Office 365 : L'essentiel d'Outlook

Créer un groupe de contacts

Testez gratuitement nos 1298 formations

pendant 10 jours !

Tester maintenant Afficher tous les abonnements
Les contacts de votre boîte de messagerie peuvent faire partie d'un ensemble (famille, amis, collègues, etc.). Voyez comment créer et gérer un groupe de contacts.
05:41

Transcription

lorsque vous gérez vos contacts dans Outlook, vous avez la possibilité, nous l'avons vu, de mettre, pour chacun de contact, une adresse mail. Dans votre environnement professionnel ou votre environnement associatif ou encore votre environnement personnel, vous serez amenés un jour ou l'autre avoir le besoin d'envoyer un même mail à plusieurs personnes. Alors là, y a deux approches possibles, la première, l'approche dite laborieuse et la seconde, l'approche dite astucieuse. La laborieuse, c'est quoi ? Bien, c'est tout simplement le fait que je vais venir dans messages, je vais faire un Nouveau message électronique, je viens dans À. Et là, je viens picorer parmi tous les gens avec lequel je suis en contact, pour cliquer sur leurs noms de manière à leur ajouter dans À, dans Cc ou dans Cci, nous en avons déjà parlé. C'est très bien sauf que vous devez envoyer ce même mail à 40 ou 50 personnes c'est un petit peu fastidieux surtout si vous devez faire ça de manière récurrente. Donc, comment se simplifier la vie c'est-à-dire comment on fait ça de manière astucieuse ? Et bien tout simplement en utilisant la notion de groupe de contact. On peut aussi appeler ça une liste de diffusion, ça dépend du logiciel que vous utilisez. Donc, dans Outlook ces groupes de contacts, je suis ici dans contact et je vois que dans l'onglet Accueil, dans le groupe Nouveau, j'ai Nouveau groupe de contacts, je clique dessus. Ce petit dialogue fait son apparition, à l'intérieur de ce dialogue je vais commencer par donner un nom à ce groupe. Je vais l'appeler par exemple Association musique. Voilà, je fais partie d'une chorale ou d'une association de joueurs de banjo, peu importe. Donc, je donne le nom que je souhaite, un nom qui permet de m'y retrouver par la suite. Et là il ne me reste plus qu'à faire quoi, bien qu'à rajouter des membres à cette liste. Pour ajouter des membres je vais venir sur l'icône, vous en doutez bien, Ajouter des membres. Je vais choisir À partir des contacts Outlook ou À partir du carnet d'adresses ou Nouveau contact de messagerie. Si je veux mettre quelqu'un qui n'existe pas encore dans mes contacts. Je vais prendre la première option, et là, je me vois bien-sûr que les personnes qui ont une adresse mail on ne va pas me proposer ici des gens qui n'ont pas d'adresses mail. je peux aller piocher dans tel ou tel dossier, rappelez-vous nous avons scindé nos contacts en deux dossiers. Donc je peux aller le chercher dans ce dossier ou dans celui là. Donc là, bah je vais choisir par exemple, cette personne cela, cela et cela. Et là je me disais, je me suis trompé, celui-là j'en veux pas, je glisse tout simplement dessus, j'appuie sur Suppr au clavier. Il disparaît et je prends plutôt cette personne là. Donc, je peux comme ça rajouter autant de membres que je le souhaite dans liste. Je veux rajouter même deux fois la même personne. Avec là j'ai le deux fois. Donc, attention quand même à ne pas le faire, voilà. Maintenant que c'est fait, je fais OK, et donc, ma liste est constituée, je n'est plus qu'à l'enregistrer. Pour l'enregistrer, je clique sur cette icône. Ma liste est faite. Alors, vous remarquez que nouvelle carte a fait son apparition, c'est la carte Association musique. Si je double clique sur cette carte, je retrouve toutes les personnes qui en font partie. Je peux rajouter des nombres s'ils m'ont donné quelqu'un vient se rajouter à cette liste ou je peux bien sûr supprimer quelqu'un si quelqu'un n'en fait plus partie. Pour supprimer la personne, je me mets dessus et je clique sur l'icône Supprimer un membre. Je ferme cette fenêtre. Arrive le grand moment où j'ai besoin d'envoyer à toutes ces personnes, à toutes les personnes de mon groupe de contact, Association musique. Bien, j'ai besoin d'envoyer un mail. Pour faire cela, je vais tout simplement, venir à l'intérieur de la messagerie. Je vais cliquer sur Nouveau message électronique Et là bien dans À ou dans Cc, peu importe, je n'ai plus qu'à indiquer que je veux envoyer ça à mon groupe de contact. Comment je fais ? Bah, je peux soit cliquer sur le bouton À et là je retrouve, classé en ordre alphabétique, mon groupe Association musique, je double clique et je fais OK. Bien autre solution, je vais supprimer ça. Je peux aussi taper directement dans la case asso, voyez que au fur et à mesure que je tape, on me fait des propositions. Je clique sur la proposition. Peu importe, dans les deux cas, j'obtiens le nom de mon groupe et j'obtiens surtout la possibilité de voir qui est dedans. Pour avoir cette possibilité, j'ai deux approches possibles. Je survole le nom du groupe, je viens dans la bulle je clique sur cette petite flèche. Et je vois les personnes qui en font partie, je ferme. Autre possibilité, vous remarquez ce petit plus devant. Je fais cliquer dessus Et là, il me prévient Si vous développez la liste Outlook remplace la liste avec ses membres. Vous ne pourrez plus la réduire. Alors ça ne massacre pas ma liste pour étant, mais, cette présentation va disparaître. Je fais OK, là, j'ai la liste qui s'affiche avec les noms à la queue leu leu. Bon, toujours pour des raisons de confidentialité, il faut mieux éviter d'envoyer des mails de cette manière là, avec toutes les personnes à la queue leu leu surtout quand vous vous adressez à un club complet de 100 ou 200 membres. J'efface tout ça. J'ai aussi la possibilité bien sûr de mettre en Cc ou Cci directement mon association, je me positionne sur Association musique. Je fais Cci, je fais OK. Voilà, c'est mit en Cci. Donc, aucune espèce de problème pour écrire un mail à un groupe de personnes, c'est très très utile ce genre de choses. Surtout, lorsque vous en avez un besoin récurrent.

Office 365 : L'essentiel d'Outlook

Envoyer, recevez, et gérez des e-mails et tirez pleinement parti d’Outlook dans sa version Office 365. Abordez les fonctions Contacts, Calendrier, Tâches et Notes, etc.

5h34 (76 vidéos)
Aucun commentaire n´est disponible actuellement
 
Spécial abonnés
Date de parution :30 sept. 2016
Mis à jour le:30 sept. 2016

Votre formation est disponible en ligne avec option de téléchargement. Bonne nouvelle : vous ne devez pas choisir entre les deux. Dès que vous achetez une formation, vous disposez des deux options de consultation !

Le téléchargement vous permet de consulter la formation hors ligne et offre une interface plus conviviale. Si vous travaillez sur différents ordinateurs ou que vous ne voulez pas regarder la formation en une seule fois, connectez-vous sur cette page pour consulter en ligne les vidéos de la formation. Nous vous souhaitons un excellent apprentissage avec cette formation vidéo.

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions !