Créer un planning avec Excel 2016

Créer un échéancier mensuel

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Créez une simple liste verticale affichant les années et les mois selon un modèle esthétique précis. Il s'agit d'afficher uniquement avec une zone de saisie pour les détails.
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Transcription

Nous allons voir maintenant comment créer un échéancier de type mensuel. Donc, c’est un cas un petit peu plus compliqué que l’échéancier annuel puisqu’on a un niveau un peu plus fondamental qui est celui du mois. Mais sinon, vous allez voir, ça n’a rien d’extraordinaire. Donc, on va créer une feuille. Pour cela, on va écrire « Échéancier mensuel ». Nous allons copier-coller la partie qu’on avait déjà faite précédemment. Voilà, et simplement, on va ajouter Mois et Description qui sera, pour le coup, dans la troisième colonne. Et comme il y aura aussi deux échéanciers, un avec espace réservé un sans espace réservé, on prépare déjà une colonne un peu plus loin avec la potentialité d’avoir plusieurs lignes descriptives pour un seul mois. Maintenant, ceci étant dit, il faut qu’on ait des années et les mois. Et que l’année apparaisse seulement en face des mois de janvier. Donc si on se dit ça, c’est clair que les années vont devoir apparaître et se calculer en fonction des mois et non pas l’inverse. À ce moment-là, dans mois, ici, il nous faut le mois correspondant à cette année et comme, à ce jour, je n’ai jamais eu de clients qui m’ont dit : « on veut un échéancier qui commence un autre mois que le mois de janvier », on va donc mettre de côté les échéanciers comptables, c’est-à-dire les échéanciers où l’année commence un autre mois que le mois de janvier. Donc là, allons-y. On fait "= Date" et on va prendre l’année qui est là-haut ; le premier mois "point-virgule" le premier jour du premier mois. Ça nous donne une date, mais ceci, on sait qu’on doit le transformer en mois, donc, on fait clic droit et Format de cellule et on va dans Personnalisée, et on va mettre ici : "mmmm". Voilà, donc là on a effectivement déjà le mois de janvier qui se calcule automatiquement. Alors vous allez dire : « mais on ne voit pas l’année ». Mais si, au fait on la voit. C’est que si on utilise la fonction Année, de la date qui est à droite, on a effectivement l’année. Maintenant, vous allez dire : « Mais comment est-ce qu’on fait pour les mois d’après ? » Eh bien, il faut que l’on décale cette valeur d’un mois. Et pour ça, il ne faut surtout pas faire la valeur du dessus plus 30 ou 31, parce que sur le long terme, vous allez vous prendre un mur. Donc, si on va regarder dans les fonctions de date d'Excel, donc ici, la date. Il y a un certain nombre de fonctions, ça on s’en doute et il y a une fonction qui s’appelle MOIS.DECALER que l’on avait vue dans la formation sur les fonctions de date. Là, on va l’utiliser : "= MOIS.DECALER" la date de départ qu’on décale d’un mois. Et ensuite, il n’y a plus qu’à prendre le formatage de la cellule du dessus Et c’est bon. Regardez, si maintenant on tire, effectivement, j’ai l’année. Si je continue à tirer, j’ai, pour le coup, l’année d’après, et ainsi de suite. Là, je suis déjà capable de construire tous les mois. Mais vous allez me dire : « Mais c’est idiot, j’avais qu’à faire ça aussi tout simplement en écrivant janvier. Je regarde ce qu’on appelle les listes extensibles. Et de tirer ici le mois de janvier ». Non, ce n’est pas aussi simple parce que, ce qu’on veut quand même c’est récupérer les années automatiquement devant, raison pour laquelle je ne peux pas prendre simplement les listes de mois auto-extensibles. En prenant la fonction Année que l’on a ici, si je la tire ici, c’est sympa, elle marche. La chose étant, c’est que les années apparaissent partout, et ça, ce n’est pas voulu. Là, on sait comment se débarrasser de ça. On sélectionne toute la colonne et puis à nouveau rebelote, on va utiliser notre formatage conditionnel, utiliser une formule et faire la même chose que pour l’échéancier annuel, prendre la première cellule et dire que, si elle est égale à celle d’avant, il doit mettre le texte en blanc. Donc on va faire ça, on fait un OK, un OK. Et si on regarde maintenant, c’est tout beau. On a quelque chose de totalement automatique. Si, par exemple, on passe à 2018, évidemment, les mois ne bougent pas, mais alors vous allez me dire : « J’aurais pu les préparer