Créer un planning avec Excel 2016

Créer un calendrier annuel

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Vous allez créer un calendrier annuel typique tel qu'on le trouvait à l'époque où le papier était prédominant chez les planificateurs.
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Nous allons voir maintenant comment créer des calendriers dans le chapitre qui nous intéresse. Et on va commencer par quelque chose qui n'existe pas dans Outlook qui est un calendrier annuel. Après quoi, on passera à un calendrier mensuel, qui est un peu plus technique. Alors, allons-y ! Nous allons partir d'un fichier Exel vide. Donc nous allons renommer la feuille 1 "Cal_Annuel" et, pour faire un calendrier annuel, je vous recommande d'abord d'écrire janvier dans A2 et de tirer janvier jusqu'à ce que vous ayez décembre. Ça vous donnera une idée de la largeur du calendrier. Ensuite, pour la partie du dessus, vous fusionnez les cellules et puis vous écrivez l'année qui vous intéresse, par exemple, 2016. Après, à vous de choisir si vous voulez mettre du gras, du centré, des couleurs de fond ou peu importe. Une fois ceci étant fait, vous avez la possibilité, dans la colonne M, par exemple, d'écrire un et deux et de tirer ces deux valeurs jusqu'à ce que vous ayez 31. Comme ça, ça vous donnera l'idée de la zone maximale à formater pour vos mois puisque le ou les mois ayant le plus de jours auront 31 jours. Donc, là, pour le coup, on sélectionne toute cette zone, et puis on peut faire simplement toutes les bordures, ce qui fait qu'ici, on a maintenant une zone quadrillée complète. Si vous voulez avoir la possibilité de mettre des tâches, vous ne pourrez pas mettre des tâches dans les mêmes cellules contenant les jours, donc, il va falloir préparer des colonnes à côté de chaque mois. Personnellement, j'aime bien faire ça colonne par colonne. Insertion, insertion, insertion, insertion, ça ne prend pas trop de temps. Évidemment, c'est tout le problème de ces calendriers annuels, dès le moment qu'on veut mettre des tâches avec du texte, si on veut faire autre chose que du simple coloriage, ça va très vite être très large à imprimer. Donc, là, on a maintenant notre zone de travail. Et allons-y pour janvier. On sait que janvier, quelle que soit l'année, de toute façon, ça a 31 jours. Donc on va écrire, dans A3, "Date", et l'année, c'est le titre de notre année, c'est A1, le mois, ben c'est un, parce que c'est janvier, et le premier jour, c'est un. Voilà, ça ce n'est pas vraiment difficile. Ensuite, le second jour, c'est le jour du dessus, plus un. Ça non plus n'a rien de difficile. Ensuite, tirez-ça jusqu'à la dernière bordure puisque, de toute façon, il n'y aura pas de jour supplémentaire. Par contre, attention ! Là, vous pouvez voir que je me suis trompé en sélectionnant. J'ai pris A3, mais c'est, bien évidemment, A4 qu'il faut tirer. On s'entend. Là, on peut voir qu'effectivement ça se termine au 31. Ensuite, on peut sélectionner toute cette colonne, aller dans le format des nombres, Personnalisée, et là, personnellement, j'aime bien, mais je me suis beaucoup inspiré, à l'époque, de ce qu'avaient fait mes prédécesseurs, c'est de mettre le jour avec trois lettres et le numéro du jour avec deux lettres. Ça permet aussi de faire des colonnes largement réduites. Maintenant, une fois qu'on a janvier, bien évidemment entre guillemets, on va copier cette colonne et la coller dans février, simplement, qu'à la différence de la première formule, ça ne va pas être le premier mois, mais ça va être le deuxième mois. Dans le cas présent, ça reste la cellule fusionnée A1. D'ailleurs, comme on va copier-coller ça plusieurs fois, il serait peut-être pertinent sur A1 de mettre des références absolues au cas où d'autres personnes, par la suite, analyseraient le fichier et diraient : « là, il a fait un travail de cochon ». Donc, on peut mettre une référence absolue qui aidera pour le copier-coller. Maintenant, pour le mois de février, il y a une difficulté, c'est que ce n'est pas toujours le même nombre de jours. Ça dépend si l'année est bissextile ou pas. Là, il faut qu'on trouve une technique pour masquer le 29, le 1 et le 2, s'ils existent. On sait que, de toute façon, il y aura toujours 28 jours, mais il n'y aura pas toujours le 29, le 1 ou le 2, alors, la chose étant sûre, c'est qu'il n'y aura jamais le 1 ou le 2, donc on peut déjà supprimer la formule qui est là-dedans. Mais concernant le 29, il faut gérer un peu le coup et il y a plein de manières de le faire. Par exemple, moi j'aime bien dire, si le jour c'est 30 plus 1, c'est-à-dire le jour de C30 plus 1, eh bien, il est inférieur au jour de C30 parce qu'à nouveau, si février s'arrête