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L'essentiel d'Access 2016

Créer un champ NuméroAuto

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Le champ NuméroAuto permet à Access de générer des valeurs uniques à chaque enregistrement. Appréhendez son rôle et voyez quelles en sont les propriétés.
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Transcription

Je vous propose maintenant d'avancer dans notre projet et de créer donc notre première table, la table « Biens immobiliers ». Cette table sera constituée d'un premier champ que nous allons créer pas plus tard qu'à l'instant. Comment faire tout cela ? Eh bien, je viens sur « créer », je viens dans « table » et je clique sur « création de tables ». Je vais donner un nom à mon premier champ, je vais l'appeler « idBien ». « id », dans ma tête, ça veut dire « Identifiant ». « Biens », identifiant du bien. Si c'est un fournisseur, je ferai : « id du Fournisseur », si c'est un client, je ferai : « id du Client ». C'est une habitude de travail, ce n'est pas une obligation. Vous pouvez appeler ce champ « Toto », « Arthur » ou « Tartempion », à vous de voir. L'idéal, c'est de donner à vos champs des noms parlants, c'est-à-dire des noms qui vous permettent à la simple lecture d'identifier tout de suite ce à quoi ils servent. « idBien » pour moi, c'est l'identifiant du bien, c'est l'élément qui va me permettre de repérer ce bien immobilier parmi tous les autres biens immobiliers que j'ai en base de données. J'ai pris l'habitude, mais c'est qu'une habitude aussi, de toujours faire de la manière suivante : le premier mot du nom du champ est écrit systématiquement en minuscules. Le deuxième mot est écrit en minuscules sauf la première lettre. S'il y avait un troisième mot, ça serait la même chose, il serait écrit tout en minuscule sauf la première lettre, de telle sorte que chaque mot commence par une lettre en majuscule, ce qui permet de faciliter la lecture, Mais, vous n'êtes pas non plus obligés de faire cela. Maintenant, je vais définir l'identifiant du bien comme étant un champ de type NuméroAuto, c'est-à-dire je définis là quelle va être la nature du contenu de ce champ : Il est de type NuméroAuto. J'ai maintenant la possibilité, mais c'est facultatif, vous voyez, c'est écrit ici, de mettre une description. Mais attention, la description, c'est un texte qui apparaîtra dans les formulaires, par exemple, par la suite, mais en bas, dans la ligne d'état, c'est-à-dire quelque part par là. Je n'ai jamais vu aucun utilisateur aller lire ce qu'il y avait écrit en bas de l'écran. Donc, globalement, ce que vous mettez là, c'est plus pour vous que pour l'utilisateur. Là, je vais mettre en clair « identification du bien ». Ensuite je vais, maintenant que j'ai défini le type de données, « régler les propriétés de ce champ ». Alors, les propriétés, ce sont des éléments qui me permettent de caractériser plus finement ce champ. Il est de type NumréoAuto, mais ce NuméroAuto, il fonctionne de telle et telle manière. C'est ce que je vais expliquer dans les propriétés. Les propriétés qui sont ici en bas de l'écran sont différentes suivant le type de données. Si, par exemple, je prends « texte court », j'ai d'autres propriétés qui apparaissent. Si je reviens sur NuméroAuto, les propriétés ne sont pas les mêmes. Donc, les propriétés sont fonction du type de données. D'autre part, dans les propriétés, on n'est pas obligé de toutes les renseigner. On ne renseigne que celles qui nous intéressent le plus. Alors, pour NuméroAuto, eh bien, en taille de champ, c'est-à-dire en nombre de caractères ou en valeur que je peux mettre à l'intérieur. J'ai deux choix possibles : « entier long » ou « numéro de réplication ». Je vais prendre « entier long », pourquoi ? Parce que je souhaite avoir une nouvelle valeur par un incrément, C'est-à-dire, je veux que le premier bien s'appelle Numéro 