Créer un planning avec Excel 2016

Créer un échéancier annuel

Testez gratuitement nos 1250 formations

pendant 10 jours !

Tester maintenant Afficher tous les abonnements
Apprenez à créer une simple liste verticale affichant les années, uniquement avec une zone de saisie pour les détails.
08:32

Transcription

Nous allons voir, dans ce chapitre, comment créer des échéanciers. Alors, d’abord, laissez-moi vous donner la définition d’un échéancier. Il s’agit d’une liste verticale ou horizontale de tâches à effectuer ou d’activités, si vous préférez, et ce de façon chronologique. Donc, ce n’est en aucun cas un diagramme à barres, encore moins un calendrier, et encore moins donc un diagramme de Gantt puisqu’il s’agit d’une simple liste soit horizontale, soit verticale. Nous allons, dans ce chapitre, créer des échéanciers avec un niveau temporel de plus en plus fin, et donc en complexité croissante au niveau justement des détails temporels. Au niveau de l’esthétique, on fera le minimum syndical puisque, de toute façon : 1- Au niveau de l’esthétique, il y a autant de choix qu’il y a de goûts dans la nature. Et en plus, comme je dis toujours, ce n’est pas l’esthétique dans Excel qui va faire que votre entreprise gagnera plus d’argent ou que votre administration sera plus rapide. Donc, on mettra ça de côté, et puis on va s’attaquer au vif du sujet. Alors, ici, dans ce tutoriel, le but est de faire un échéancier annuel. On va renommer la feuille qu’on a ici en « ÉchéancierAnnuel ». Et on va, d’abord, faire, ici, un champ, dont l’idée est que des collègues -- en considérant que ce fichier sera un modèle -- puissent saisir l’année de début, et que, par la suite, l’échéancier se construit automatiquement. Une fois l’année de début choisie, ils ne devront plus la changer. Alors maintenant, il nous faut, pour un échéancier, typiquement, une colonne « Années » et une colonne « Descriptions » pour les tâches. Donc, évidemment, souvent, on a tendance à élargir considérablement la colonne « Descriptions ». Enfin, bien évidemment, on va mettre normalement les petites descriptions en gras, voilà, en centré avec un fond de couleur. Et là, je vais me permettre de faire un copier-coller parce que, après, on va refaire un échéancier de type annuel, mais avec ce qu’on appelle des espaces réservés. Pour faire un échéancier annuel simple sans espace réservé, dans A5, on va écrire « =B1 », l’idée étant simplement de reprendre l’année de début. Maintenant, chaque ligne doit être égale à l’année de la ligne de dessus plus un, c’est-à-dire que A6 sera égale à A5 plus un. Et ensuite, il nous suffit de tirer cette ligne jusqu’à une ligne désirée. Enfin, tirer la cellule jusqu’à une ligne désirée, disons plutôt. Donc là, moi j’aime psychologiquement me mettre à 1000 dans les formations, mais après, bien évidemment, c’est à vous de décider. La description, là c’est simplement vos collègues ou vous-même qui allez écrire les tâches à effectuer, par exemple, « Tâche à effectuer » ou, pour ceux qui ont des connaissances dans Excel, la possibilité, via une apostrophe et un tiret, d’écrire, par exemple, « Tâche 1 », ensuite, si on connait le Alt+Entrée, on peut un faire un retour à la ligne, tiret, « Tâche 2 », et ainsi de suite. Ça, c’est un échéancier simple sans espace réservé. Cependant, cet échéancier a un problème, c’est que beaucoup de personnes ne savent pas faire Alt+Entrée dans Excel. Je dirais même la majorité, en réalité. Donc, la chose étant, c’est qu’il m’arrive régulièrement que les gens disent : « J’aimerais qu’il y ait une année qui apparaisse et qu’ensuite, il y ait quelques lignes blanches ; un certain nombre que je choisis pour que mes collègues puissent saisir simplement une tâche-une cellule, une tâche-une cellule ». Vu qu’ils ne connaissent ni la technique de l’apostrophe pour faire des tirets ni la technique du Alt+Entrée pour faire un retour à la ligne, et, de toute façon, ce qui est enseigné dans les formations, est oublié trois semaines plus tard. Donc, les choses étant, c’est que là, on va reprendre l’année qu’il y a dans B1. Et maintenant, il faut choisir le nombre de cellules réservées que vous voulez. Imaginez, par exemple, qu’on en veut cinq. Donc, on va reprendre, ici, la cellule du dessus. Je vais mettre des références absolues avec les « $ » et je tire un certain nombre de cellules vers le bas. Ainsi, j’ai cinq fois l’année avec, ici, cinq cellules réservées. Après, le piège, c’est que, évidemment, à partir de la cinquième, vu que ce sont juste les cinq premières qui sont particulières, je n’ai qu’à prendre la dernière année et faire plus un. Non, parce qu’à partir de ce moment-là, si vous tirez, ça ne joue