le 28, il faut comprendre que le jour d'après va être le premier du mois de Mars. Donc, on va avoir jour de C30 plus 1 qui va être plus petit que le jour de C30 puisqu'on aura ici 1 comme valeur. Et là, on aura 28, ce qui veut dire qu'on est sur un mois à 28. Si, effectivement, ce test est satisfait, alors, à ce moment-là, on veut que rien ne s'affiche, sinon, on calcule C30 plus 1. Comme ça, on a résolu le problème des années bissextiles. D'ailleurs, on peut le vérifier. Si on va dans notre cellule fusionnée, puis qu'on tape 2017 qui n'est pas une année bissextile, effectivement, on termine à mardi 28. Ensuite, on poursuit de même pour Mars, on copie-colle, mais on va changer le mois qui n'est pas le mois un, mais qui est le mois trois. Le mois de mars a aussi 31 jours, ce qui nous facilite la tâche, dans le cas présent, et on continue ainsi pour tous les autres mois. Encore une fois, on sélectionne, on copie, on colle, et puis, le mois d'avril a toujours 30 jours, ce qui fait que je peux déjà supprimer le dernier. Et là, au niveau des mois, adapter, mettre quatre et ainsi de suite. Ceci étant fait, on a les colonnes pour tous les mois. Maintenant, ce qui est souvent demandé, c'est la possibilité d'avoir les weekends visibles. C'est très simple. Là, par exemple, on va sélectionner cette colonne, on va aller dans Accueil Mise en forme conditionnelle Nouvelle règle en utilisant une formule. Et là, c'est clair que la nouvelle règle, ça va être quoi ? Ben, ça va être la même que celle faite pour les échéanciers, c'est-à-dire "ou joursem" de la première cellule qui est ici en enlevant le numéro de la ligne est égale à sept, je vous rappelle que le sept, c'est le samedi ou égale à un puisque le un, c'est le dimanche. Alors, si l'un de ces deux critères est satisfait, on aimerait que ça se mette dans une certaine couleur. On fait OK, OK. Puis là, on voit effectivement que les weekends sont bien mis dans la couleur souhaitée. Si, maintenant, on veut adapter ça, il y a plusieurs manières. Par exemple, moi ce que j'aime bien faire Mise en forme conditionnelle Gérer les règles Modifier, copier la formule qui est là, ensuite, sélectionner février, Mise en forme conditionnelle Nouvelle règle, on applique en faisant un coller et on change juste la référence de la colonne en mettant "C". Ici, visiblement, ça n'a pas pris parce que j'ai dû faire une erreur. On va aller voir, joursem de C3 égale 7 ou joursem de C3 égale 1, donc là il y a une petite curiosité. Je n'ai pas mis la couleur. C'est là ma bêtise. On fait OK, OK, OK et, comme on peut le voir, c'est bon. On peut poursuivre pour la prochaine colonne. On va faire juste mars et avril encore. Mise en forme conditionnelle Nouvelle règle. On colle, on adapte ici en disant que c'est la colonne E, et cette fois-ci, on n'oublie pas la couleur. On fait OK et, encore une fois, on fait pour avril. Après, c'est clair que ça va marcher pour absolument tous les mois et toutes les années, c'est évident. Donc j'ai G et puis ici, ce jaune pâle. Maintenant, si on fait un test et qu'on met, par exemple, 2016 ici, on se rend compte que tous les weekends s'adaptent. Pour clore, il y a souvent une question qui est : "est-ce qu'on peut faire en sorte d'avoir une liste de jours fériés ?" Si on refait comme on avait fait pour les échéanciers -- Imaginez, par exemple, que le 1er janvier 2016 est férié. On va vérifier déjà que ça ne tombe pas sur un weekend ce qui est nickel. À ce moment-là, il faut, à nouveau, sélectionner les mois un par un, puis, dans Mise en forme conditionnelle Nouvelle règle, on va faire la même technique que pour les échéanciers, c'est-à-dire "=nb.si" et "si", dans la plage qu'on a là, parce que là, on va prendre toute la colonne A, où on aurait beaucoup de jours de congés, et donc, bien évidemment, ça fait 1,000,000, on va compter si le jour, qui est là, c'est-à-dire dans A3, mais en enlevant le dollar devant le 3, est dans cette colonne A, à ce moment-là, en enlevant le dollar devant le 3, ça fait que pour chaque jour, ça va fonctionner si ceci est vu comme zéro, c'est-à-dire que le jour qui est là se trouve dans la liste qui est derrière. Par exemple, on aimerait que ça se mette dans un orange de ce type-là. On valide par OK et on voit que ça marche. D'ailleurs on peut le tester. Si je mets le cinq janvier, je vais l'écrire à la façon suisse, donc le 5.1.2016, si je valide, effectivement, le 5.1.2016 s'est mis en couleur. Donc voilà, notre calendrier annuel fonctionne parfaitement. Après, il n'y a qu'à faire tous les autres mois restants.

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Date de parution :7 sept. 2016

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