1; le deuxième, Numéro 2; Numéro 3; Numéro 4, en allant. Si par la suite, je supprime Numéro 2, la place restera vide dans ma numérotation ce qui me permettra de voir qu'effectivement, j'ai supprimé le bien Numéro 2. Donc, je choisis « entier long », je choisis incrément. Je n'ai pas besoin de mettre de format, pourquoi ? Parce que le numéro automatique, comme son nom l'indique, est automatique, c'est-à-dire que ce n'est pas l'utilisateur qui va saisir, c'est l'ordinateur qui va remplir ce champ. Il mettra 1, 2, 3, 4, 5 automatiquement, tout seul, sans que j'aie à faire quoi que ce soit, donc pas besoin de format. La légende, c'est intéressant parce que c'est le texte qui va apparaître dans un formulaire devant la zone contenant l'identifiant. Cette légende, c'est le texte à destination de l'utilisateur, Ce qu'il faut bien comprendre dès le départ, c'est que le nom du champ, c'est le nom pour l'informaticien pour sa salade interne, pour qu'il comprenne ce que contient ce champ et à quoi sert ce champ. La légende, elle, c'est pour l'utilisateur exclusivement, pour que l'utilisateur trouve des textes écrits dans son langage métier. Là, bien pour l'utilisateur, je vais écrire « identifiant du bien ». Dans le milieu immobilier, eh bien, un agent immobilier comprendra tout à fait ce que veut dire « identifiant du bien ». Donc la légende, c'est pour l'utilisateur; le nom du champ, c'est pour moi, informaticien, double casquette en permanence, il vous faut jongler entre ces deux casquettes tout le temps dans Access. Est-ce que je veux l'indexer ? Que oui, je veux l'indexer, et je veux l'indexer en prime sans doublon. Ça veut dire que je ne veux pas qu'il y ait deux fois le numéro 2 ou deux fois le numéro 3 dans mes enregistrements. Chaque bien a un numéro unique, c'est pour ça que je dis que je veux qu'il soit indexé sans doublon. Voilà, j'ai terminé maintenant de renseigner ce champ. Alors, ce que je peux faire, c'est en profiter, maintenant que j'ai au moins un champ, pour enregistrer ma table, parce que pour l'instant, vous voyez, ma table, ici, elle n'existe pas. Elle s'appelle « Table 1 », mais n'est pas encore enregistrée. En cas de plantage ou de coupure de courant, ça risque de tourner au cauchemar, donc, c'est pour ça que j'ai intérêt à enregistrer ma table. Ensuite, une fois qu'elle sera enregistrée, les choses se feront automatiquement. Alors comment je fais pour enregistrer ? Je viens sur « Table 1 », je fais clic droit dessus, je viens sur « enregistrer », je fais clic gauche. Et là, je donne un nom à ma table, je vais la baptiser « Biens immobiliers », ou tout autre nom qui vous convient. Le tout, c'est de vous rappeler, ce à quoi sert la table, donc donner des noms parlants, s'il vous plaît. Je fais « OK », on me dit qu'aucune clé primaire n'a été définie. C'est normal, je n'ai pas encore défini de clé primaire. La clé primaire, si vous ne savez pas ce que c'est, reportez-vous au tutoriel, où j'en parle au début de cette formation. La clé primaire, je ne l'ai pas définie, je la définirai une fois que j'aurai fait tous mes champs, parce que cette clé peut porter sur un ou plusieurs champs. Donc là, est-ce que je veux créer une clé primaire maintenant ? Je lui dis non parce que si je lui dis oui, il va me rajouter un nouveau champ qu'il va mettre sous la forme d'un NuméroAuto. Donc là, je vais lui dire : Non, non non ! Je ne veux pas, touche à rien ! Voilà, ma table est créée. Mon premier champ est créé. L'ensemble est enregistrée, je peux maintenant passer à mon second champ.

L'essentiel d'Access 2016

Apprenez à concevoir une base de données relationnelle avec Access. Utilisez les tables, saisissez des données, effectuez des requêtes de sélection, créez des formulaires, etc.

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Date de parution :9 févr. 2017

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