, Ou encore la date que j’ai tapée tout à l’heure, Ne sont pas présentes. Parce que le fait de modifier ces valeurs ici, N’impacte aucunement le document original. Il ne vous reste plus maintenant, Qu’a fabriquer autant de modèles que nécessaire Pour résoudre votre travail quotidien. Ceci afin de gagner beaucoup de temps.

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