L'essentiel de Project 2013

Créer et personnaliser un calendrier de projet

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Apprenez à créer un calendrier pour l'utiliser comme base calculatoire de l'ensemble du projet. Ce calendrier va aussi contenir les horaires d'ouverture de l'organisation et les jours non-ouvrés imposés.
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Transcription

Nous allons voir maintenant comment créer un calendrier de projet. Effectivement, il est très important, avant que vous créiez des tâches, que vous assuriez que votre calendrier de votre organisation, que l'on appelle calendrier d'entreprise ou calendrier d'administration, plus fréquemment calendrier de projet, soit juste parce que si vous commencez à créer les tâches et que vous faites le calendrier après, vous allez avoir toutes les durées que vous avez saisies de vos tâches qui vont changer. Pour voir comment est-ce qu'on crée un calendrier, c'est simple. Vous allez dans l'onglet « Projet », et il y a ici un bouton « Modifier les horaires de travail ». Par défaut, vous allez tomber sur le calendrier « standard ». Mais il y a également un calendrier « 24 heures » sur 24 ou un calendrier « Équipe de nuit » qui, comme vous pouvez le voir, fonctionne de minuit à 03 heures, de 04 heures et 08 heures et de 23 heures à minuit. On ne va pas en utiliser un seul de ceux-là. Pourquoi ? Parce qu'ils ne respectent pas les usages relatifs à la gestion de projet. On va « créer un nouveau calendrier ». Et pour faire de la gestion de projet et quand vous vous basez sur une optique de travailler avec plusieurs fournisseurs, plusieurs prestataires et plusieurs partenaires, il est recommandé de commencer par le nom de son organisation. Donc là, par exemple, on va mettre « Organisation » pour faire quelque chose de neutre. Ensuite, vous pouvez mettre des underscores ou rien ; ça, c'est à vous de voir. Ensuite, vous mettez le nom de votre filiale. Donc, pour ça, personnellement, j'aime bien mettre un tiret. L'idée, c'est pourquoi on fait ça lorsqu'on fait des calendriers parce que quand vous fusionnez les projets, vous allez vous retrouver avec tous les calendriers de tous les projets fusionnés. Donc, si par exemple, il y en a qui utilise le calendrier standard, vous risquez de vous retrouver avec 20 calendriers qui s'appellent standard. Donc, pour le coup, on ne sait plus qu'est-ce qui est quoi vraiment. Alors que quand vous structurez le nommage de vos calendriers, vous verrez tout de suite que tiens, c'est le calendrier de telle organisation, de telle filiale qui est située dans tel pays. Donc, là, par exemple, je prends la Suisse avec le standard sur trois lettres, le trigramme. Ensuite, on peut mettre la région du pays parce que les jours fériés ne sont pas les mêmes. Donc, là, par exemple, je vais prendre le canton de Vaud. Ceci étant fait, eh bien là, on peut lui dire « faire une copie du calendrier » existant ou « créer un calendrier de base ». On va lui dire « créer un calendrier de base ». Et maintenant, la première chose qu'il faut savoir, c'est que outre le fait que oui, ça va de 1984 jusqu'à 2149, ce qui vous laisse une marge, ce qu'il faut savoir, c'est que par défaut, le calendrier a tous les jours, exceptés les weekends qui va de 09:00 à 12:00 et de 14:00 à 18:00 sur la version francophone. C'est-à-dire que vous avez, au fait, des journées de 7 heures, ce qui est extrêmement délicat dans la réalité du travail. Donc, malheureusement, faites très attention à ça parce qu'il est pareil pour le calendrier standard, il est basé sur des journées de 7 heures. Donc là, ce qu'on va faire, c'est qu'on va redéfinir la semaine de travail par défaut. C'est pour ça qu'il y a un onglet de semaines de travail. On va lui dire : écoute, celui qui va de Non Communiqué à Non communiqué, je vais redéfinir ces détails. Et là, par exemple, pour une entreprise, on va dire assez commune, ou une administration qui est ouverte que du lundi au vendredi, on va dire qu'on veut définir nous-mêmes des horaires particuliers ; donc, on va dire « définir des horaires de travail spécifiques ». Et là, au fait, une erreur : vous ne devez pas mettre les horaires des employés. C'est un calendrier de projet. C'est-à-dire ça correspond à ce dont quoi toutes les machines, toutes les fonctionnements des appareils, ou également, ça correspond à l'heure d'ouverture ou de fermeture des portes de votre entreprise ou de votre organisation. Donc, là, par exemple, je vais dire que c'est de 06:00 à 22:00 ; et il n'y aura pas une deuxième tranche horaire. Vous allez me dire mais pourtant, Microsoft nous laisse plusieurs tranches. Donc, on doit pouvoir mettre des pauses de midi. Oui, mais ça, ça se fera lorsque vous gèrerez des ressources ; ou quand on gère les ressources, on se retrouve exactement dans le même onglet, vous faites, si vous préférez, dans la même boîte de dialogue avec le même onglet « Semaines de travail », avec les mêmes options, les mêmes boutons. Et là, pour les ressources, on va dire oui, cette ressource commence à 08:00. Elle prend une pause souvent à 09:30 jusqu'à 09:45. Ensuite, elle travaille jusqu'à 12:00. Donc, là, oui, on aura des tranches. Mais le calendrier de projet, c'est le calendrier d'entreprise, ou si vous