L'essentiel de SharePoint 2016

Créer et exploiter une colonne de site

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Vous apprendrez à créer des colonnes de site et à les exploiter dans plusieurs bibliothèques ou plusieurs listes.
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Transcription

Maintenant que nous avons créé nos colonnes de site au niveau le plus haut-- On a bien dit qu'elles étaient exploitables dans toutes les structures sous-jacentes. Donc je vais passer directement sur le sous-site qui s'appelle « Transverse » pour exploiter les colonnes de site que l'on vient de créer dans la bibliothèque qui est ici, et qui s'appelle « Logistique », bibliothèque qui par défaut ne contient que les colonnes standards. Donc je veux rajouter les colonnes créées précédemment. C'est toujours à partir de l'onglet bibliothèque, Paramètres de la bibliothèque, que je vais trouver la gestion des colonnes. Et bien évidemment, je ne vais pas créer une nouvelle colonne. Je vais ajouter à partir d'une colonne de site existante. Je viens ici donc chercher l'option. Là, elle me propose de chercher le groupe dans lequel j'ai rangé mes colonnes. D'où l'importance de ne pas être obligé de chercher trop loin. Et puis, je choisis la ou les colonnes qui m'intéressent, à savoir : le Thème, le Relecteur(s), la Date fin de relecture et je n'ai pas besoin de la Notation dans cette bibliothèque. Il sera toujours temps de venir la rajouter par la suite, si j'en ai besoin. De la même façon, ces colonnes vont être rajoutées à l'affichage par défaut. Là, c'est pour les besoins de rapidité de l'exercice. Il est vrai que je vous ai dit que dans les bonnes pratiques, en règle générale, ce que l'on fait, c'est qu'on ne touche jamais à l'affichage par défaut, on crée un autre affichage personnalisé. Mais là, pour aller plus vite, je vais garder le fait qu'il l'ajoute à l'affichage par défaut. Voilà qui est fait. Revenons voir un petit peu ce qui se passe dans le contexte de la bibliothèque. Voyez que j'ai bien récupéré le thème Relecteur(s) et Date de fin de relecture. De la même façon, si je revenais maintenant au niveau des paramètres, Je vois bien les colonnes supplémentaires qui ont été rajoutées. Je pourrais même revenir directement classer les colonnes pour les mettre dans le bon ordre, ou simplement choisir d'afficher ou de ne pas afficher certaines colonnes. J'ai également accès aux colonnes à partir de cet endroit. Maintenant, revenons tester un petit peu ce qui passe. Si je décide ici maintenant de faire un nouveau document, ou de télécharger un document existant, peu importe. Voilà, je vais prendre celui-ci, ça ira très bien. Par défaut, il ne m'a pas proposé le formulaire. Je n'avais pas de colonne obligatoire. Il n'empêche qu'à tout moment, je peux revenir sélectionner le document et venir ici lui demander de modifier les propriétés. Et je vais me retrouver avec la colonne pour laquelle pour l'instant, je n'ai que les quatre valeurs. Je vais me contenter de faire ceci, ça suffira. Voyez que j'ai bien les quatre valeurs qui ont été créées au niveau de la colonne de site. Management, j'enregistre. J'ai donc exploité cette colonne une fois dans le site Transverse. Je reviens au niveau de mon site racine Formation. Et je vais passer cette fois-ci dans la bibliothèque qui s'appelle « Procédures ». Je reviens faire exactement la même chose. Dans mon groupe Formation, je rajoute mes différentes colonnes. Et je récupère celle-là aussi par la même occasion et toujours pareil, je l'ajoute à l'affichage par défaut. Je reviens dedans. De la même façon, si cette fois-ci je crée un nouveau document, alors, on va dire un nouveau document Word. Je vais utiliser l'application Word Online. Document 1, OK. Je reviens directement dessus. Et là, c'est pareil, vous voyez bien apparaître les différentes options supplémentaires. Je sélectionne le fichier. J'interviens sur ses propriétés. Et constatation, pareil, j'ai bien les quatre valeurs qui ont été spécifiées. Maintenant encore une fois, le but, c'est quoi ? C'est de se dire, j'ai créé ça une fois, je n'ai pas besoin de le recréer plusieurs fois. Mais c'est surtout également en termes d'évolution. Parce que regardez maintenant, imaginons que j'ai un cinquième thème à venir renseigner. Il suffira en tout et pout tout que je revienne au niveau des paramètres du site, que je redéveloppe mes colonnes de sites. Quelle colonne j'ai besoin de modifier ? Celle qui s'appelle « Thème ». Et je n'ai plus qu'à venir ici rajouter, par exemple, un élément supplémentaire, qui va être justement « Logistique », comme j'aurais pu modifier une valeur déjà présente dans la liste. Je n'ai plus qu'à faire OK. Je vous montre quand même avant, le comportement que nous allons vérifier. Ça peut être enlevé, bien évidemment, mais en règle générale, quand on crée des colonnes de site, c'est pour que ça se propage automatiquement. Donc ça va être automatiquement mis à jour, partout où cette colonne est utilisée. Voilà qui est fait. Recommençons tout de suite par voir ce qui passe ici. J'ai bien utilisé toute à l'heure une valeur parmi les quatre qui m'ont été proposées. Maintenant, si je reviens vers Modifier, vous allez vous rendre compte que j'ai récupéré immédiatement « Logistique ». Exactement de la même façon, si j'allais voir au niveau transverse, et à tous les emplacements où j'ai utilisé cette colonne, la nouvelle valeur serait venue automatiquement s'incrémenter. Donc voilà comment on peut créer une ou plusieurs colonnes à partir d'un emplacement centralisé, et l'associer à différents endroits en fonction de son besoin.

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Date de parution :29 mars 2017

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