Créer un planning avec Excel 2016

Créer un échéancier horaire

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Transcription

Nous poursuivons maintenant avec nos échéanciers pour faire le dernier. C’est un échéancier relativement simple. Il s’agit de l’échéancier horaire. Pourquoi c'est le dernier ? Parce que, à ce jour, je n’ai jamais eu de client qui m’ait demandé de faire un échéancier au niveau de la minute, ou du quart d’heure ou de la demie-heure, au même titre, comme je vous l’ai déjà dit, que je n’ai jamais eu de client qui m’ait demandé de faire un échéancier au niveau du trimestre ou du semestre. Alors, voyons comment faire un échéancier horaire. On va ajouter une nouvelle feuille. Et puis on va l’appeler « EchéancierHoraire ». La première chose que l’on va faire, c’est d'aller copier ici la zone, qui est quasiment toujours identique, d’un échéancier à l’autre pour la coller dans cette feuille. Évidemment, on va élargir la colonne Description et on va insérer une nouvelle colonne qui va s'appeler « Heure ». Maintenant, pour info, on va s’imposer comme contrainte -- même si évidemment, ça peut être adapté en conséquence en fonction des besoins -- que les journées commencent à 08:00 et finissent à 17:00 et également qu’on n'aura pas d’échéanciers avec espace réservé car on aura une seule tâche pour une seule heure. C’est une supposition que l’on fera. Pourquoi je fais cette hypothèse-là ? Parce que, pour l’instant, je n’ai jamais eu qui que ce soit qui m’ait demandé de faire un échéancier au niveau horaire avec plusieurs tâches à l’heure. Maintenant, pour ce faire, comment est-ce qu’on procède ? Eh bien, dans la partie Heure, on va aller prendre -- Parce qu’on commence toujours avec l’unité la plus petite, vous l’avez remarqué, on va aller prendre la date du dessus, mais, vous savez peut-être que, quand on prend une date, par défaut, elle est saisie dans une cellule, elle est à minuit. Donc il nous faut rajouter huit heures puisqu’on veut que nos journées commencent à 08:00. Comme Excel fonctionne, à la base, à l’unité Journée, huit heures, c'est le un tiers d’une journée. On va rajouter un tiers. Ensuite, une fois que l’on a ça, nous, on aimerait voir les heures. Donc, on va ici typiquement dans les options de formatage et on prend heure-- Moi, ce qui ne me plait pas c’est qu’il y a les secondes, donc je préfère aller dans formatage personnalisé et simplement mettre hh:mm. Maintenant, la cellule du dessous est égale à celle du dessus à laquelle on rajoute donc une heure, c’est-à-dire 1/24 d’une journée. Ensuite, évidemment, on peut tirer jusqu’à plus soif. Mais le souci, c’est que dans le cas présent, bien évidemment, on a des journées « qui ne se terminent pas » ; ça peut arriver. Il y a des entreprises qui travaillent 24h/24, mais je vous l’avais dit, imaginons que ce ne soit pas le cas. Alors, dans le cas présent, ce que l’on a besoin de faire, c’est de dire : « écoute ce serait bien, si tu es égale à 17:00, que tu passes à la journée d’après ». Pour ça, il faut qu’on fasse ça sur la première cellule. Donc, allons-y ! On va dire ici, si la valeur qu’il y a au-dessus, au niveau de son heure -- donc on utilise la fonction heure d’Excel -- est égale à 17, alors il faut que tu prennes la valeur qu’il y a au-dessus, et, comme il doit retomber à 08:00 le lendemain matin, ça veut dire qu’il faut ajouter le 15/24ème d’une journée. Ensuite, dans le cas contraire, faut qu’il ajoute juste une heure et là, on ferme la parenthèse. Et maintenant, on peut incrémenter jusqu’en bas et qu'est-ce que l'on peut constater ? On a 08:00-17:00, 08:00-17:00, 08:00-17:00 et ainsi de suite. Donc là, c’est génial ; on l’a. Maintenant, pour les journées, c’est très simple, c’est JOURSEM. Puis on veut prendre simplement le jour de la semaine qui est à droite. Ça nous donnerait le deuxième jour. Et si on veut plutôt le nom du jour, on va simplement prendre la valeur qui est à droite, puisque je vous rappelle, qu'en réalité, il s’agit d’une date, qu'elle a derrière, et puis de dire qu’on veut la formater au format jjjj. Pour le coup, le 18, il nous dit que c'est un lundi, enfin le 18 juillet et ce qui est juste. Maintenant, j’incrémente ça jusqu’en bas et effectivement, on voit que les jours s’incrémentent bien, mais ils se répètent, ce qui n’est pas génial. Et là, on connait la règle. On fait une mise en forme conditionnelle, on crée une règle, utiliser une formule. Ici, on va écrire =, on va prendre donc le premier jour et dire que s’il est égal au jour d’avant, en enlevant les dollars devant le numéro de ligne, on va dire que le texte doit être égal en blanc. Puis, on valide par OK et pour le coup là, on voit que, visiblement, il n’a pas pris, c'est que j’ai dû faire une erreur. Je vais aller revoir ce que j’ai fait. Gérer les règles Modifier. Donc j’ai bien pris C5 et C4. Pourtant, ça joue dans le cas présent, puis il dit qu’il n’y arrive