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Créer et définir un affichage par défaut

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Ajoutez le numéro de version dans un affichage personnalisé d'une bibliothèque de documents d'un site SharePoint Online.
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Transcription

Jusqu'à maintenant, nous avons manipulé sans trop le savoir finalement des notions d'affichages, affichage par défaut On a vu tout l'heure, l'affichage public, l'affichage personnel. On peut changer l'affichage par défaut. C'est la raison pour laquelle il est important quand vous mettez à jour, par exemple, une liste de liens promus de faire bien attention à ne pas récupérer le nom de l'affichage. Parce que si vous décidez de changer d'affichage par défaut et bien, vous n'aurez peut-être pas le résultat que vous souhaitiez avoir. Retournons justement sur Tout doux, allons sur Liste. On va changer, on va être en mode tous les liens Promus et là je vais prendre par exemple Mes documents; ils sont là quelque part, ici, voilà : Analyse mes documents. Je vais modifier cette liste, et vous remarquerez qu'au niveau de Mes documents, je pointe sur le nom de la bibliothèque, c'est-à-dire Mes documents. Alors que, quand j'ai fais le Copier, ici, (clic droit), Copier de raccourci, si vous regardez le résultat, il récupère le nom de l'affichage par défaut. C'est la raison pour laquelle, je conseille de ne jamais mettre le nom de l'affichage par défaut car on peut le changer cet affichage. Par exemple, allons sur Mes documents, et dans Mes documents, j'aimerais avoir un autre affichage par défaut. Je vais tout simplement créer un nouvel afffchage. Donc, pour cela, je peux aller sur les trois petits points, créer un affichage, et là ici, je vais démarrer à partir de tous les documents. J'indique un nom d'affichage, lui on va l'appeler, Vu avec numéro de version. On a la possibilité dans SharePoint, de versionner les documents qui sont dans la bibliothèque de documents. Je mets ce nom et je coche Définir cet affichage , comme affichage par défaut. Je vais quand même rajouter une colonne supplémentaire. En fait, je vais enlever Modifier, Modifier par , il ne m'intéresse pas, et je vais rajouter justement Numéro de version. J'aimerais connaître le numéro de version de Mes documents, et je vais aussi rajouter d'ailleurs la colonne Commentaire d'archivage. Vous l'avez peut-être remarqué, mais vous avez la possibilité de mettre un commentaire lorsque vous archivez un document ; lorsque vous le stockez donc. Ici on va le faire, on va aussi cocher cette case. Tout le reste, çà me convient, je vais cliquer sur OK. Donc, voilà maintenant, mon nouvel affichage par défaut. C'est vraiment l'affichage vu avec le numéro de version. On peut vérifier en allant sur Accueil, et si maintenant je clique sur Analyse*, qui renvoie vers Mes documents, je devrais avoir directement la vue avec numéro de version. C'est donc l'intérêt de ne pas mettre dans les noms qui pointent vers les listes ou les bibliothèques, le nom de l'affichage qui est proposé. Ça vous donne plus de souplesse.

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IT
Gestion des documents
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Date de parution :30 août 2016
Mis à jour le:28 févr. 2017

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