SharePoint 2016 : Les flux de travail

Créer un flux de travail d'approbation SharePoint 2010

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SharePoint 2016 est compatible avec les flux de travail de type SharePoint 2010 et il permet aussi d'en créer de nouveaux. Ici, vous allez créer un flux de travail d'approbation qui utilise un flux de travail de type SharePoint 2010.
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Transcription

Dans cet exercice, vous allez utiliser un modèle livré par SharePoint et notamment un modèle de workflow d'approbation. Vous allez faire approuver un document à vos utilisateurs en passant obligatoirement par un workflow. Donc allez dans la bibliothèque Contrats. Donc dans la bibliothèque Contrats, vous aller associer un workflow. Donc BIBLIOTHÈQUE. Là, sur le petit raccourci vous demandez d'Ajouter un flux de travail. Et bah ça tombe bien, c'est flux d'approbation. Ne soyez pas surpris de voir marqué SharePoint 2010. C'est tout à fait normal, et je vais vous expliquer ce qui se passe. Pour des raisons purement de compatibilité, Microsoft a gardé toute la logique des SharePoint qui étaient développés initialement dans SharePoint 2010 pour qu'ils puissent fonctionner aussi bien dans SharePoint 2010 bien sûr, SharePoint 2013, SharePoint 2016 et même d'ailleurs SharePoint Online, c'est-à-dire la version cloud. Ça veut donc dire que vous pouvez utiliser un workflow SharePoint 2010 tel quel dans SharePoint 2016. Deuxièmement, vous comprendrez un petit peu plus tard pourquoi, mais c'est des fois plus pratique de partir sur un modèle SharePoint 2010 que de prendre un nouveau modèle de workflow, notamment basé sur les évolutions des workflows. C'est plus pratique de partir d'un modèle SharePoint 2010 parce que vous verrez les manipulations. En tout cas, la plupart des manipulations sont relativement simples à faire et n'exigent pas un niveau de complexité très élevé. Donc, c'est pour ça qu'il y a encore beaucoup d'utilisateurs, qui, malgré qu'ils sont sur des plateformes récentes, font des développements, et c'est tout à fait cohérent, SharePoint 2010. Vous allez entrer un nom unique pour ce workflow. Là, il s'appelle wf01B. Là on connait : Tâches, tout ça c'est bon. Cette fois-ci on va demander, lors de la création d'un nouvel élément, que le flux de travail démarre automatiquement. Faites Suivant. Et là vous avez tout le paramétrage de votre workflow d'approbation. Alors il y a beaucoup de paramètres. On va les voir les uns après les autres. Déjà, vous avez l'Approbateur. Comme vous êtes sur un modèle, ici vous êtes obligé de définir un approbateur fixe. Et en plus, pour faire simple, vous allez prendre votre propre compte. Donc c'est ce que je vais faire. Mais rassurez-vous : vous verrez que vous pourrez faire des assignations de tâches à d'autres utilisateurs que vous même évidemment, et même de manière dynamique, en se basant sur les critères. Vous pouvez avoir plusieurs approbateurs. Vous pouvez rajouter, comme ça, des listes d'approbateurs. Ces approbateurs peuvent faire des approbations en série ou en parallèle. En série : c'est l'un après l'autre. En parallèle : tout le monde reçoit en même temps la demande d'approbation. Ici je vais rester sur série et je vais en fait supprimer les approbateurs supplémentaires. Pour l'instant déjà, on va essayer de se débrouiller avec juste ça. Alors, vous pouvez rentrer des groupes. C'est pour ça qu'on peut développer les groupes. Ici, vous mettez votre message : Merci d'approuver. Vous pouvez mettre une échéance. Oui, en fait vous pouvez le dire aux utilisateurs : je voudrais avoir une réponse avant telle date pour éviter que ça dure trop longtemps. Alors ça peut être soit un planning, l'échéance, soit ça peut être une durée. Ça, vous dites: vous avez par exemple trois jours pour répondre, ou sept jours. Vous pouvez être en copie des gens qui sont simplement informés. Il n'y aura pas de tâches qui leur seront affectées. Mais ils seront informés du lancement du workflow. On peut terminer le workflow dès le premier refus. Si quelqu'un refuse, pourquoi continuer quoi ? Si quelqu'un a mis son véto, il n'y a pas de raison de continuer à priori. Donc là, je vais cocher. Après, c'est à vous de voir en fonction de vos besoins bien sûr. Terminer en cas de modification de document : là c'est une question un peu de logique. Si le document, il a déjà été approuvé par un certain nombre de personnes et qu'entre-temps il est modifié, les autres personnes risquent de valider des modifications différentes de celles d'origine. Donc à priori, je vais refuser aussi. Et on vous demande : voulez-vous mettre à jour le statut d'approbation lorsque le flux de travail est terminé ? Autrement dit, voulez-vous associer l'état du flux de travail à l'état d'approbation du document ? Si le flux de travail est terminé, eh bien dans ce cas-là, le workflow va être terminé. Et donc, ça signifie que le document est approuvé. Donc moi, ça me convient. À vous de voir aussi en fonction de vos besoins. Je fais Enregistrer. Je vais retourner maintenant dans ma bibliothèque Contrats. Et là, comme j'ai déjà un document, je pourrais rajouter un document et ça me permettrait de le lancer. Mais là je vais lancer manuellement. Même si vous avez paramétré, ça n'a pas d'importance. Ce que je veux, c'est tout simplement lancer le flow de travail. Et si je lance mon workflow, je retrouve tous mes paramètres que je peux éventuellement modifier d'ailleurs. Donc si je veux changer l'approbateur ici, je peux le faire hein, j'ai tout à fait le droit. Je fais Démarrer. Donc le workflow ici, que l'on voit, a bien été démarré. Il est en cours, je peux l'ouvrir d'ailleurs. Et ce qui est intéressant, c'est que vous allez avoir une représentation sous forme d'un Visio d'ailleurs. C'est une application de service dans SharePoint qui vous montre le déroulement de votre workflow. Donc là, il y a une tâche qui est attribuée à Claude, à moi même, d'accord ? Donc là, ça m'indique l'état d'avancement. Je vais dans la liste des tâches. Et là, je vois effectivement : Veuillez approuver Contrat3 Je l'ouvre. Et là, j'ai la possibilité effectivement, premièrement, je peux consulter le document Contrat3. C'est-à-dire que si je vais l'ouvrir, il me propose de l'ouvrir. Là je vais faire Annuler. Je peux mettre un commentaire. Je vois la date d'échéance. Je peux Approuver donc le document Contrat3. Je peux le Refuser, donc je le rejette. Annuler : je ne prends aucune décision. Demander une modification : certes, je m'adresse à l'émetteur du workflow en disant : je voudrais que tu corriges telle partie, etc. tu revoies, ça ne me convient pas. Et Réinfecter la tâche : là, c'est différent. Ça, je délègue en fait l'approbation à un autre utilisateur. Bon ici, je vais déjà approuver. Et du coup vous remarquerez qu'effectivement la tâche est approuvée. Et comme la tâche est approuvée, si je retourne dans Contrats, je vois que le workflow est bien approuvé. Et donc dans ce cas-là, le document lui aussi est approuvé.

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