L'essentiel de Word 2016

Créer un document au format PDF

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Vous allez apprendre à convertir un fichier Word au format PDF. Ce format est utile pour envoyer un document par e-mail par exemple.
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Transcription

Nous sommes dans un monde communicant, Donc le travail que l’on fait sur Word, On souhaiterait le partager le plus largement possible. On a la solution classique, Dont nous avons déjà parlé, Qui consiste à dire mon document, je le sors sur imprimante. Mais ce n’est pas suffisant, Au jour d’aujourd’hui, On imprime de moins en moins, Et on a plutôt tendance à diffuser notre production, En tant que pièce jointe dans un mail. Ou bien encore, En tant qu’élément dans une page Web du site internet de l’entreprise. Pour pouvoir faire cela avec Word, Il faut se dire, Quel est le format le plus répandu ? Que les personnes travaillent sur PC ? Sur Mac ? Que ces personnes travaillent avec Des systèmes d’exploitation aussi divers que Windows, Que Mac OS X, que Linux, Quel est le format de document le plus répandu ? Au jour d’aujourd’hui, le format le plus répandu, C’est le format PDF. C’est pour ça que Microsoft a intégré, D’origine, dans Word, La possibilité de convertir n’importe quel document Word, Au format PDF. Pour cela, je vais vous demander, Dans un premier temps, de vous rapprocher, Des sources de cette formation, dans le chapitre 6, Vous allez trouver le document qui s’appelle, PDF.docx Il s’agit d’un document de deux pages. Un petit peu tarabiscoté en termes de mise en page, De telle sorte qu’on puisse voir s’il y a des limites, À cette conversion au format PDF. J’ai une image qui est de travers, J’ai un texte, J’ai une lettrine, J’ai des colonnes, J’ai un encart, J’ai un petit peu tout ce qu’on peut faire dans un document Word, Je souhaite donc convertir ceci au format PDF. Comme je l’ai dit précédemment, Pour mettre sur le site de mon entreprise, Ou bien encore, pour l’envoyer en pièce jointe à un mail. Comment je fais ça ? Je viens dans Fichier, Et là contrairement à ce la logique voudrait, Je ne vais pas cliquer, ni sur Enregistrer, Ni sur Enregistrer sous, On pourrait se dire, je vais Enregistrer sous ou Enregistrer tout court, Et je vais choisir comme format PDF, Je pourrais aussi me dire, je vais Exporter, Si je choisis Exporter, J’ai effectivement le bon lien, Puisque je peux Créer un document PDF/XPS. Pour faire cela, Je clique sur le petit bouton qui est là, Je patiente quelques secondes, Dans le dialogue qui fait son apparition, Je vais choisir le dossier Documents, Mon dossier PDF, Et je vais dire que ce document je souhaite l’appeler, TestPDF Une fois que j’ai donné un nom. Je remarque que j’ai plusieurs options en dessous. On peut ouvrir le fichier après la publication, Oui ou Non, On peut l’optimiser pour une publication en ligne et impression, Ou alors uniquement pour une publication en ligne. C'est-à-dire que la résolution du document, Sera plus ou moins élevée. Si je choisis cette option, Mon document sera dans une résolution plus élevée, Que si je choisis cette option-là. En termes de qualité d’impression, J'aurais une meilleure qualité avec cette option qu’avec celle-là. Par contre, ça se fait au détriment du poids. Si je choisis cette option, je vais obtenir un document plus lourd, Que si je choisis celle-là. On va garder la première, je viens maintenant dans Options, Là on me propose plusieurs choses, Je peux régler l’étendue des pages, Je veux tout convertir en PDF, Ou uniquement la page sur laquelle je me trouve, Ou uniquement la page numéro X, Je vais prendre Tous. Contenu à publier, Le document, Je veux aussi, Inclure des informations non imprimables, Comme les propriétés du document, Les balises de structure pour l’accessibilité, Je peux cocher ou décocher ces cases-là, J’ai aussi en option PDF, La possibilité de faire, Texte de bitmap quand les polices ne peuvent pas être incorporées, Ça veut dire qu’il convertit le texte en image, S’il ne peut pas intégrer les polices que j’ai