L'essentiel de Project 2016

Créer un calendrier

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Créez un nouveau calendrier adapté à vos besoins, notamment pour y refléter les horaires de travail de votre entreprise.
06:28

Transcription

Nous allons voir dans la prochaine vidéo comment créer un nouveau calendrier. Microsoft Project arrive avec déjà des calendriers de base. Normalement, nous voulons créer nos propres calendriers sur notre projet pour refléter notre situation qui est peut-être particulière, différente de l’outil par défaut via Microsoft Project. Donc, on peut créer ses propres calendriers à ce moment-là. Pour aller créer un nouveau calendrier, on doit retourner dans les heures de travail. Donc je clique sur Projet. Et je clique sur Modifier les horaires de travail. Je tombe dans ma fenêtre Modifier les horaires de travail où est-ce qu'on peut également modifier les calendriers de base. Si je clique ici, nous avons les trois calendriers disponibles par défaut via MS Project, mais je vais créer un nouveau calendrier. Pour ce faire, je vais cliquer ici en haut à droite sur Créer un nouveau calendrier. Donc je clique, voilà, une autre nouvelle fenêtre s'ouvre. Et nous avons deux options. Microsoft Project nous dit : « tu peux créer un calendrier de base, un nouveau, ou tu peux faire une copie d'un calendrier déjà existant pour modifier ton nouveau calendrier. » Nous allons revoir les deux options. Nous allons commencer premièrement par créer un nouveau calendrier de base. Et j'attire votre attention : en changeant le clic de Nouveau calendrier de base qui était à Faire une copie, Microsoft Project change également le nom du calendrier. Donc, si je retourne à Faire une copie, il va faire copie du Standard. Si je clique sur Créer un nouveau calendrier de base, il le prénomme Calendrier 1. Donc, je vais commencer par Calendrier 1. Je ne changerai pas le nom ici pour des fins théoriques. Mais évidemment dans votre entreprise, dans votre projet, vous allez lui donner un nom précis qui va vous rappeler à quoi sert ce type de calendrier. Et je clique sur OK. Voilà qui me crée un nouveau calendrier. Si vous remarquez, pas grand-chose de différent de ce que nous avions auparavant. Les heures travaillées restent toujours les mêmes. Les journées de travaillées restent toujours les mêmes : les samedis, dimanches sont chômés. La grosse différence, c'est qu'ici on a perdu les journées chômées qu'on avait entrées auparavant. Donc on a perdu la fête de Noël, le jour de l'an et le lundi de Pâques. Nous allons voir maintenant comment créer un nouveau calendrier basé sur un calendrier déjà existant. Donc, nous allons créer un nouveau calendrier. Et ici, Faire une copie, étant donné que le dernier calendrier que j'ai utilisé Microsoft Project me ramène la copie de Calendrier 1. Ce n'est pas le Calendrier 1 que je vais copier mais bien le calendrier standard, donc je vais cliquer sur la flèche ici vers le bas. Et je vais choisir Standard. J’attire encore une fois votre attention que Microsoft Project change le nom et maintenant le prénom Copie de Standard Et encore une fois, dans votre entreprise, vous allez renommer le calendrier d'une façon précise qui va faire plus de sens dans votre cas. Mais pour l'instant, pour la théorie, nous allons garder le nom Copie de Standard et je clique sur OK. Voilà donc la grosse différence entre créer un nouveau calendrier et faire une copie d'un calendrier existant. Les heures de travail sont toujours les mêmes. Les samedis, dimanches sont toujours chômés. Mais je garde mes journées chômées que j'avais entrées auparavant dans mon calendrier standard, ce qui me permet d'avoir déjà mes journées chômées rentrées dans mon calendrier, sans avoir à les refaire à nouveau dans ce cas. Donc, c'est très intéressant, c'est très utile si on a déjà les journées fériées, si on en a encore déjà besoin. Cependant, si c'est une exception où par exemple une équipe de maintenance