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Excel pour Mac 2016 : Astuces et techniques

Créer et afficher des indicateurs visuels

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Vous découvrirez comment réaliser et afficher des indicateurs visuels graphiques pour un tableau de bord.
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Transcription

Nous allons dans ce tutoriel découvrir comment faire un Tableau de bord graphique dans Excel. Alors on ne va pas faire un vrai Tableau de bord, je vais vous montrer le principe général et puis après à vous, à partir de ce principe d’inventer des Tableaux de bord qui soient percutants. Alors c’est quoi un Tableau de bord ? C’est une feuille de calcul en réalité dans laquelle il va y avoir des indicateurs. Indicateurs qui autant que faire se peut doivent être graphiques de manière à attirer votre œil si quelque chose ne va pas dans le processus que vous surveillez avec votre Tableau de bord. Le problème, c’est que dans Excel, il n’y a rien de prévu pour ça. Excel sait faire des feuilles de calcul mais alors quand à faire des représentations graphiques, des valeurs numériques, à part les histogrammes, les secteurs, etc. il n’a pas grand-chose à disposition, donc je vais vous montrer un principe qui va vous permettre d’inventer ce que vous voulez. Alors je vais vous demander déjà de vous rapprocher des fichiers d’exercice de cette formation, d’aller dans le chapitre 5 dans lequel vous allez trouver un classeur qui s’appelle IndicateurVisuel. Dans ce classeur il y a 2 feuilles qui nous intéressent, la feuille Données brutes et la feuille Tableau de bord. Données brutes c’est le tableau, la feuille de calcul dans laquelle vous faites vos formules et le Tableau de bord, c’est la feuille qui doit être visible et qui va nous indiquer de manière très graphique que ce que l’on surveille marche ou ne marche pas. Alors je viens dans Données brutes, qu’est-ce que nous avons ? Nous avons un Titre, nous avons un budget Prévisionnel par exemple et une Réalisation et puis l’Ecart qu'il y a entre le Prévisionnel et le Réalisé. Alors déjà on va essayer de représenter ça de manière un peu plus graphique que numérique comme ça. Je viens dans Tableau de bord, je viens dans Insertion et je vais venir dans Formes, je vais prendre par exemple le Rectangle avec les angles arrondis, je clique. Pour faire non pas un rectangle mais un carré, je vais tenir la touche Maj provisoire enfoncée pendant que je vais glisser. Cette taille-là ça devrait aller, je lâche tout, je patiente quelques secondes, mon carré fait son apparition. Je clique sur cette petite toupie, je vais prendre par exemple ça de manière à ce qu'il y ait un petit relief, que ça soit un peu sympathique, bien. Donc ça, c’est le fond de mon futur Indicateur. Maintenant, qu’est-ce que je vais faire ? Je vais revenir sur Insertion. Je vais revenir sur Formes et puis je vais prendre un rectangle tout bête. Je clique et puis je vais glisser par-dessus à peu près comme ça, voilà. Je vais le dimensionner un petit peu plus large, un petit peu moins haut. Voilà, quelque chose comme ça, bien. Là, maintenant que je suis dessus, je vais d’abord taper dans la Barre de formules et je vais taper sur =. Maintenant, je vais venir dans mes Données brutes et dans mes Données brutes je vais cliquer sur le Titre que j’ai prévu et j’appuie sur Entrée. Donc là, je vois apparaitre le texte que j’avais dans ma feuille Données brutes. Maintenant, on va rendre ça un petit peu olé olé. Donc on va écrire plus gros peut-être. Voilà, alors-là il va nous falloir dimensionner un tout petit peu tout ça plus grand, voilà, comme ça, on va agrandir ici. Très bien. Et ça, on va le transformer un petit peu, on va le rendre transparent. Donc je viens sur Format de la forme. Ici je dis que je ne veux aucun Remplissage et ici je dis que je ne veux Aucun contour, voilà. Et puis après, ma foi, on peut rendre les choses sympathiques. On va ouvrir là, on va dire qu’on veut... non là, orange sur orange, ce n’est pas très visible. On va plutôt prendre quelque chose comme ça et on va le mettre en Accueil dans la police Arial pour ne pas avoir de pattes et on va écrire ça beaucoup plus gros. Voilà, comme ça. Et on va agrandir le tout comme ceci et un petit peu plus par là. Voilà, et encore un peu plus par là. Très bien. Un