Outlook 2010 : Astuces et techniques

Créer ses propres actions rapides

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Vous comprendrez tout l'intérêt de définir vos actions rapides. Envoyez un message à votre équipe, et en même temps, classez-le !
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Transcription

Alors, vous être très certainement déjà utilisateur des actions rapides, pour, par exemple, renvoyer un message à votre responsable, ou alors marquer comme quoi le suivi est réalisé et classer le message automatiquement, ou le terminer, etc. On a vu, dans ces différentes actions, qu'il y a, en réalité, un enchaînement qui se fait d'une manière prédéfinie. Alors, on pourrait très bien envisager, comme dans le cas présent, par exemple, je reçois un message RDV au restaurant ce midi ?, mais malheureusement j'ai pas le temps. Donc, j’aimerais répondre Non merci, et puis, que le message soit supprimé. Et ce, d'une manière évidemment automatique. Alors, je pourrais, bien-sûr, répondre, choisir de supprimer, en utilisant déjà cette action rapide, mais j'ai besoin de remplir le message et de dire Non merci, pas ce midi, par exemple, etc. J'aimerais quelque chose de plus synthétique et que je puisse automatiser. Donc, pour cela, je vais cliquer ici et je vais faire une nouvelle action rapide personnalisée. Cette action rapide, je vais l'appeler « Non merci » et suppression. Pour me souvenir de ce qu'il fait, c'est : répondre « Non merci » et supprimer le message. Je viens donc ici choisir une première action. La première action sera de répondre à la personne. Et dans les options de cette réponse, je garde l'objet, avec les mêmes indicateurs, sauf que dans le texte, Non merci, je n'ai malheureusement pas le temps. Désolé. Je pourrais : PS: Ce message est rempli d'une manière automatique.... Et cetera. Je vais pouvoir donc définir le contenu du message directement. Je vais pouvoir masquer maintenant les options et ajouter une action. Cette action serait de supprimer le message. Je vais donc venir ici. Je peux supprimer le message, voire le supprimer d'une manière définitive, c'est-à-dire qu'il passe même pas par la corbeille. Allez, supprimons simplement le message, sans souci. Et je vais donc terminer. Je vois ici que j'ai un rendez-vous au restaurant ce midi, malheureusement, je n'aurais pas le temps, je vais donc directement répondre. Je clique ici : Non merci. Vous voyez que le message est directement rempli. Il me suffit d'envoyer. Non seulement la réponse va être envoyée, mais en plus de ça, ça va passer dans les éléments supprimés. Je reviens ici sur la boîte de réception. Rappelez-vous donc que ces actions rapides vous permettent d’enchaîner les différentes actions que vous pouvez réaliser. Posez-vous la question, quand vous faites quelque chose plusieurs fois, s'il ne serait pas plus pratique de venir ici dans les Actions rapides, et puis, de créer votre propre action. Vous voyez ici les différents éléments. Si vous avez créé une action et que vous voulez la modifier, par exemple, « Non merci » et suppression, je voudrais, par exemple, modifier le message. Je peux cliquer sur Modifier et je retrouve les différentes étapes. Je peux donc modifier l'action. Ici, dans Répondre Afficher les options. Non merci, je n'ai malheureusement pas le temps. Désolé. Je peux, par exemple, enlever ce Post-Scriptum. Enregistrer. Appuyez sur OK. La prochaine fois que j'aurai l'information et que je clique sur l'élément, j'aurai donc, ici, la modification qui est faite. Vous voyez que c'est quelque chose qui est extrêmement facile. Je vous invite, grâce à Outlook 2010, à créer vos actions rapides, pour vraiment gagner du temps sur l'utilisation des messages.

Outlook 2010 : Astuces et techniques

​Optimisez votre utilisation d’Outlook 2010. Exploitez le module Courrier, prenez en main le travail collaboratif avec les modules Calendriers et Personnes, etc.

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Date de parution :27 juil. 2017

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