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L'essentiel d'Access 2016

Créer un champ Texte court

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Le champ Texte court permet la saisie de données alphanumériques. Découvrez ses caractéristiques et ses propriétés indispensables.
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Transcription

Je vais maintenant créer le champ suivant de la table Biens immobiliers. Je vais l'appeler "design", de manière à pouvoir par la suite stocker la désignation du bien, il s'agit d'un appartement, il s'agit d'une villa, il s'agit d'un commerce, il s'agit d'un studio, ou bien encore il s'agit d'un T1, ou un T2 ou un T3. Bref, j'ai besoin de mettre une désignation. Cette désignation, ça va être du texte, et là, j'ai le choix entre texte court et texte long. La différence est la suivante, un texte court, on peut le dimensionner avec un maximum de 255 caractères. Alors qu'un texte long, a priori il n'y a pas de dimension possible. Alors ça veut dire quoi ? Ben ça veut dire qu'un texte long c'est un texte qui peut aller jusqu'à 65 000 caractères, et c'est un texte un petit peu caoutchouteux puisque la zone s'agrandira au fur et à mesure que l'on remplira le champ. Donc moi, je vais choisir texte court, parce que ça me suffit largement. C'est une désignation, et ça va être une désignation courte. Je vais l'indiquer ici : Désignation courte. Sachant que cette désignation courte, ce texte que j'écris là, apparaîtra en bas, dans la barre d'état, mais jamais d'utilisateur ne le verra puisque l'utilisateur par principe ne regarde jamais les messages, et alors surtout pas quand ils sont écrits en bas de l'écran. Donc j'ai défini mon champ en tant que design, en tant que texte court. J'ai mis une description, c'est la désignation courte. Maintenant je vais donner une taille à mon champ. Alors là, les propriétés sont différentes des propriétés du numéro auto, puisqu'il s'agit ici d'un texte court. La taille du champ, je vais prévoir environ 50 caractères. Alors pourquoi pas laisser 255 me direz-vous. Eh bien pour la raison suivante : C'est que il faut savoir que si vous surdimensionnez un champ, et que vous ne le remplissez pas par la suite complètement, la différence entre ce que vous avez tapé et la taille maximale que vous lui avez donné, ça sera des espaces blancs. Or, si vous remplissez vos tables et votre base de données par des espaces blancs, eh bien pendant qu'Access lit des espaces blancs, il fait pas autre chose. Ce qui fait que dans le temps, votre base de données va finir par gérer énormément d'espaces blancs, donc tourner beaucoup plus lentement et tout ça pour rien, pour des espaces blancs. Donc conclusion, il vaut mieux toujours dimensionner plus petit que plus grand. Pourquoi ? Parce que si vous dimensionnez plus petit, vous avez toujours la possibilité par la suite d'augmenter progressivement la taille en fonction de vos besoins, sans aucun risque de perte de données. Par contre si vous dimensionnez par exemple à 255, et qu'un jour vous dites : Oh non, finalement, c'est beaucoup trop, d'habitude je ne mets que 15 caractères dans ce champ. Vous redimensionnez à 15, mais il faut savoir que tous les champs qui contiendront plus de 15 caractères seront tronçonnés à 15. Donc vous risquez de perdre de l'information, c'est pour ça qu'il vaut mieux dimensionner d'abord petit, et puis si, à la longue, à l'utilisation on s'aperçoit que c'est trop petit, bien on agrandit progressivement la taille du champ jusqu'à trouver un équilibre entre trop et pas assez. Mais c'est toujours une cote mal taillée. Donc là moi, je vais dire 50 caractères pour dire "Il s'agit d'un studio calme et ensoleillé", bon ça devrait à peu près suffire. 50 caractères, le format, bien ça sert pas à grand chose parce que le format n'a d'utilité que lorsque l'on utilise du numérique, donc on passe cette case. Maintenant on arrive au masque de saisie. Alors le masque de saisie c'est quelque chose de très très important parce que c'est par là que vous allez pouvoir contenir votre utilisateur. C'est grâce au masque de saisie que vous allez pouvoir dire : Attention je veux que le premier caractère que toi, utilisateur tu vas taper, soit en majuscule, je veux que ça soit une lettre. Par contre le deuxième caractère, je veux aussi que ça soit une lettre, mais en minuscule. Ensuite les caractères que tu mettras derrière, ça doit être des lettres ou des chiffres ou des ponctuation comme tu veux. Voilà, je vais pouvoir expliquer ce genre