utilisées dans mon document. Je peux chiffrer le document avec un mot de passe. Ça peut être sympathique, Si je fais ça et je fais OK, On va me demander un mot de passe, Je vais taper ce mot de passe, Et je le communiquerai bien sûr à mon correspondant, Lorsque j’enverrai ce document par mail, Comme ça, seul mon correspondant pourra ouvrir le document. Je ne mets pas de mot de passe, Je laisse le texte de bitmap, Et je dis OK. Je clique. Je patiente quelques secondes, Et là je me retrouve avec, Mon document qui est converti, Ça y est je suis à 103 % On va revenir à 100 % Je vais mettre ici 100, Je valide, voilà je suis à 100 % Et je suis à l’intérieur d’Acrobat Reader, Je peux voir mon document, il n’a pas changé, J’ai toujours mon image, J’ai toujours ma lettrine, J’ai toujours mon travail en colonnes, Et si je descends, je retrouve bien mon encart. Donc j’ai très exactement Le même document que j’avais précédemment. À partir de là, On a la possibilité d’exporter ce document, Vers tel ou tel format, À notre convenance, On peut l'imprimer ce document, On peut le mettre dans le Cloud, On peut utiliser tous les outils habituels d’Acrobat Reader. Je ferme Acrobat Reader, Maintenant je vais vous montrer une autre possibilité, On peut, si on souhaite convertir ce document en PDF, Faire aussi, Fichier, Puis venir sur Imprimer, Et dans Imprimer, choisir comme imprimante, L’imprimante virtuelle, qui s’appelle Microsoft Print to PDF, Cette imprimante virtuelle, c’est une imprimante qui n’existe pas, Qui n’a pas de réalité physique, Mais qui va me permettre d’imprimer, De convertir mon document au format PDF. Avec quelques possibilités qui peuvent être intéressantes, Regardez bien, J’ai ici par exemple, La possibilité de dire, Si je veux imprimer toutes les pages ou pas, On l’avait dans l’option précédente, Mais surtout ce qui m’intéresse, c’est ça, Là en bas, je peux dire que, Je veux imprimer une page par feuille, Je peux aussi mettre les deux pages de mon document, Sur la même feuille, Ou je peux mettre quatre pages sur la même feuille, etc. Je peux mettre à l’échelle, Le papier. En faisant A4. Je vais prendre deux feuilles par page. Quel est l’intérêt ? C’est au lieu d’avoir deux pages dans mon document PDF, J’en aurai qu’une. Avec les deux pages côte à côte. Regardez bien, Maintenant que j’ai fait ce réglage, Je clique tout simplement sur Imprimer, Comme précédemment, on va me dire, Tu veux mettre ça où ? Je vais dire dans mon dossier que j’ai baptisé PDF, Dans mon dossier Documents, Je vais maintenant lui donner un nom, Je vais l’appeler 2pages, tout simplement. Et je fais Enregistrer. C’est fait. Si je viens maintenant, Dans l’explorateur, Dans Documents, PDF, je trouve bien 2pages, 2pages c’est un document PDF, Je double-clique dessus, Et là j’ai mon document mais qui tient sur une seule et unique page, Au lieu d’avoir deux pages comme j’avais précédemment, Je n’ai qu’une seule et unique page, Avec la page numéro un de mon document Word ici, La page numéro deux de mon ex document Word à côté. Voilà quelque chose qui peut aussi être intéressant, Dans certains cas, lorsqu'on veut regrouper les choses, Et là je n’ai plus qu’une seule page au format PDF. Je ferme. Dernière petite précision, Que ce soit dans un cas ou dans l’autre cas, Vous pouvez aussi faire un clique droit, Et venir sur Ouvrir avec, Là vous avez la possibilité d’ouvrir par défaut avec Acrobat Reader, Puisque c’est le programme par défaut pour lire les PDF, Mais vous pouvez aussi lire ça avec votre navigateur. Par exemple ici, Microsoft Edge, Ou je peux même le lire avec Word, Puisque Word étant capacité d’ouvrir un document PDF. Vous savez à présent tout sur cette publication au format PDF.

L'essentiel de Word 2016

Apprenez à concevoir, partager, et imprimer une grande variété de documents avec Word 2016. Formatez du texte, appliquez des styles, ajoutez des éléments multimédias, etc.

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Date de parution :24 nov. 2015
Durée :4h20 (44 vidéos)

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