SharePoint 2016 : Les flux de travail

Créer un flux de travail de site

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Les flux de travail de site ne sont pas rattachés à une liste ou à une bibliothèque. Toutefois, vous apprendrez qu'ils peuvent interagir avec les listes du site.
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Transcription

L'objectif de cet exercice est de mettre en pratique certaines des actions liées aux flux de travail de site. Ces flux de travail ne sont pas attachés à une liste ou à une bibliothèque, ils sont associés à un site. Toutefois, ils peuvent interagir avec les listes du site. Vérifiez bien que vous avez une liste d'annonces sur votre site, sinon vous la créez. Vous l'appelez Annonces, tout simplement, si vous n'en avez pas, et vous allez créer un nouveau flux de travail de site cette fois-ci. Donc, pour cela, vous allez dans SharePoint Designer dans Flux de travail de site. Laissez tout par défaut, et vous faites OK. Et là, vous allez insérer la condition qui est si une Personne est un utilisateur SharePoint valide. Le bloc d'instructions avec cette condition ne s'exécutera que si le compte sélectionné est un utilisateur de SharePoint. Vous cliquez sur personne, voilà, puis Recherche de flux de travail pour un utilisateur. Voilà, c'est celui-là, vous l'ajoutez, et vous allez sélectionner dans le Contexte du flux de travail et vous allez prendre l'initiateur du flux de travail, voilà, Initiateur du flux de travail. Donc, ça vous permet de renvoyer l'information sur qui va initier le flux de travail. Donc, si l'initiateur est une personne valide dans SharePoint, donc, c'est OK. Donc, vous validez ça aussi. Ensuite, dans cette condition, vous insérez l'action créer un élément, donc, vous allez créer un élément. Dans quelle liste ? Eh bien, imaginez-vous que c'est la liste Annonces. Alors, si vous ne la voyez pas, pensez à rafraîchir et ici vous devriez la voir, maintenant, Annonces, très bien. Donc, au niveau d'Annonces, vous avez une colonne qui est obligatoire, c'est le titre. Donc, il faut effectivement sélectionner Titre, Modifier, et au niveau de la valeur suivante, vous cliquez sur les trois petits points, et dans le Générateur de chaînes, vous tapez le texte Flux de travail, ici, directement, Flux de travail, une petite espace après, et vous cliquez sur Ajouter ou modifier la recherche, et dans la boîte de dialogue Recherche de chaîne, modifiez la source de données en Contexte du flux de travail, et le champ de la source en Nom de l'association. En fait, vous allez avoir le nom du flux de travail, tout simplement, c'est cela que ça veut dire. Donc, ça vous permet de récupérer à ce moment-là le nom du flux de travail qui va venir alimenter la liste Annonces, tout simplement. Vous faites OK. Sur la même ligne, on peut d'ailleurs ajouter initié par, comme ça, vous aurez la personne qui l'a fait, et ça peut donner des idées sur des traçabilités de traitements, ce genre de choses, voilà, vous pouvez le garder, et vous allez récupérer l'initiateur que vous renvoyez comme une chaîne, peut-être plutôt comme un Nom complet, ce sera plus lisible. Vous cliquez sur OK, et là, normalement, ça devrait être bon, donc, vous pouvez cliquer sur OK. Ici, c'est bon, et du coup, là c'est bon. Alors, dans le ruban, vous cliquez sur Paramètres de formulaire d'initiation, et là vous allez ajouter un champ de type Une seule ligne de texte auquel vous allez donner votre nom. Donc, vous demandez le nom à la personne. Vous n'allez pas mettre de valeur par défaut. Non, ce n'est pas utile. Vous faites Terminer. Vous cliquez sur OK, et on va se contenter d'une seule colonne. Rappelez-vous que le formulaire d'initiation de flux de travail sera modifié. Donc, le champ Votre nom apparaîtra dans ce formulaire. Ensuite, vous allez ajouter une condition. Donc, vous sélectionnez votre bloc. Vous faites Branche Sinon-Si. Rappelez-vous que Else, même s'il est étonnant, est normal. Donc, dans le Else, vous allez ajouter là aussi une action créée, et là on va créer un élément aussi dans la liste Annonces. C'est le même principe, mais on va aller un petit peu plus vite. On va modifier le titre, toujours les trois petits points au niveau de la valeur suivante. Vous allez pouvoir indiquer un message : Flux de travail + une petite espace. Cliquez sur Ajouter ou modifier la recherche. Ici, on va faire les modifications, on va prendre le contexte… on va prendre encore une fois le Nom de l'association. On clique sur OK, et on va mettre aussi initié par. Donc, initié par, eh bien, on ne peut pas aller rechercher l'initiateur puisqu'on considère que la personne n'est pas valide. Donc, ici, on va mettre au niveau des Paramètres et variables, vous récupérez le paramètre Votre nom, et vous faites OK. Il ne reste plus qu'à valider tout ce que vous avez fait. Donc ça et ça, parfait. Vous publiez directement. Vous allez sur votre site SharePoint avec le navigateur. Donc, allez dans les paramètres et Contenu du site. Et c'est là où vous allez retrouver FLUX DE TRAVAIL D'UN SITE. Donc, vous cliquez dessus... Là, vous voyez bien votre flux de travail wf04C. Alors, indiquez votre nom, ici, je vais mettre Claude... COUDERC. Je clique sur Démarrer. Donc, le flux de travail est terminé, et je vais aller voir au niveau du Contenu du site. Si j'ouvre la liste Annonces, il m'a retrouvé flux de travail qui a bien été initié par Claude. Ce qui est normal, évidemment, puisqu'il a bien mis Claude et non pas Claude COUDERC, car je suis un utilisateur valide de SharePoint. C'est un usage un petit peu pédagogique. J'en suis conscient. L'idée, c'est de voir l'utilisation et le fonctionnement d'un workflow de site. Ces workflows peuvent présenter un intérêt par rapport à votre métier. Ils existent, et c'est à vous de voir si effectivement vous pouvez en faire usage ou pas. Il est clair que par rapport à ma pratique, j'utilise beaucoup plus souvent, et de loin, les flux de travail réutilisables, éventuellement les flux de travail de liste et exceptionnellement les flux de travail de site, mais ça dépend encore une fois de ce que vous avez à faire. Dans l'absolu, vous avez une panoplie d'outils, et c'est à vous de décider celui qui vous intéresse le plus.

SharePoint 2016 : Les flux de travail

Créez, personnalisez et publiez des flux de travail SharePoint avec SharePoint Designer. Découvrez les bonnes pratiques et les erreurs à éviter lors de leur création.

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Date de parution :15 févr. 2017

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