de chose. Alors ce genre de chose est relié à une codification interne d'Access. Cette codification, vous pouvez l'obtenir en appuyant sur la touche de fonction F1, pour avoir un petit peu des explications. Vous pouvez aussi utiliser les « ... », ici vous enregistrez. Et là on vous propose un certain nombre de codifications déjà prévues, vous voyez, Date, réduit, heure, abrégé, etc. etc. On vous propose plusieurs types de codifications, mais dedans on ne parle pas de désignation de biens immobiliers. On vous parle de numéro de téléphone, etc., donc ça, on pourra l'utiliser quand on parlera de numéro de téléphone, mais pour notre problème immédiat, on n'a rien là-dedans qui peut nous aider, donc on va faire Annuler. Je vais donc maintenant vous présenter les différents codes qu'il est nécessaire de connaitre et de savoir pour pouvoir faire des bons masques de saisie. Alors je vais basculer sur le masque de saisie avec les principaux codes, ils y sont pas tous, mais c'est les principaux codes qui sont utilisés par Access. Ces codes sont par paires. Si je mets 0, je dis que l'utilisateur à l'emplacement où je mettrai le 0, doit taper obligatoirement un chiffre. Si je mets 9, je dis à cet emplacement précis, là où je mets le 9, eh bien l'utilisateur peut facultativement taper un chiffre. Si je mets L, il s'agit de mettre obligatoirement une lettre, et on n'a pas le droit de mettre autre chose à cet emplacement. Si je mets « ? » c'est facultatif, vous voyez toujours ça marche par paire, obligatoire, facultatif, obligatoire, facultatif. Le "A" pour dire : saisie obligatoire d'une lettre. Le "a "pour dire : saisie facultative d'une lettre. Le "&" : saisie obligatoire de n'importe quel caractère ou espace. Le "C" : saisie facultative de n'importe quel caractère ou espace. Et le et le < sert à dire : tout ce qui sera tapé sera écrit en majuscule. A partir de cet endroit pour le <, tout ce qui sera tapé, sera écrit en minuscule. Voilà quelques exemples que l'on peut faire par exemple ici. À partir de cet endroit, j'écris en majuscule une lettre obligatoire à partir du deuxième caractère, je repasse en minuscule, et il y aura une lettre obligatoire à saisir, et ensuite il y aura trois caractères facultatifs. Voilà ce que veut dire en réalité ce code. Donc on va utiliser ce code, nous, on va dire qu'on veut au premier caractère obligatoire une lettre majuscule, donc on va utiliser et le majuscule. Ensuite on va dire, deuxième caractère c'est une lettre minuscule, donc < L, et ensuite on va mettre des caractères facultatifs, donc tout caractère facultatif c'est C. Je reviens donc dans Access, et je mets mon masque de saisie. Le clavier passera en majuscule, l'utilisateur devra taper obligatoirement une lettre majuscule. Le clavier repassera en minuscule, l'utilisateur devra taper obligatoirement une autre lettre, mais celle-ci sera obligatoirement en minuscule. Et à partit de là, eh bien tout le reste ça doit être n'importe quel type de caractère. Pour indiquer ça, il faut que je mette la lettre C, mais il faut que je la mette autant de fois qu'il y a de caractères au total. Ici j'ai prévu 50. J'ai déjà utilisé deux caractères, donc il en reste 48, il faut que je mette maintenant 48 fois la lettre C. Ensuite je peux mettre une légende. La légende, c'est toujours le texte pour l'utilisateur, pour qu'il comprenne ce qu'on lui demande. Je vais mettre ici Désignation courte. Ensuite je peux mettre une valeur par défaut, c'est par exemple si je posais la question date, d'afficher la date du jour automatiquement. Ça serait ça la valeur par défaut, ici je n'en ai pas. Valide si, ça me permet éventuellement de contraindre l'utilisateur un peu plus en lui disant : Voilà, je veux qu'il y ait entre telle et telle valeur, de taper pas autre chose. On en reparlera ultérieurement. Dans le cas où l'utilisateur ne respecte pas le valide si, on peut mettre ici un petit message d'erreur. Les autres éléments ne me sont pas nécessaires, je vais juste ici dire que je veux aligner le texte non pas en général mais à gauche, ce qui revient exactement au même d'ailleurs. Voilà, donc ben j'ai fini de paramétrer mon champ désignation courte.

L'essentiel d'Access 2016

Apprenez à concevoir une base de données relationnelle avec Access. Utilisez les tables, saisissez des données, effectuez des requêtes de sélection, créez des formulaires, etc.

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Date de parution :9 févr. 2017

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