Visio 2016 : La modélisation de processus

Créer un cartouche de pied de page

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Créez le cartouche de pied de page avec le statut du processus, la fonction du processus et l'exécutant du processus. Il s'agit aussi d'intégrer le responsable du processus, le taux de rendement synthétique (TRS) du processus et sa maturité (CMM).
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Transcription

Nous allons maintenant nous attaquer à un exemple de cartouche qui est en pied de page. Personnellement, je préfère faire ça sur les pages en Portrait. Ce type de cartouche est par ailleurs souvent identique entre des pages en Portrait et des pages en Paysage. Voyons comment procéder. D'abord on va se rendre sur le pied de page. On va avoir la même démarche que pour l'en-tête, c'est-à-dire créer d'abord un rectangle d'une certaine taille, puis aller regarder quelle est sa taille et position. Je vais prendre un chiffre rond et la hauteur 10 millimètres me convient bien. Maintenant l'idée est aussi de séparer ce rectangle en deux rectangles. Je vais dessiner un premier rectangle de séparation. Je vais regarder sa taille. Je vois qu'il fait 6 millimètres de haut. J'aimerais que celui qui soit derrière en fasse 12. Ce qui fait que je peux placer celui-là au dessus. En faisant un copier-coller, je peux en avoir un en dessous, même si cela ne sert à rien d'en faire un deuxième en dessous mais psychologiquement ça peut aider. On va couper ce cartouche en plusieurs morceaux verticaux, en colonnes. Je vais faire ici une première zone réservée qu'on va appeler Statut et le Statut c'est simple : c'est un rectangle qui a pour objectif de dire si ce processus est à l'état de brouillon ou pas. Je vois qu'au niveau de la largeur, ça me convient. Ça a un nom en chiffre rond. Maintenant je copie-colle ce rectangle et en dessous je vais supprimer la valeur puisque ça changera d'un processus à l'autre Il n'y a que le titre qui sera le même. C'est pour cela que j'écris le titre dans l'arrière-plan. On va créer un autre rectangle qui va être un petit plus long que le précédent. Ce rectangle aura comme intitulé : Fonction. Encore une fois, je copie-colle sur rectangle et je supprime ce qu'il y a dedans. Ce qu'il va y avoir en dessous sera évidemment différent d'un processus à l'autre. Qu'est-ce que la fonction d'un processus ? Imaginez que, par exemple, vous avez un processus pour les versements de salaire. Ça c'est le titre du processus, les versements du salaire. Par contre sa fonction c'est, par exemple, d'assurer des erreurs de saisie. On pourrait dire que la fonction du processus de saisie de salaire, c'est Contrôle de la Cohérence ou Contrôle Cohérence saisie, par exemple. Après évidemment, il faut trouver des titres ! On refait un autre rectangle. Ici, on va le faire avec une certaine longueur qui devrait suffir pour la majorité des cas. Là, c'est Exécutant principal. L'exécutant principal, c'est la personne de référence pour ce processus, c'est-à-dire qu'on va souvent y mettre son nom et son prénom. Comme c'est une information qui varie d'un processus à l'autre, c'est quelque chose qui se trouvera aussi dans les pages de premier plan. Je vous rappelle qu'on est dans les pages d'arrière-plan. Ensuite, on va faire encore un autre rectangle. Voilà comme ceci. Ce rectangle va contenir le visa du responsable, c'est-à-dire qu'il y a quelqu'un qui va signer ou mettre son nom et c'est juridiquement la personne qui sera responsable de tout problème avec ce processus. Si on a un processus de contrôle de certains éléments d'un avion et que l'avion s'écrase à cause d'une défaillance, on va aller voir qui est la personne qui a exécuté le processus et ensuite on va aller voir qui est la personne qui supervise ce processus pour parler, par exemple, d'un manque de rigueur, d'un manque de formation, d'un manque de supervision des exécutants. Comme c'est quelque chose qui va varier d'un processus à l'autre, le rectangle du dessous va être vide. Enfin, le dernier rectangle, on pourrait en vérifier la largeur donc 30 millimètres, c'est très bien. Ce dernier rectangle va prendre la surface correspondante. Évidemment on va copier-coller, ici, celui du dessous. Ce dernier rectangle s'appelle TRS/CMM. Donc TRS slash CMM. Je vais vous expliquer ce que ça veut dire. Il faut savoir que ce sont deux valeurs numériques. Le premier est un pourcentage, le deuxième est un nombre entre 0 et 5. Le TRS veut dire le taux de rendement synthétique ou, en anglais, le world output yield. C'est le pourcentage d'anomalies de processus sur le nombre d'exécutions de ce dernier. Imaginez, par exemple, que vous avez un processus qui a été exécuté 274 fois. Vous savez qu'une fois il y a eu une erreur donc il aura un TRS de 1 divisé par 274. Je vous laisse faire le calcul sur une calculatrice et ensuite on mettra le pourcentage dans les pages de premier plan. Le CMM c'est ce qu'on appelle le Capacity Maturity Model, vous pouvez vous référez à de nombreux ouvrages concernant ce modèle de qualité management et le Capacity Maturity Model est quelque chose qui, à la base avait été créé pour l'informatique. L'idée c'est que, lorsqu'on est à une maturité 0 pour un processus, c'est que le processus n'existe pas donc normalement vous n'aurez pas de nombre zéro. Le 1 c'est que vous avez fait un processus mais que personne ne l'applique. Ensuite le 2, c'est que vous avez un processus, les gens le suivent. Et ainsi de suite. Je ne veux pas parler de toutes ces étapes parce que c'est un sujet d'une formation à part entière, parce qu'il y a des discutions et des techniques autour de ça. Mais voilà ce qu'est le CMM. Maintenant on va sélectionner le cartouche qui est en bas, On fait un clic droit. Grouper. Encore une fois on pourrait tout à fait le centrer parfaitement sur la page à l'aide des guides donc je vous renvoie sur la formation sur les fondamentaux. Comme je vous l'ai dit, la majeure partie des gens les mettre à l'œil ! Une fois qu'on l'a copié, on le colle aussi dans la page en Paysage, on n'hésite pas à zoomer et à le positionner à l'endroit de notre choix. Voilà pour nos deux cartouches. Ça fait un début de canevas et on s'en sort pas trop mal. Mais ce n'est pas terminé au niveau du canevas. On peut remarquer une chose, c'est que là, pour le cartouche supérieur j'ai inutilement fait une marge. Et là aussi, inutilement une marge. Pour ceux qui veulent voir comment changer la marge d'impression, je vous renvoie sur la formation sur les fondamentaux. Donc voilà pour la partie concernant le cartouche de pied de page.

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Date de parution :14 nov. 2016

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