SharePoint 2016 : Les flux de travail

Créer un flux de travail d'approbation

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Apprenez à créer un flux de travail d'approbation. Mettez également en pratique certaines actions personnalisées liées au flux de travail d'approbation.
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Transcription

L’objectif de cette vidéo est à la fois de créer un workflow d’approbation un petit peu riche, et aussi de voir comment vous pouvez le personnaliser. Donc vous ouvrez SharePoint Designer. Vous allez sur votre site, dans Flux de travail. Et là vous allez ajouter un nouveau Flux de travail à Affaire. Vous lui donnez un nom. OK. Vous allez renommer l’étape, vous l’appelez Traitement. Vous allez maintenant indiquer que vous démarrez le traitement. Donc vous faites ce qu’on appelle une Consignation. Vous consignez dans l’historique, que vous démarrez. Donc démarrage de l’étape Traitement. Voilà, parce que c’est le nom de l’étape. Vous avez ici la possibilité maintenant de mettre des conditions ou des actions. Donc là je vais prendre la création par une personne spécifique. Donc si l’objet est créé par moi-même, j’ajoute, alors dans ce cas-là, eh bien, je vais faire des opérations bien précises. Mon objectif, c’est si l’affaire est bien créée par moi-même, eh bien je vais archiver, dans ce cas-là, le contrat dont l’ID est égal à 1. Autrement dit, premier contrat. C’est une simplification, évidemment, purement pédagogique. Dans la réalité, ça serait un peu plus complexe. Mais là ici, on va déjà se concentrer sur ce mécanisme de base. Donc je vais tout simplement archiver, donc dans la bibliothèque Contrat, l’élément qui a l'ID : l’IDContrat qui est égal à 1 tout simplement. Je fais OK. Ça c’est normal. Ensuite, une fois donc que j’ai archivé, je vais mettre un petit commentaire, en disant ici tout simplement que le contrat archivé. Et maintenant je vais extraire le deuxième contrat dont l’ID est égal à 2. Voilà donc là aussi, c’est un peu un cas d’école bien sûr, mais vous voyez le principe. Donc dans la liste Contrat, je vais prendre l’ID qui est égal à 2. Parfait. Et maintenant je peux définir l’approbation de mon élément. Donc je vais dire que l’affaire est approuvée. Donc je vais définir le statut d’approbation du contenu, le dernier qui est là. Donc je vais dire qu’il est approuvé. Et je rajoute un commentaire en disant que la commande est valide. Voilà. Par contre, si quelqu’un crée un élément, et que ce n’est pas moi, eh bien dans ce cas là je veux au contraire qu’il y a un rejet systématique de l’approbation. Donc ici je vais cliquer sur Branche Sinon-Si. C’est normal que Else apparaît. Else veut dire sinon en anglais. Et là vous allez donc directement définir le statut d’approbation du contenu à rejeter, avec le commentaire en disant : Auteur n’est pas Claude, n’est pas Claude, voilà par exemple. Très bien. Donc le statut d’approbation est défini. Je pourrais faire d’autres actions, comme par exemple faire une consignation supplémentaire. Je vais m’arrêter là. Je vais simplement le définir par contre, en automatique. Et je le publie. Je vais ouvrir la liste associée. Et dans la liste, je vais créer un élément, appelé Poupée. Donc c’est bien moi évidemment qui le crée. Donc c’est bien Claude. Je vais faire Enregistrer. Alors ce que je vais faire, c’est que je vais ouvrir une autre instance d’Internet Explorer pour vous montrer avec un autre compte que mon compte, ce qui va se passer. Pour ouvrir une autre instance, eh bien ce que je vais faire, c’est que je vais tout simplement prendre le raccourci de IE. Sur le clavier, j’appuie sur la touche Maj, comme Majuscule. Je fais un clic-droit sur l’icône. Et je demande d’exécuter en tant qu’autre utilisateur. Si je n’avais pas appuyé sur la touche Majuscule, eh bien, je n’aurais pas cette option. Donc là je fais ça, Exécuter en tant qu’autre utilisateur. Je mets Alice. Avec son mot de passe fort. Je clique sur OK. Et elle arrive sur Affaire. Très bien, je vais créer un nouvel élément, qui va s’appeler Voiture. Je vais agrandir un peu la fenêtre. Je fais Enregistrer. Quelle est la situation ? Donc ça s’est fait avec le compte d’Alice. Je vais faire F5. Au niveau de Poupée, qui a été créé par Claude, je suis en état d’approbation Approuvé, alors que la Voiture qui a été créée avec le compte d’Alice, voilà qui est ici, je vais faire F5 aussi d’ailleurs, on voit la même chose évidemment ; la Voiture qui a été créée avec le compte d’Alice, elle en revanche a été rejetée, ce qui est conforme à la logique, effectivement, du flux de travail. C’est ce qui était demandé. c’est dès que l’auteur n’était pas Claude, l’approbation du contenu a été rejetée. Donc à partir de là, vous pouvez facilement imaginer comment vous pouvez enrichir et personnaliser encore plus le fonctionnement d’un workflow d’approbation. Alors ensuite, ce qui est intéressant de voir, c’est : est-ce que les consignations, notamment la consignation qui est là, ont bien fonctionné ? Donc vous pouvez retourner dans Affaire. Vous allez sur votre workflow, par exemple celui-ci. Et là vous retrouvez bien dans l’historique des flux de travail, le démarrage de l’état de traitement. Donc ça c’est sur l’élément Poupée. Mais vous auriez la même chose, cela va de soi, sur l’article créé par Alice. On peut vérifier tout de suite. Terminé, vous avez bien Démarrage de l’étape traitement.

SharePoint 2016 : Les flux de travail

Créez, personnalisez et publiez des flux de travail SharePoint avec SharePoint Designer. Découvrez les bonnes pratiques et les erreurs à éviter lors de leur création.

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