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L'essentiel de SharePoint 2016

Créer et gérer des affichages personnalisés

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Découvrez les notions d'affichage et de vues. Créez vos propres affichages et gérez-les à l'aide des différentes options disponibles.
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Transcription

J'aimerais maintenant exploiter ma colonne précédemment créée. Donc je vais créer un nouvel affichage et ce nouvel affichage où vais-je le créer ? Eh bien, c'est toujours pareil, au niveau de mon onglet *BIBLIOTHÈQUE*, *Paramètres de bibliothèque*. C'est dans la dernière strate, la dernière couche en bas. Par défaut, j'avais l'affichage *Tous les documents* et je peux créer un affichage, de quel type ? Alors, premièrement, vous pouvez choisir de créer un affichage de type standard. Si j'avais une notion de date, j'aurais pu créer un affichage de type calendrier. Et puis j'ai d'autres types d'affichages que l'on verra ensemble par la suite. C'est un affichage standard, un affichage de type colonnes et lignes. Mais plutôt que de repartir de zéro, je pourrais lui dire : « OK, ce que j'aimerais faire, c'est dupliquer l'affichage que j'avais par défaut qui s'appelle *Tous les documents*». Et en fin de compte on va faire un copier par rapport à celui-ci et créer un nouvel affichage. Donc c'est ce que je vais choisir. Je vais lui donner un nom, je vais l'appeler « Services ». C'est un affichage de quel type ? C'est un affichage que je vais proposer à mes utilisateurs donc c'est un affichage de type public. J'aurais pu également créer un affichage qui aurait été uniquement valable pour moi, c'est-à-dire Sabine Paris. De la même façon, vous avez constaté qu'on a toujours un affichage par défaut. Cet affichage par défaut est le premier qui a été créé, donc *Tous les documents*. Pour l'instant, je ne décide pas d'ajouter cet affichage comme l'affichage par défaut. À tout moment, nous pourrons venir le modifier. Donc je lui donne un nom, je dis que c'est un affichage public. Et qu'est-ce qui me reste à faire ? Dans un premier temps, je vais y ajouter la ou les colonnes qui m'intéressent. Et en l'occurrence, c'est la colonne pour l'instant, car c'est l'unique colonne que j'ai créée qui m'intéresse, c'est la colonne qui correspond à « Service ». Et de la même façon, je pourrais très bien venir dire ici « je voudrais cette colonne en troisième position ». Donc je choisis l'ordre. Vous verrez qu'il y a plein d'autres options en dessous que nous allons découvrir au fur et à mesure ensemble. Pour l'instant, je me contente de valider, pour visualiser que j'ai créé un nouvel affichage, c'est celui qui apparaît ici qui s'appelle « Services » avec ma colonne qui bien évidemment est vide pour l'instant, nous sommes bien d'accord, mais qui est prête à accueillir les valeurs de la colonne « Service » que j'ai créée. Précision, malgré tout, je sors ici pour revenir par exemple sur la page d'accueil, je reviens dans ma bibliothèque. Par défaut, l'affichage qui est chargé, c'est l'affichage *Tous les documents*. Si je veux utiliser l'affichage « Services », ce sera à moi de venir le chercher. Donc je peux passer d'un affichage à l'autre sans aucun problème. Par contre, il faut toujours se souvenir que j'ai un affichage qui est déclaré par défaut. C'est la petite case à cocher qu'on aura peut-être l'occasion de modifier tout à l'heure. Alors, comment est-ce que je vais pouvoir faire maintenant que j'ai un affichage supplémentaire ? Il faudrait peut-être que je vienne ajouter les données à l'intérieur. Je vais pouvoir utiliser, première méthode, le simple fait de sélectionner le document, et rappelez-vous on a vu qu'on pouvait modifier ses propriétés. Donc je pourrais sélectionner le document, aller dans l'onglet *FICHIERS* et lui demander de modifier les propriétés. Pour cette fois-ci, en plus du nom, en plus du titre spécifié, ce qui correspond ici au service, et ajouter peut-être la valeur qui s'appelle « Communication ». Seulement, encore une fois, si je fais ça, il va falloir le faire ligne par ligne, c'est-à-dire document par document. Nous avons vu précédemment et nous y reviendrons dans le détail qu'on avait également la possibilité de venir utiliser un affichage standard de SharePoint. Cet affichage qui est ici dans l'onglet *BIBLIOTHÈQUE* il s'appelle *Modification rapide*. Et si je coche ici l'affichage *Modification rapide*, nous avons pu constater un petit peu en amont qu'on retrouvait bien, mais ça sur un affichage à plat, la possibilité de personnaliser la ou les colonnes supplémentaires, c'est-à-dire par exemple ici c'est « Management ». Les deux prochains c'est du management, je vais utiliser exactement de la même façon que dans Excel ma poignée de recopie et ici c'est « Informatique ». Et je n'ai plus qu'à revenir après sur l'affichage classique, après qu'il a renseigné ces valeurs pour visualiser les valeurs que je viens de modifier à l'intérieur. Nous reviendrons sur cet affichage *Modification rapide* un peu plus loin. Première étape, j'ai bien ajouté ma colonne à l'affichage. J'aurais pu aller également plus loin et me dire que j'aimerais bien voir cette colonne certes mais en plus j'aimerais bien les voir groupées par types d'informations que j'ai à l'intérieur, à savoir tout ce qui concerne le management, tout ce qui concerne la communication, l'informatique. Donc je vais pouvoir à nouveau développer l'affichage que je viens de créer, toujours à partir de l'onglet *BIBLIOTHÈQUE*, *Paramètres de bibliothèque*. Je viens rechercher ici l'affichage que j'ai appelé « Services » et nous allons commencer à aller visiter un petit peu quels sont les autres choix que j'ai en dessous. J'aurais pu demander à trier, par exemple, par rapport à quelle valeur, plus exactement quelle colonne par rapport aux services. J'aurais pu demander à créer un affichage particulier qui se serait appelé par exemple « Informatique » ou j'aurais demandé de filtrer quand la colonne qui s'appelle « Service » aurait été égale à « Informatique ». Mais ce qui va m'intéresser ce n'est pas pour l'instant ni le tri ni le filtre, c'est quelque chose qui s'appelle *Grouper par*. Je vais demander de grouper dans un premier temps par rapport à quoi ? La colonne qui s'appelle « Service ». J'aurais pu également si j'avais une division, un service et puis peut-être un département, demander un autre groupe par la suite. Et je m'arrête là. Je viens juste à nouveau valider cet affichage. Et voilà la représentation d'un type d'affichages sur une bibliothèque, rappelez-vous nous sommes partis de *Tous les documents* comme ceci pour arriver à un affichage un peu plus évolué qui est un affichage qui va me permettre de développer ou réduire certains éléments de manière à avoir une vision un peu plus synthétique du contenu de mes bibliothèques. Voilà, première exploration en termes de personnalisation de ces différents affichages.

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Date de parution :29 mars 2017

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