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Excel 2010 : Astuces et techniques

Créer un classeur

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Gagnez du temps à la création de nouveaux classeurs grâce aux options d'Excel. Accédez rapidement aux fichiers et aux répertoires récemment utilisés.
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Transcription

Paramétrer les options de comportement d'Excel par défaut peut être également quelque chose d'intéressant. Prenons par exemple ouverture d'un nouveau classeur, ce qui est mon cas. Ce classeur arrive par défaut avec trois feuilles, mais si vous vous avez l'habitude de gérer par exemple une feuille par mois, peut être qu'il est plus intéressant pour vous de générer un classeur directement avec 12 feuilles. Même si je vous l'accord, maintenant créer une feuille est devenu quelque chose de facile par l'intermédiaire de ce petit symbol. Malgré tout, si vous en voulez 12, il va falloir en rajouter. Donc, comment faire l'en sorte que dorénavant chaque classeur Excel que vous créez arrive avec 12 feuilles ? Il va falloir intervenir au niveau des options. Donc, Fichier, Options et dans la première partie qui concerne les options générales, vous avez la possibiité de demander une ouverture de classeur Excel avec le nombre de feuille que vous souhaitez. Vous avez également la possibilité de lui demander quel est le mode d'affichage par défaut pour toutes les nouvelles feuilles à savoir le mode normal, le mode « Aperçu des sauts de page » ou le « Mode d'affichage ». Définir la police de caractère et la taille de la police de caractère par défaut et le nom de l'utilisateur qui est automatiquement récupéré pour la signature des commentaires. Maintenant voyons voir ce qui se passe, lorsque je valide ces options, bien évidemment sur celui-ci je n'ai pas, par contre si maintenant je viens de lui demander de créer un nouveau classeur Excel, voilà, automatiquement j'aurai mes 12 feuilles. Bien évidemmment, s'il ne vous en fallait que trois il est plus simple de sélectionner par l'intermédiare de la méthode de sélection globale les feuilles qui ne vous intéressent pas et de faire un clic droit pour les supprimer. Deuxième chose qui peut être intéressant pour éviter, ça veut dire de faire parcourir pour aller rechercher les fichiers sur lesquels vous avez déjà travailler, c'est la possibilité de venir exploiter ici, ce qui s'appelle les fichiers récents. Alors, ces fichiers récents, on va le voir vont être gardés en mémoire jusqu'à 25 alors. Pourquoi jusqu'à 25 ? Je vous le montre également ici au niveau des options, puisque lorsqu'on passe dans les Options avancées d'Excel, j'ai ici la possibilité de lui définir le nombre de feuilles parmi pleines d'autres options bien évidemment, mais définir ici le nombre de documents récents que je désire garder en mémoire. Donc là, par défaut c'est 25. Alors, bien évidemment, pourquoi est-ce que j'en ai moins ? C'est parce que avant de vous montrer ceci, j'ai purgé ma liste. Cette liste qui est automatiquement alimentée au fur et à mesure que l'on ouvre d'autres fichiers, par exemple je vais venir ouvrir un autre document même si je le ferme maintenant, regardez que quand je viens ici au niveau des fichiers récents, j'ai également celui que je viens d'ouvrir. J'ai également non pas un accès direct au fichier, mais très souvent on utilise les mêmes repertoires, les mêmes dossiers. Donc, de la même façon il va me garder en mémoire les différents emplacements sur lesquels j'ai déjà accédé au moins une fois. Ces emplacements bien évidemment, puisque j'ai demandé en garder 25 au fur et à mesure, si j'en ouvre plus vont être en rotation et les plus anciens vont disparaître. Sauf, si je veux garder, même si j'ouvre plus de 25 fichiers toujours celui-ci en mémoire, j'ai la possibilité de l'épingler. Et du coup, à partir du moment où il est épinglé, même si j'ouvre 50 fichiers Excel, j'aurais toujours celui-ci, en terme d'accès privilégié, épinglé. Même chose au niveau des dossiers, ça vous arrive souvent je suppose de travailer avec les mêmes dossiers. Généralement qui sont des dossiers sur le réseau pour vous éviter de faire le parcourir, penser à les épingler ça sera beaucoup plus rapide. Donc voilà, comment est-ce qu'il est possible de venir alimenter ces classeurs récents et ces emplacements récents. J'ai également la possibilité de purger tout ça à savoir que si je fais ici un clic avec le bouton droit, j'ai la possibilité d'attacher ce classeur à la liste, ce qui revient utiliser la petite épinglette. Mais j'ai la possibilité également de supprimer cet élément-là de la liste, mais si j'en avais plusieurs, je pourrais demander également à effacer tout, les classeurs qui ne sont pas épinglés, donc attachés. Confirmation, voilà ! Alors, bien évidemment il n'a pas supprimé les fichiers, nous sommes bien d'accord. Il n'en a supprimé que le raccourci vers les emplacements ou les classeurs récents.

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