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Créer un planning avec Excel 2016

Créer la hiérarchie et le mode plan

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Il est possible de vous approcher du visuel typique d'une hiérarchie WBS (SFT). La majorité des logiciels de gestion de projets vous le proposent comme Microsoft Project.
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Transcription

Avant de commencer à faire la partie esthétique, donc à droite pour faire un diagramme à barres, il convient de préremplir ce tableau qui est à gauche. Alors, je vais le préremplir partiellement avec vous et sachez que dans le tutoriel qu’il y aura après, le tableau sera déjà bien rempli d’une trentaine de lignes. Alors, voyons la démarche. Déjà, ID contient simplement le numéro de la tâche, donc il suffit de mettre un, deux, trois, quatre si c’est le tout premier projet de votre entreprise. Mais n’oubliez pas que jamais une tâche ne doit avoir un numéro pris par une autre tâche dans un autre projet. Normalement, c'est l'idée. Ensuite, là, il est d’usage souvent de mettre le nom du projet lui-même, par exemple, ici on aura un projet SixSigma Cycle DMAIC. Ensuite, on a ici et on aura ici, le travail total du projet. Là on ne peut rien mettre parce que c’est quelque chose qui doit se calculer vu qu’ici le projet est un programme comme on dit en gestion de projets et donc il va contenir des phases et des tâches. Pour la durée calendaire et toutes les informations qu’il y a à droite, c’est pareil. Pour l’instant, ceci est juste l’entité Projet. Maintenant, on va préparer les phases, donc, par exemple, deux sera une phase qui s’appellera Définir phase. Comme Phase est à l’intérieur du projet, il va de soi que Phase doit être sélectionné, mis en gras parce que c’est un groupe et puis, comme c’est à l’intérieur aussi, on va lui faire un retrait droit avec le bouton Retrait qu’on a dans le groupe Alignement de l’onglet Accueil. Donc normalement, chaque phase va être décalée. Par exemple, si je vais à la ligne 15, il y aura la phase de mesurage et la phase de mesurage sera aussi en gras et en décalé. Bien évidemment, elle aura son propre numérotage qui sera le neuf. Ensuite, on a aussi encore une autre phase qui, par exemple, se trouvera à la ligne 21, qui sera la phase d’analyse, comme ceci, qui aura évidemment elle aussi un numéro, soit le numéro 15 et que l’on va mettre en gras. Maintenant, ces phases ont des tâches. Par exemple, la phase qui s'appelle Définir Phase ou Phase de définition, si vous préférez, ça n’a aucune importance. C’est juste du vocabulaire. Elle aura une tâche qui va s’appeller Identification des besoins clients. Maintenant, comme c’est une tâche à l’intérieur d’une phase, outre le fait qu’il y aura un numéro d’identifiant, elle doit être indentée deux fois parce qu’elle est vraiment dans la phase. Une fois qu’on a Identification des besoins clients, on peut taper les autres tâches, par exemple, Développer la charte d'équipe, ensuite, on peut écrire la prochaine tâche, Dessiner les processus ensuite, par exemple, Analyser les flux d’informations, ensuite on peut mettre ici, Contrôler les livrables et une dernière tâche qui s’appelle Validation. On va pousser toutes ces tâches de deux niveaux puisqu’elles sont dans la phase, et, bien évidemment, elles ont leur propre numéro, ce qui fait que je vais tirer ici, non pas que le deux, quoique si je pourrais tirer que le deux, puis aller dans la balise active et faire incrémenter une série, mais on peut aussi sélectionner le un et le deux et tirer, ce qui fait que, automatiquement, ça s’incrémente sans qu’on ait besoin d’aller dans la balise active pour dire d’incrémenter une série. Maintenant, ce qu’il faut savoir et qui est important, c’est que, ici, on peut, comme dans les logiciels de gestion de projets parce qu’en regardant les projets, on remarque qu’il y a effectivement des niveaux, mais on peut fermer et ouvrir les différents niveaux. Et on souhaiterait pouvoir reproduire ça dans Excel. Alors, comment est-ce qu’on procède ? Considérez, par exemple, ici, les phases. Donc je vais toutes les sélectionner et, en allant dans l’onglet qui s'appelle ici Données, il y a un bouton qui s’appelle Grouper et dans Grouper, il y a un sous-bouton qui s’appelle Grouper. Et pour le coup, ici, j’ai un petit mois et quand je clique dessus, ça ferme le programme ou, si vous préférez, le projet. Ensuite, on peut faire ça au niveau des phases. Là, par exemple, je vais prendre ce qu’il y a dans la phase et je vais aussi aller dans Grouper Grouper et là je vais