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Outlook 2010 : Astuces et techniques

Créer ses propres règles en toute liberté

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Créer une règle en toute liberté vous permet de tirer parti de tous les avantages et de la puissance des règles d'Outlook : classer, déplacer, répondre, supprimer, extraire, sauver, etc.
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Transcription

Nous allons voir dans cette section comment réaliser et créer vos propres règles pour automatiser des choses à l'intérieur d'Outlook. Si vous êtes déjà utilisateur des actions rapides, vous avez vu qu'il y a une certaine condition pour réaliser quelque chose et une série d'actions. La condition de l'action rapide, c'est le clic sur le choix de cette action rapide. Pour les règles, vous allez pouvoir définir que sur tels ou tels, et tels et tels critères, alors cette règle s'exécute. C'est donc quelque chose qui va se faire sans que vous ayez besoin d'actionner un bouton. Pour définir une règle, il me suffit d'aller dans Règles et de choisir Créer une règle. Le système me propose de créer une règle par rapport au message sur lequel j'étais. J'étais donc sur un message de Josette, il me propose tous les éléments par rapport à ce message. Peu importe, je vais directement dans Options avancées. Dans les options, on me demande quelles sont les conditions à vérifier pour que cette règle s'exécute. On voit ici que la liste est relativement riche pour pouvoir définir quelles seront les conditions à l'exécution de cette règle. Je pourrais dire tous les messages venant de en l'occurence, de Josette Duguidon. Si je coche cela, je peux choisir venant de et je vais choisir, par exemple, venant de certaines personnes. Rien ne m'empêche évidemment de choisir une adresse e-mail, c'est-à-dire, si je veux, par exemple, avoir comme condition que le message vienne de unepersonne@sondomaine.com. Je vais également pouvoir définir contenant du texte, si le message est envoyé à, et, pourquoi pas, contenant dans l'objet ou dans le corps du message. C'est ce dernier cas, par exemple, qui pourrait nous intéresser tel que si je coche Appliquer cette règle après l'arrivée du message contenant un mot, une phrase, dans l'objet du corps du message. Je vais donc remplacer le « RDV au restaurant ce midi ? » qui vient du message sur lequel j'étais. Je vais sélectionner ici, le supprimer et le remplacer par autre chose. Ce que je voudrais, c'est tous les messages qui contiennent le mot (bruit de clavier) commande, (bruit de clavier) commandes, ou alors (bruit de clavier) vente, pourquoi pas ventes, et puis, ajoutons également (bruit de clavier) devis. Je fais OK. On voit ici que la règle va s'appliquer si jamais dans l'objet ou le corps du message il y a commande, commandes, vente, etc. C'est-à-dire au moins un de ces mots. J'ai la possibilité de combiner également tel que je vais pouvoir choisir, par exemple, si simplement mon nom est en copie, si mon nom est dans la zone À ou si je n'apparais pas dans la zone À, si je contiens des mots spécifiques uniquement dans le corps du message ou dans l'en-tête, s'il y a des mots spécifiques dans l'adresse du destinataire ou de l'expéditeur, etc. Je vais donc pouvoir comme ça combiner toute une série de conditions pour le déclenchement de cette règle. Pour l'instant, je vais rester comme ça : appliquer cette règle après l'arrivée si ça contient commande, commandes, vente, ventes ou devis. Je fais Suivant. Que vais-je faire de ce message une fois qu'il arrive et que la condition est vraie ? Est-ce que je vais le déplacer dans un dossier ? L'assigner dans une certaine catégorie ? Le supprimer ? Le supprimer définitivement ? Je vais ainsi avoir plein d'actions et pouvoir cumuler les actions. J'aimerais donc le déplacer dans un dossier que je vais spécifier, à savoir Finances et comptabilité. Il reste dans la boîte de réception, dans ce dossier. Je fais OK. Je vais donc le déplacer dans ce dossier. Puis je vais, par exemple, l'assigner à une catégorie. Je vais donc cocher cette case et je vais pouvoir choisir la catégorie. Je vais le mettre, par exemple, dans la catégorie Rouge qui est pour moi la catégorie importante pour tout ce qui concerne la vente, les finances et la comptabilité. Je vais donc avoir deux actions qui vont se dérouler l'une après l'autre avec un séquencement que gère tout seul Outlook, qui va d'abord l'assigner avant de le déplacer, alors que j'avais choisi le déplacement avant l'assignation. Du moment que le résultat est bon, l'ordre importe peu. Je vais donc faire Suivant et il va me demander s'il existe des exceptions, c'est-à-dire, je vais dire : « s'il arrive quelque chose, réalise ceci sauf si » et on va définir ces exceptions. On pourait dire sauf s'il y a tel et tel mots, sauf s'il contient des mots spécifiques, ou excepté les mots, etc. Mais, dans mon cas, je ne vais pas définir d'exceptions. Je vais faire Suivant. Il va me demander le nom de cette règle. Il me propose arbitrairement les éléments qu'il a trouvés dans les conditions et je trouve que ce nom va très bien. Je vais alors configurer les options de la règle. J'ai la possibilité d'exécuter cette règle dès maintenant, dans la boîte de réception. Je peux aussi, bien sûr, activer ou non cette règle pour que dès que de nouveaux messages arrivent, l'automatisme se fasse. Je vais donc choisir d'exécuter cette règle maintenant pour pouvoir déjà nettoyer ma boîte de réception et, en même temps, garder cette règle active pour que tous les prochains messages qui contiennent ces mots soient passés dans la catégorie Rouge et déplacés dans le dossier Finances et comptabilité. Je clique sur Terminer et, dès que je vais appuyer sur ce bouton, la règle va être enregistrée et s'exécuter. Il y a donc certains messages qui vont être classés automatiquement avec la catégogie et déplacés dans les dossiers. Je clique donc sur Terminer. « La règle est une règle client seulement et est traitée dans Outlook quand Outlook est exécuté. » Je fais OK et je valide. Voici donc cette règle qui a été ajoutée. Je peux aller voir que dans Finances et comptabilité, il y a bien effectivement un e-mail qui a été déplacé qui s'appelle « Nouvelle commande ! » et qui a été mis dans la catégorie Rouge. C'est donc bien ce qui a été demandé, c'est passé de la boîte de réception directement dans ce dossier. On voit donc qu'il est très facile d'automatiser des éléments, très facile d'automatiser des actions à l'intérieur d'Outlook pour faciliter le traitement des messages ou des éléments comme la réunion, les calendriers, etc.

Outlook 2010 : Astuces et techniques

​Optimisez votre utilisation d’Outlook 2010. Exploitez le module Courrier, prenez en main le travail collaboratif avec les modules Calendriers et Personnes, etc.

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Date de parution :27 juil. 2017

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