préférez, l'administration, qui montre vraiment l'heure d'ouverture et de fermeture des portes. Avant et après, il n'y a plus personne qui a le droit de travailler en théorie. Donc, là, on valide. On fait « OK ». Après, c'est clair que tout d'un coup, il peut y avoir une période particulière. On pourrait mettre, par exemple, « Vacances d'Été ». Et imaginez que votre entreprise travaille au ralenti chaque vacances d'été, donc à ce moment-là, on aura plutôt tendance à mettre l'année en 2016. Et là, sur la partie de droite, je vais lui dire mais ce que je veux, cest, par exemple, du 1er juin jusqu'au 31 juillet. Donc là, on peut déjà voir que ça change les couleurs dans le calendrier du haut. Donc, vous voyez juin, mai ; ensuite, juillet. Vous voyez, c'est que juin et juillet qui ont des couleurs particulières. Et on sélectionne ses Vacances d'Été 2016. Je vais aller dans « Détails ». Puis, là, je vais dire le lundi, il est ouvré, avec les horaires standards qui vont de 06:00 à 22:00. Le mardi, il sera chômé. Le mercredi, il sera ouvré. Le jeudi, il sera chômé. Je valide par « OK » ; et puis, donc, là, on a pendant deux mois l'entreprise qui fonctionne à peu près à régime réduit. Donc, vous pouvez créer des périodes particulières comme ça. Normalement, c'est plutôt utilisé avec les ressources qui changent de contrat de travail régulièrement une fois par année, une fois tous les trois ans, etcetera. Mais j'ai également des clients qui utilisent ça parce qu'ils ont des périodes dans l'année où ils travaillent au ralenti, et également des clients qui ont eu des problèmes d'incendie ; donc, pour le coup, l'entreprise a travaillé au ralenti. Donc ça, c'est pour les « Semaines de travail ». Maintenant, il y a les « Exceptions ». Donc, par exemple, prenons le 14 juillet comme étant férié. Donc, là, par exemple, je vais mettre 14 juillet. Bon, évidemment, c'est absurde parce que c'est un calendrier pour la Suisse, donc on va mettre 1er août, voilà, Fête Nationale. Et puis, le début, ce sera le 1er août. Ensuite, dans « Détails », je vais dire que ce jour-là, il est entièrement « chômé ». Je vais dire qu'il a une périodicité annuelle. Donc, là, vous voyez qu'on retrouve les mêmes options que dans Outlook. Et on valide ici, non pas par « OK », mais d'abord, on vérifie le nombre d'occurrences que l'on veut. Donc, souvent, on peut mettre ça tranquillement jusqu'à dans 40 ans. Et effectivement, dès le moment où on valide par « OK », on a, du 1er août 2016 jusqu'au 1er août 2055, le 1er août qui est chômé. Et effectivement, on peut le voir dans le calendrier ici, si on clique sur le 1er août, il n'y a plus rien. Si on va au 1er août 2017, on voit qu'effectivement, là aussi, il n'y a plus rien. Maintenant, il y a un piège par contre. Si, par exemple, vous créez le 24 décembre pour Noël. Je fais un 24 décembre parce que imagine mes collaborateurs ont congé que l'après-midi. Si je vais au mois de décembre, alors déjà, sachez que je ne peux pas faire deux jours consécutifs parce qu'il n'y a que l'après-midi du 24 décembre que je veux être chômé ; et je ne peux pas dire je veux une exception de deux jours où le 25 est totalement chômé et le 24 qu'à moitié, c'est pour ça que je suis obligé de faire deux choses à part. Et maintenant, regardez un piège : si je prends le 24 décembre, et je dis ah oui, mais c'est spécial, je veux que le matin, c'est de 06:00 à 12:00 sachant que tout le monde, l'après-midi, doit être loin. Et je vais le répéter annuellement. Puis, là, par exemple, à nouveau, je vais mettre tranquillement 40 ans. Eh bien, évidemment, vous allez pouvoir constater qu'ici, il y a déjà un problème. C'est que Microsoft Project ne gère pas le fait que le 24 décembre est certainement particulier, mais il tombe sur un dimanche ; et ce dimanche-là, à ce moment-là, ne doit pas avoir, ce jour-là qui est partiellement chômé. Vous voyez, pour le coup, maintenant, les employés vont tous travailler potentiellement le dimanche de 06:00 à 12:00. Donc, ça, c'est très embêtant. Vous allez me dire est-ce que c'est chaque année comme ça ? Non, ce ne sera pas comme ça puisque l'année 2018, le 24 décembre tombera lundi. Pour le coup, c'est bon. Vous allez me dire mais qu'est-ce que je peux faire ? Bah, au fait, c'est créer un 24 décembre pour chacune des années. Ça, c'est une des possibilités. Maintenant, il y a une question qui vient aussi souvent dans les formations, c'est : est-ce que je peux importer tous les jours de congé d'Outlook. Alors, non. Il y a un Add in qui fait ça ; mais par défaut, cette fonctionnalité n'existe pas. Pour importer tous les jours de congés de tous les pays que l'on veut, enfin de tous les jours de congé de Outlook, puisque cet Add in se connecte à Outlook. Donc, voilà pour la création d'un calendrier. Et n'oubliez pas ensuite qu'en allant dans « ProjetInformations sur le projet », vous pouvez dire maintenant, je veux que tu utilises pour les calculs, le calendrier de mon organisation, ma filiale, mon pays et cette région. Donc, globalement, maintenant, tous les tâches, par défaut, se baseront sur les horaires et les jours fériés spécifiés dans ce calendrier.

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Date de parution :28 juil. 2016

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