Créer un planning avec Excel 2016

Créer un échéancier hebdomadaire

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Vous allez créer une simple liste verticale affichant les années, les mois et les numéros de semaine, uniquement avec une zone de saisie pour les détails. Vous allez travailler selon une esthétique particulière.
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Transcription

Nous allons voir maintenant comment créer un échéancier hebdomadaire. C’est l’unité temporelle juste en dessous des mois, si on fait abstraction des semestres et des trimestres qui ne m’ont jamais été demandés en formation Excel. Alors, allons-y pour cet échéancier hebdomadaire. On va créer une nouvelle feuille, on va l’appeler « ÉchéancierHebdo ». On va copier-coller ici toujours la même zone, et puis là, on y va. Déjà, la première chose, c’est que le début ne sera plus une année, mais ça va être une date. Là, on attend de l’utilisateur, du moins c’est l’idée, qu’il écrive la date d’un lundi. Alors, par exemple, on va mettre le 18.07.2016. Voilà ! Ça fera un exemple. Une fois ceci fait, on a une colonne Année, ça c’est logique, une colonne mois qui est déjà plus discutable, mais qu’on peut garder, et la colonne Description. Mais il nous manque une colonne qui va être la colonne du numéro de semaine. On va élargir la colonne Description et, comme à l’habitude, si on a le temps, on fera l’échéancier avec les espaces réservés. De toute façon, c’est toujours le même principe. Alors, allons-y. Ce que l’on aimerait, c’est qu’à partir de cette date qui est ici, comme je le disais, que l’on ait la possibilité d’avoir un échéancier incluant des années, des mois, des semaines, etc. Alors pour faire ça, à ma connaissance, et c’est la manière dont je l’enseigne, il va falloir insérer une colonne invisible quelque part qui reprend cette date de début qui est un lundi. Voilà ! Comme ceci. Ensuite, première chose que l’on va faire, c’est extraire l’année de cette date. Ça, c'est tout bon. Ensuite, on va extraire le mois de cette date. Et on va extraire le numéro de semaine de cette date, et personnellement, je prends toujours les normes ISO. Je vais prendre le système numéro deux. Et c'est tout bon. Maintenant qu’on a ceci, il est évident qu’on peut tirer ces formules-là, mais avant de les tirer, je souhaite parler de la date qui est ici parce qu’à chaque ligne, on veut une semaine différente et qu’une semaine contient toujours sept jours. On va prendre la date d’ici et ajouter sept, comme ceci. Pour le coup, si, maintenant, on tire ces trois petites formules en bas, on a maintenant la ligne générale. Celle-là, on peut la tirer jusqu’à plus soif. Là, je vais m’arrêter à la ligne 500. Et on peut constater qu’on a effectivement ici des semaines. Je vous rappelle que normalement c’est une colonne qu’on va masquer. Là, les années. Comme vous pouvez le voir, il y a des changements d’année et évidemment, dès qu’il y a un changement d’année, il y a ici le mois de janvier se répète avec les semaines qu’il y a dans le mois de janvier. C’est le système qui veut ça. Maintenant, attention ! Effectivement, ça peut surprendre, mais il n’y a pas forcément la semaine une qui apparaît ici parce que, suivant les normes ISO, la semaine une n’est pas visible entre la date qui est là et le sept jours plus tard. Bon, ça, c’est parce que c’est un choix de la manière de compter les semaines, mais évidemment, on peut toujours en débattre. D’ailleurs, des fois ça fait l'objet de débat dans les formations. Une fois ceci étant fait, on y va. On sait qu’il y a des choses qui ne sont pas jolies. C’est la colonne des années ; on va dans Mise en forme conditionnelle Gérer les règles Nouvelle règle Utiliser une formule, on fait égal, on prend la première cellule égale celle du dessus, on enlève l’adressage absolu devant les numéros de ligne, et on met du texte en blanc. On fait OK OK comme ceci, puis on voit bien effectivement ici les années qui commencent à chaque fois par janvier, ça, c’est très, très bien. Maintenant, on a la même chose pour les semaines. On sélectionne toutes les semaines, Mise en forme conditionnelle Nouvelle règle. Ensuite ici, utiliser une formule. On va, à nouveau faire