à l’avance ». Oui, vous auriez pu les préparer à l’avance avec la liste auto extensible et faire que cette colonne ait une formule. Je suis d’accord. Mais de mon point de vue, ça vous aurait pris plus de temps. Mais bon, c’est mon point de vue personnel. En plus, avec cette technique que je viens de vous montrer, si un jour vous venez à faire un échéancier comptable, vous sauriez le faire assez rapidement parce que c’est une simple généralisation de ce qui vient d’être fait à l’instant. Maintenant, la chose étant, c’est qu’à l’échéancier avec les espaces réservés -- Alors là, évidemment, c’est à peu près le même système, c’est-à-dire que dans un premier temps, on va, ici, construire un mois. Donc on prend la date à partir de l’année, le premier mois, le premier jour. Je fais virgule au lieu d’un point-virgule. Ensuite, on va formater cette cellule en janvier. Et ce qu’on aimerait, imaginez, c’est avoir cinq janvier, par exemple, et cinq février. Donc là, on va faire égal, on prend la cellule du dessus avec un F4 pour mettre une référence absolue et on tire ici janvier, par exemple, encore un certain nombre de fois jusqu’à en mettre cinq. Et puis, maintenant, vient exactement la même technique que ce qu’on a fait pour l’échéancier annuel. C’est-à-dire qu’on écrit "=si(nb.si(", le nombre de janviers qui sont là-haut par rapport au critère du fait qu’il faut compter ici des janviers, ça, c’est l’idée, donc, à cinq, parce que, rappelez-vous, j’ai fait un choix empirique de cinq. Si ce critère est respecté, ce que je veux maintenant dans la cellule qui est là c’est de faire un MOIS.DECALER de la cellule du dessus d’un mois, sinon de reprendre le nom du mois du dessus. Donc là, c’est exactement la même syntaxe qu’avant. Vous pouvez le remarquer, on ne fait pas simplement plus un, on va travailler avec des chiffres entiers et on fait un MOIS.DECALER de un, on valide par Entrée et on peut tirer maintenant février. Et vous allez pouvoir remarquer qu’à chaque fois, on a tous les mois qui apparaissent cinq fois. Mais évidemment, ceux qui font des descriptions d’activité me disent : « Oui, mais je souhaiterais que chaque mois n’apparaisse qu’une fois ». Là, à nouveau, on va faire comme pour l’échéancier annuel et comme on l’a fait ici pour les années, on fait une nouvelle Mise en forme conditionnelle Nouvelle règle. On va ici dans Utiliser une formule, on va dire que la première cellule qui est là, si elle est égale à celle du dessus, voilà, puis on enlève les "$" devant les lignes pour que ça s’applique à toutes les lignes, si elle est égale à celle du dessus, il faut que le texte soit en blanc, comme ceci ; on fait un OK, et comme vous pouvez le voir, pour le coup on a effectivement tous les mois qui se répètent, mais toujours avec cinq lignes vierges. Après, évidemment, je peux tirer encore plus bas. Enfin, cinq lignes vierges, on se comprend. Il y en a en réalité quatre, mais il y a des intervalles de cinq. Alors, maintenant, la chose étant, c’est qu’il faut les années, donc "= ANNÉE" de ce qu’il y a à droite ; on valide. Et, encore une fois, si je tire ou fais un double clic, on voit qu’on a le problème du fait que l’année apparaît partout, mais moi, ce que j’aimerais, c’est que l’année apparaisse uniquement lorsqu’il y a un changement d’année. Donc, ça veut dire, par exemple, ici. Alors là, on va faire à nouveau notre formatage conditionnel, on sélectionne cette zone de cellule, on va dans Mise en forme conditionnelle Nouvelle règle. Sur la base d’une formule, égal la première cellule égale à celle du dessus, on enlève "$" devant le numéro de la ligne, on va dans Format de cellule, on met le texte en blanc, on fait OK et OK et, pour le coup, on a l’année devant janvier. Ici, on a l’année devant janvier, on a l’année -- Il faut que je tire encore un petit peu pour que vous puissiez voir. Et puis là, pareil comme ceci. On va tirer un peu plus bas. Comme vous pouvez le voir, ça marche très bien. Après, c’est à vous de choisir jusqu’où vous voulez tirer. On peut faire comme on avait fait pour les années. On peut tirer jusqu’à la ligne 1000, ce n'est pas un souci majeur. Je vais arrêter là parce que, de toute façon, le principe est le même. Donc voilà pour l’échéancier mensuel avec ou sans espace réservé.

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Date de parution :7 sept. 2016

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