grouper les lignes et effectivement, je peux dorénavant ouvrir et fermer la phase. Et on peut continuer comme ça jusqu’à huit niveaux, donc c’est vraiment du confort. D’ailleurs, vous le verrez plus tard lorsque dans le prochain tutoriel, il y aura déjà toutes les données que ça devient relativement intéressant à consulter. N’oubliez jamais que vous avez ici un, deux et trois qui sont équivalents, par exemple, dans un logiciel comme Microsoft Project, à aller dans Affichage Plan puis dire : « je ne veux voir que l’étage de niveau un jusqu’au niveau trois, jusqu’au niveau deux ». Donc là, c’est pareil. Si on clique sur un, ça ne nous affiche que le niveau un, le deux nous affiche jusqu’au niveau deux et le trois jusqu’au dernier niveau puisqu’on n’a pas de niveau plus profond que le trois. Ensuite, l’idée c’est de mettre du travail au niveau des tâches. Par exemple, cette tâche-là aura huit heures, donc on va mettre huit et il faudra supposer que tout le travail sera dans la même unité qui sera les heures, donc on va sélectionner toute cette colonne, on va aller dans Accueil Format des nombres, on va aller donc ici dans Personnalisée et on va dire qu’on veut standard, mais avec un "h.". L’idée étant que, quand on tape un nombre, il apparaisse automatiquement avec h. pour dire heure. Donc là, par exemple, huit, ensuite aussi huit et ainsi de suite. Il est clair que la phase de définition sera la somme des tâches en dessous et là, contrairement à un logiciel comme Microsoft Project qui fait automatiquement les formules, si on ne fait pas de macro et de VBA, c’est à vous d’écrire les formules à chaque fois et de les adapter chaque fois que vous ajoutez des tâches. Maintenant, c’est pareil au niveau du projet. Pour le projet, on va cliquer sur C7 et puis sur SOMME. Et puis, on va faire la somme d'absolument toutes les lignes en dessous. De toute façon, le projet, c’est la somme de toutes les tâches et des phases, mais le piège si on prend, comme j’aime le faire, c'est que je prends la somme des tâches qu’il y a là plus les phases, donc ça ne joue pas et c’est pour ça que ça complique tout de suite la situation parce qu’en réalité, il ne faudra sélectionner que les heures des phases avec les techniques classiques d’Excel. On prend la fonction somme et on va sélectionner les phases avec la touche CTRL et, quand on valide, on se retrouve avec le total de toutes les phases. Ensuite, il y a la durée calendaire des tâches, donc là on va faire comme dans les logiciels de gestion de projets, simplement, avec Excel, on n’a pas le choix. On est obligé de ne mettre qu’une unité si on veut gérer sans macro et sans VBA, donc on va, à nouveau, sélectionner toute la colonne, aller dans Personnalisée et dire qu’on veut des jours comme unité, ce qui fait que, dorénavant, on peut ici dire, par exemple, qu’il y a huit heures de travail sur une tâche de trois jours et ainsi de suite, et encore une fois, il faudra faire ici les calculs. Simplement, il n’y a plus qu’à tirer les calculs, cette fois-ci, donc ça devient beaucoup plus rapide. Le pourcent achevé est un pourcentage que n’importe qui peut écrire. Par contre, pour calculer le pourcentage au niveau d’une ligne de phase et de projet, c’est assez subtil. On y reviendra plus tard si on a le temps. Le début planifié, il s’agit simplement de taper des dates, donc là, il n’y a rien de compliqué. Par exemple, 01.01.2018. Bien évidemment, il faudra que la fin planifiée soit au-delà du début planifié, donc une date dans le futur. On peut évidemment mettre des contrôles, ça c'est possible, mais les collègues ne sont normalement pas idiots, ils ne vont pas mettre une fin qui est avant le début. L’échéance est une date qu’on n’est pas sensé dépasser. Là, par exemple, ça pourrait être le 8.01.2020. La variation, on en discutera plus tard, c’est la différence entre ce qui a été prévu et ce qui a été réalisé. Le prédécesseur, c’est la tâche qui précède, donc, par exemple, la tâche quatre ou peu importe. Et ensuite, le délai, c’est la marge qu’on a entre deux tâches. Ça peut être, par exemple, deux jours et Assigné à, c'est le nom des personnes à qui on a affecté les tâches. Évidemment, tout ceci, on peut le complexifier et on va le complexifier tout de suite après. D’abord, il faut le préremplir de matières brutes afin de pouvoir explorer et mieux comprendre pourquoi on va le peaufiner. Et ce sera le sujet de la prochaine vidéo.

Créer un planning avec Excel 2016

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Date de parution :7 sept. 2016

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