toujours pas. Là, on a une curiosité. Effectivement, ce qu'il devrait pourtant y arriver. Ah oui ! Je me rappelle pourquoi il n'y arrive pas. Ça, c’est effectivement quelque chose où je me fais souvent piéger dans les formations, c'est que, au fait, ce qu’il y a derrière, faut pas oublier, c'est un jour, mais aussi, dans le cas présent, avec une heure. Or, on ne peut pas comparer ces deux-là parce qu’ils ne sont pas à la même heure. La chose étant, il faudra qu’on aille dans Mise en forme conditionnelle Gérer les règles Modifier la règle, et il faut qu’on prenne carrément la valeur sans prendre en compte la partie heure. Comment est-ce qu’on va faire ça ? On va simplement ici dire, à nouveau, joursem de C5-- ça, c’est une autre manière. On peut travailler avec joursem égal joursem de C4. C’est une manière de contourner le problème. Et puis, pour le coup, maintenant on est bon. Mais j’aurais pu prendre autre chose que joursem. J’aurais aussi pu prendre jour tout court, ça aurait très bien aidé. Maintenant, ce qu’il nous faut, ici, c’est les dates. Donc égal ce qu’il y a à droite, et pour le coup, on va simplement formater ça au format Date, par exemple, Courte. Puis, ici, on peut, à nouveau, tirer ça jusqu’en bas, mais on remarque que les dates ici se répètent. Là, encore une fois, il va falloir faire du formatage conditionnel. Mise en forme conditionnelle Gérer les règles et ici une nouvelle règle de type formule et on va dire, si la première qui est là est égale à celle du dessus, on enlève les dollars devant les numéros de ligne et on n’oublie pas une chose, c'est qu’à nouveau, en réalité, derrière ces dates, si on affichait le format très précis, on verrait qu’il y a des heures différentes. Donc, il nous faut, absolument, encore une fois, jouer, par exemple, avec Joursem ou Jour. Je vais le faire avec Jour comme ça vous verrez que ça marche. Donc jour, on ouvre la parenthèse, on ferme la parenthèse. Pareil pour celui-là là. Jour, on ouvre la parenthèse, on ferme la parenthèse. On va dans format, on prend un texte blanc, on fait OK, OK et OK. Et, pour le coup, on voit que ça marche parfaitement. Maintenant, il nous reste les numéros de semaine, donc ici, la chose étant, il nous faudrait juste le numéro de semaine de ce qu’il y a à droite. Donc numéro de semaine donc de B5 selon le système des normes ISO, donc 30. Et là, encore une fois, si on tire, on aura le même problème qu’avec les autres colonnes, donc on va créer une nouvelle règle de type valeur en disant égale celle-là égale celle du dessus. Par contre, on n’a pas besoin d’utiliser la fonction jour ou joursem parce que la fonction Numéro semaine de toute façon, elle fait totalement abstraction des heures. Là, on va juste dire qu’on veut le texte en blanc et on fait un OK, OK. Voilà, maintenant, ici, on a, effectivement, les numéros de semaine et, évidemment, il y a encore un énorme potentiel parce qu’on peut encore, avec le formatage conditionnel, mais ça, on ne va pas le faire, faute de temps, on pourrait aussi afficher les weekends en couleur, comme vous pouvez le voir. Donc là, par exemple, ici, on a les weekends, on pourrait les mettre dans une couleur comme du gris. Pour faire les weekends en couleur -- allez, on va le faire Vitesse, grand V -- on va prendre Mise en forme conditionnelle Nouvelle règle de type valeur et puis, là-dedans, qu'est-ce que l'on va dire ? On va dire que, ici, en se basant sur l’heure qu’il y a, par exemple, là -- peu importe, j’aurais pu aussi prendre le jour ou la date, de toute façon, elles ont toutes les mêmes informations ; c’est juste le format qui change. On va dire, si le jour semaine de D5 est égal à 7 ou, -- faut mettre un ou ici devant. Le jour semaine de D5 égal à un. Je vous rappelle qu’Excel a été développé par des Américains, donc le samedi c’est sept et le dimanche c’est un ; il faut s'en rappeler. Donc à ce moment-là, je souhaiterais avoir le fond des cellules en -- on va prendre cette couleur-là. On fait un OK, puis là, on va aller regarder si je n'ai pas fait de fautes. Comme vous pouvez le voir, ça joue. Donc, les weekends sont effectivement en couleur. Après, évidemment, je vais gérer la règle un peu différemment parce qu’il faut aussi que je mette les textes en blanc en orange. Là, ça commence à prendre trop de temps. Après, il vous suffit d’adapter votre règle conditionnelle pour les textes qui sont là pour qu’ils apparaissent en orange plutôt qu’en blanc, ou sinon, vous pouvez mettre les couleurs des weekends uniquement ici. En fait, il y a plein de possibilités. On pourrait encore, en plus de ça, aller faire ici les jours fériés pour qu’ils soient en couleur. Bref, il y a encore une énorme marge de manœuvres possibles et d’améliorations potentielles, mais sinon, l’idée est là.

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Date de parution :7 sept. 2016

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