comme d’habitude, c’est-à-dire que la première, eh ben, si elle est égale à celle d’avant, il faut que le texte soit en blanc. Voilà, c’est toujours le même principe. Comme ceci, OK et OK. Donc là, on peut constater une chose intéressante, c’est que j’ai donc le 18.07.2016 qui est la semaine 7. Ensuite, il y a le mois sept et comme on était déjà vers mi-juillet, il y a le mois huit qui apparaît rapidement et ainsi de suite. Ici, tout marche parfaitement. Et puis, maintenant, là, les numéros de semaine, il n’y a rien à corriger, quoi, c'est tout. Maintenant, ce qu’il nous faut, c’est la partie d’ici avec les zones réservées, donc, on va quand même faire le commencement. Là, encore une fois, l’idée sera d’utiliser les dates qui sont ici, mais de façon un petit peu différente. Là, on va faire égale la date qu’il y a dans C1. Et puis, on sait qu’on veut, par exemple, un espace de cinq cellules réservées pour une semaine, donc on va dire : égal au jour du dessus. On tire ça trois cellules en dessous, comme ceci. Et puis maintenant, l’idée, c’est de faire comme on l’a fait sur toutes les fois d’avant, c’est de dire si nb.si, les cellules qu’il y a au-dessus sont, par rapport à la date qu’il y a au-dessus, cinq fois répétées, alors dans ce cas, prend celle qu’il y a au-dessus puis ajoute plus sept, sinon répète simplement celle qu’il y a au-dessus. On ferme ceci, puis si on tire, à nouveau, jusqu’à plus soif, donc à peu près 500, par exemple, peu importe, on voit très bien qu’on a toujours cinq fois le même début de semaine qui se répète. Ça c’est très bien. Et puis là-bas, au niveau des années, on recommence le même système, donc année de ce qu’il y a là et on incrémente. Le mois, c’est le mois de ce qu’il y a là et on incrémente. La semaine, c’est le numéro de semaine de ce qu’il y a ici et on incrémente. Et puis maintenant, évidemment, on recommence la technique du formatage conditionnel. Donc là, ce que l’on va faire, c’est plutôt copier-coller et voir si c'est possible le formatage conditionnel qu’on avait sur les colonnes de gauche. Ici, on va faire un petit contrôle pour voir si c’est bon. Donc là, si on observe, ce n’est pas génial, donc ce n’est pas possible d’utiliser le pinceau dans le cas présent pour la simple raison que dans la mise en forme conditionnelle, j’avais mis un dollar devant la colonne. Donc on va faire Nouvelle règle Utiliser une formule égal la première cellule égale à celle du dessus. Comme d’habitude, on enlève le dollar devant la ligne, je déplace un peu la fenêtre pour que vous le voyiez toujours. Là, j’ai oublié de mettre en blanc donc je retourne dans gérer les règles Modifier Format couleur, blanc OK OK OK. Et pour le coup, maintenant, c’est bon. On a bien les années qui commencent au bon endroit. On va faire pareil avec les mois. Là, par contre, j’aurais pu anticiper en faisant toutes les colonnes d'un coup, ça je l’admets. Mais peut-être que le fait de pratiquer plusieurs fois vous permet de réviser en quelque sorte. Là, à nouveau égal, donc je vais refaire les colonnes indépendamment. Mais, à nouveau, j’insiste, ce n’est pas très malin comme démarche. Il vaut mieux faire les trois d’un coup. De toute façon, c’est la même formule. OK, OK. Là, pour les mois, on voit, pour le coup, que ça joue. Ici, c’est tout bon. Et puis, on fait pareil pour les semaines, Mise en forme conditionnelle Nouvelle règle Utiliser une formule. Là, par contre, je vais déplacer un peu la fenêtre. Comme ceci. On remonte, on dit toujours la première ligne égale la ligne précédente, on enlève le dollar devant le numéro de ligne, on formate, on met en blanc, on fait OK, et encore une fois, c’est tout bon. On a les espaces réservés et, à chaque fois qu’une nouvelle année commence, comme vous pouvez le voir, c’est nickel. Là, par exemple, si on vérifie à nouveau 2018, un, un. Évidemment, on descend encore plus bas au cas où. Voilà pour le cas présent. Sur le fond, il n’y a rien à dire. C’est simplement de l’application de formules Excel pour notre échéancier hebdomadaire.

Créer un planning avec Excel 2016

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Date de parution :7 sept. 2016

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