qui travaille les journées fériés et que les congés sont transférés, à ce moment-là, ça peut être utile de partir à nouveau et de créer complètement un nouveau calendrier. Pour continuer, nous allons travailler avec le calendrier Copie de Standard. On pourrait très bien prendre le calendrier. Il n'y a pas de problème là-dedans. On veut juste travailler à partir de ce calendrier. Maintenant, ce que je vais faire de ce calendrier particulier, si j'ai une équipe de travail qui travaille du lundi au jeudi, les heures normales de travail, mais le vendredi, ils travaillent seulement de 9 heures le matin à 14 heures, l'après-midi. Donc, comment rentrer ces données ? À ce moment-là je, vais aller dans Semaines de travail. La semaine de travail me dit par défaut quelles sont les journées travaillées, quelles sont les journées chômées. Donc, je vais aller changer mes journées travaillées et mes heures de travail. Je clique ici dans le milieu, à droite, Détails. Donc, je clique sur Détails. Et une nouvelle fenêtre s'ouvre. Ça me donnera effectivement les détails des journées, mais qu'est-ce qui sont travaillées Donc, si je veux mon lundi, présentement la sélection Utiliser les heures par défaut de Project pour ces jours. Donc, on veut travailler de 9 heures à 18 heures avec une pause, de midi à 14 heures. Le mardi, la même chose, mercredi, jeudi. Le vendredi, à ce moment-là, c'est cette journée qu'on veut faire une exception. Je vais vous montrer en premier qu'est-ce qu'elle fait si je clique sur Définir les jours comme journée chômée. Donc, je vais cliquer, ici, Définir les jours comme journée chômée. Mon vendredi, elle serait une journée chômée. Je clique sur OK. À ce moment-là, dans mon calendrier ici, on voit que les vendredis deviennent en gris. Donc si par exemple, nous avons une équipe de travail qui travaille quatre jours en semaine, ont trois jours en semaine de congé, à ce moment-là, ce serait l'option qu'on prendrait. Mais dans notre option, ce n’est pas tout à fait ce qu'on veut. Nous, ce qu'on veut, c'est définir les horaires de travail de 9 heures à 14 heures. Donc, je reclique ici sur mon vendredi. Si je clique sur Utiliser les heures par défaut, je ne peux pas changer aucune heure ici, c'est le défaut. Donc, l’option que je dois prendre, c'est Définir des horaires de travail spécifiques pour un ou plusieurs jours. Donc, je clique là-dessus. Et à ce moment-là, ça m'apparait dans le bas ici, le carré où ce que j'ai les heures de travail, où ce que je peux rentrer manuellement, les nouvelles heures de travail. Donc première étape, je vais effacer la dernière ligne et je peux seulement rentrer 9 heures ici et rentrer 14 heures. Et je clique en dehors de la cellule, ce qui me donnera de 9 heures à 14 heures. On peut donc voir ici que nous avons maintenant les heures de travail rentrées, de 9 heures à 14 heures. Petite clarification : on peut rentrer de 9 heures, au lieu de rentrer 14 heures, je peux rentrer 2 PM et Microsoft Project traduira à ce moment-là le 2 heures PM à 14 heures. Ne pas confondre, si à ce moment-là je rentre seulement 2, il prendra pour acquis que c'est 2 heures du matin : 2 AM. Donc il changera mon heure de début également. Donc, juste s’assurer de corriger la situation et de bien rentrer les données à ce niveau-là. Donc, si on n’est pas sur une horloge de 24 heures, on est sur une horloge de 12 heures, à ce moment-là, il faut spécifier si PM ou AM. À ce moment-là, et maintenant, je clique sur OK. Donc, si je regarde mon calendrier, je ne vois rien de particulier. Donc, mon vendredi n'est pas une journée chômée. Microsoft Project ne dira pas non plus que le vendredi est une exception par défaut. On doit alors, à ce moment-là, aller cliquer sur la journée du vendredi pour voir que les heures de travail sont de 9 heures à 14 heures.

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Date de parution :22 déc. 2017

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