pas. Vous allez me dire : « Il n’y a qu’à, à nouveau, faire égal la cellule du dessus avec les références absolues en utilisant les « $ » et on tire ». Ouais, mais vous ne pouvez pas vous imaginer faire ça sur 50 ans. Ce n’est pas jouable, donc il faut trouver une manière générale. Et la manière générale, et c’est pour ça que dans cette formation, il est important que vous ayez comme prérequis la maîtrise des formules, donc je renvoie dans le catalogue sur les formations Excel concernant les formules, c’est que là on va dire « si » -- C’est ça l’idée, c'est de dire : « Attention, il faut que tu satisfasses une condition pour ajouter une année ». Si le nombre d’années -- et c’est pour ça que je prends un « nb.si », c’est-à-dire que je vais compter dans la plage, qui est là-haut, le nombre d’années de l’année du dessus. Ça veut dire que là où il est censé maintenant apparaître 2017, je vais dire compte-moi -- en utilisant l’année qu’il y a au-dessus -- ce qu’il y a dans les cinq cellules du dessus et, justement, s’il y en a cinq -- donc là, je dis égal cinq -- c’est que tu dois changer d’année, c’est-à-dire, prendre l’année qu’il y a juste au-dessus et lui ajouter plus un. Sinon, c’est qu’il n’y a pas cinq années, et donc, il faut reprendre la cellule du dessus. Alors, une fois qu’on a écrit ce « si », le nombre de fois qu’il y a la même année au-dessus dans les cinq cellules, alors, si ce nombre est égal à cinq, incrémente l’année de un si on reprend la même année. Eh bien, cette formule, on va la valider. Là, je l’ai redécortiquée pour que vous ayez le temps de la lire à l’écran. Et également, pour vous aider éventuellement en l’exprimant autrement de manière à vous permettre de comprendre ce que j’ai écrit. Maintenant, on valide par Entrée, et on remarque que, si je tire ici, effectivement, le système marche parfaitement. Et ensuite, on peut aller jusqu’à un nombre de lignes désirées. Ça reste quelque chose de très personnel. Mais, il y a, cependant, un problème. C’est que lorsqu’on fait un échéancier vertical avec des années, les gens me disent : « Oui, mais les années à double, je ne veux pas qu’elles apparaissent. Je veux qu’elles ne soient pas visibles sinon ça fait bizarre, c’est moche à l’impression ». Et c’est vrai, c’est pour ça qu’on va sélectionner toute cette plage. Et là, on va utiliser les techniques de formatage conditionnel vues dans la formation relative au formatage conditionnel. Donc on va dans Accueil Mise en forme conditionnelle, et puis dans Mise en forme conditionnelle, on va dans, ici, Nouvelle règle Utiliser une règle avec une formule. Et là, ce que je vais dire, c’est si -- parce qu’il ne faut jamais oublier qu’il faut toujours se baser sur la première cellule, du moins dans le cas présent, c’est possible parce qu’elle n’est pas tout en haut de la feuille. Donc si E5, donc ici la cellule où il y a la première année, venait à être égale à ce qu’il y a au-dessus, c’est qu’elle ne devrait pas apparaître. Donc là, je vais aller dans Format et dire que le texte doit être en blanc. On fait un OK, un OK et comme vous pouvez le voir, ça marche. Maintenant, on ne voit effectivement que les débuts de chaque année. Donc voilà, ceci est un exemple d’échéancier annuel avec espace réservé à droite, sans espace réservé à gauche. Évidemment, on peut faire beaucoup plus joli au niveau de l’esthétique. On peut aussi faire une liste déroulante pour choisir simplement l’année, on peut limiter le nombre de caractères dans la description. Bref, on peut faire énormément de choses puisqu’il m’est déjà arrivé de passer plusieurs heures avec des clients sur un simple échéancier annuel. Donc, en tout cas, voilà pour ce premier sujet.

Créer un planning avec Excel 2016

Abordez la planification et la création d'échéanciers dans Excel. Concevez un diagramme à barres avec les activités en cours, un visuel de hiérarchie de tâches et de phases, etc.

3h29 (33 vidéos)
Aucun commentaire n´est disponible actuellement
 
Logiciel :
Spécial abonnés
Date de parution :7 sept. 2016

Votre formation est disponible en ligne avec option de téléchargement. Bonne nouvelle : vous ne devez pas choisir entre les deux. Dès que vous achetez une formation, vous disposez des deux options de consultation !

Le téléchargement vous permet de consulter la formation hors ligne et offre une interface plus conviviale. Si vous travaillez sur différents ordinateurs ou que vous ne voulez pas regarder la formation en une seule fois, connectez-vous sur cette page pour consulter en ligne les vidéos de la formation. Nous vous souhaitons un excellent apprentissage avec cette formation vidéo.

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions !