Office 365 : L'essentiel d'Outlook

Créer un calendrier de groupe

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Dans cette séquence, votre formateur Jean-Luc Delon vous explique comment créer un calendrier de groupe.
04:07

Transcription

Il est tout à fait possible, si votre Outlook préféré est connecté à un compte Office 365 ou si votre Outlook préféré est connecté à un compte d'entreprise sur un serveur Microsoft Exchange, de créer des groupes de calendriers. Qu'est-ce qu'un groupe de calendriers ? C'est un groupe à l'intérieur duquel il va y avoir le calendrier de plusieurs personnes que vous allez choisir. Comment faire ça ? Et bien tout simplement, on vient sur l'onglet Accueil, puis on va dans le groupe Gérer les calendriers. On prend l'option Groupes de calendriers et on clique sur Créer un groupe de calendriers. Je donne un nom à ce groupe. Je vais l'appeler Force de vente, ou tout autre nom qui me convient et je vais cliquer sur OK. À partir de maintenant, il faut que je choisisse quels sont les calendriers des personnes que je souhaite mettre dans ce groupe. Vous remarquez que le groupe est déjà créé ici, on le voit Force de vente. Je viens dans Liste d'adresses globale et je vais dire que je veux prendre Antoine Malouin et Sylvie Martin. Je ne vais pas me prendre puisque je suis déjà présent. C'est mon calendrier qui est en bleu. Une fois que j'ai sélectionné la ou les personnes que je souhaite mettre dans ce groupe, je fais OK. Je vois apparaître les calendriers ici, et je les vois apparaître à cet emplacement-là. Alors on peut bien sûr changer la couleur des calendriers. Je fais un clic droit sur S. Martin, je viens sur Couleur et je vais choisir le rose. Je fais un clic droit sur A. Malouin, je viens sur Couleur et je vais choisir le jaune. Je peux dire que je ne veux pas voir A. Malouin, que je ne veux pas voir S. Martin, que je veux voir A. Malouin, que je ne veux voir personne, ou que je veux voir tout le monde, en cliquant tout simplement sur Force de vente, les deux calendriers font leur apparition. Il est possible par un clic droit de venir faire une superposition. Je refais la même manœuvre pour S. Martin. J'ai aussi la possibilité de les redissocier. Superposition cela veut dire le fait que je vois dans la même case les rendez-vous de tout le monde. Aussi bien leurs rendez-vous que les miens. Je peux dissocier tout ça, en faisant clic droit je reviens sur Superposition. Clic droit, je reviens sur Superposition. Mais il y a beaucoup plus rapide. Le plus rapide consiste à passer par ces flèches. Je superpose à l'aide de cette flèche. Je superpose à l'aide de cette flèche. Et là, je remets côte à côte à l'aide de la flèche en sens inverse. Nous avons la possibilité bien sûr, de cliquer sur les rendez-vous de l'un ou de l'autre. Donc comme ça, on voit s'ils sont libres ou pas. Ici par exemple, S. Martin est occupée. Si je double-clique on me dit : « Vous n'avez pas l'autorisation d'afficher ce calendrier. » Cela veut dire que S. Martin n'a donné comme autorisation que le fait d'afficher sa disponibilité mais pas d'afficher le contenu de ses rendez-vous. Si je veux vraiment y accéder, il faut que je lui demande la permission. « Vous n'avez pas l'autorisation d'afficher ce calendrier. Voulez-vous demander à S. Martin de partager son calendrier avec vous ? » Si je fais Oui, elle va recevoir un mail et donc elle va accepter ou refuser. Si elle accepte, je pourrais accéder au détail de ses rendez-vous. Ici je vais faire Non. À tout moment bien sûr, vous avez la possibilité de dire : « Je préférerais avoir Sylvie Martin avant Antoine Malouin. » Il suffit de glisser-déposer pour mettre de l'ordre dans les différents calendriers. Lorsque vous n'en avez plus besoin, vous pouvez soit simplement éteindre et replier le groupe, soit supprimer purement et simplement le groupe, en faisant clic droit Supprimer ce groupe. Ou encore vous avez la possibilité de supprimer uniquement tel ou tel calendrier en faisant clic droit dessus et en cliquant sur Supprimer le calendrier. Dans tous les cas, vous n'effacez pas évidemment le rendez-vous de ces personnes, vous vous contentez juste de les effacer de votre écran. Donc là je vais supprimer Force de vente, je fais un clic droit dessus, je viens sur Supprimer ce groupe clic gauche. Est-ce que j'en suis certain ? Oui. Et donc à partir de maintenant je n'ai plus que mon calendrier.

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Date de parution :30 sept. 2016
Mis à jour le:30 sept. 2016

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