peu moins et voilà. Donc là on a notre Titre que l’on peut même d’ailleurs centrer, on a notre Titre qui est dans notre petit rectangle. Alors, sur le même principe, on va faire la suite. On va faire Cmd + C, Cmd + V. Je descends, je vais mettre ici en dessous, le Réalisé. Alors pour mettre le Réalisé, qu’est-ce qu’on fait ? On clique dans la formule et là on va dire que dans la formule, il y a quelque chose qui ne va pas parce que nous ce qu’on veut c’est la cellule B3. On veut le B3, donc je reviens dans mon Tableau de bord et ici je vais dire que c'est Données brutes, B3 qu'il me faut. Je valide. Là j’ai ma valeur qui apparait. Cette valeur, on va la mettre beaucoup plus grosse, un peu plus encore. Voilà, comme ça. On va réduire un peu là et on va augmenter un peu verticalement. Voilà. Et on va positionner le tout par ici. Donc là maintenant il n’y a plus qu’à lui donner une forme qui soit un peu lisible. On va prendre par exemple ça, voilà. Et là, donc on commence à avoir quelque chose, ma foi, qui va devenir rapidement sympathique. Donc ça, c’est mon Réalisé. Une fois que j’ai mon Réalisé, ce que j’aimerais avoir, c’est l’écart qu’il y a entre le Réalisé et le budget. Donc pour ça, je vais faire Cmd + C, Cmd + V. Je viens me positionner par là et là, je vais aller voir dans les Données brutes, l’Ecart est dans la cellule B4. Ok, je reviens ici à la place de B3, j’écris B4 et je valide. J’ai donc mon Ecart qui fait son apparition, que je vais m’empresser d’agrandir comme ceci et je vais dire, comme tout à l’heure, Format de la forme, je vais dire que je veux ça comme ceci. Donc là, je peux mettre mon pourcentage à cet emplacement, très bien. Donc maintenant, j’aimerais avoir devant un petit symbole qui, lorsque qu’on est en négatif, pointe vers le bas ou m’indique que ça ne va pas et quand on est positif, le symbole m’indique que ça aille. Alors comment on va faire ça ? Je viens dans Données brutes et puis là, je vais faire une Bascule, je vais faire un bête Si. je vais faire = Si( et je vais dire que voilà, si le Réalisé est plus grand que le Prévisionnel, je suis content. Donc si je suis content, je vais afficher ce que je mettrai dans la cellule,, ici, dans la cellule B8. Et sinon, je mets ce que je mettrais dans la cellule B9. Je ferme la parenthèse et je valide. Donc là ici dans l’Indicateur 1, je vais mettre un symbole qui indique que tout va bien et dans la cellule en dessous, un symbole qui indique que tout va mal. Donc je viens ici, je viens maintenant sur Insertion. Dans Insertion, je viens sur l’icône Symbole. Dans les Symboles, je peux prendre par exemple si tout va bien, on va dire, pourquoi pas, le personnage qui sourit ici. Où il est passé mon symbole ? Il a disparu, je n’ai pas double-cliqué dessus, c’est peut-être ça qui pose le problème ou je ne l’ai pas bien sélectionné. Je double-clique, le voilà, là ça a été peut-être un peu trop, j’efface. Et dans la cellule du dessous, je vais mettre par exemple le diablotin-là, ici, ça ne va pas du tout, donc on n’est pas content. Je vais supprimer tout ça, comme ceci, bien. Voilà. Donc là, comme on est à moins 34%, vous voyez que le Symbole fait la tête. Si maintenant je diminue par exemple mon Prévisionnel et que je mets un Prévisionnel de 40 000 et que je valide, la Bascule bascule. Donc vous avez compris le principe. Maintenant ici, qu’est-ce qu’on va faire ? On va faire : Cmd + C, Cmd + V. On va mettre cette zone de texte sur la gauche et au lieu de B4, on va prendre le contenu de la cellule B6, donc on va remplacer B4 par B6. Ça, on peut le fermer, voilà, je clique en dehors. Donc maintenant, il ne reste plus qu’à faire grossir ce Symbole. je viens dans Accueil, plus, plus, plus, plus, plus comme ceci, voilà. Et là donc, on est parfaitement heureux de vivre puisque nous avons quelque chose de positif, voilà. Ça, c’est un indicateur visuel qui est extrêmement visuel, ce n’est pas du texte dans une feuille de calcul. Et donc là, ça attire le regard. Maintenant, si je viens dans Données brutes et que j’inverse, on va dire que le prévisionnel est de 100 000. Donc là, ça ne va plus et donc si ça ne va plus, dans le Tableau de bord, ça ne va plus non plus. Voilà comment on peut faire des indicateurs visuels. Alors à partir de là, vous pouvez partir dans tous les délires. Dernière petite chose, je vous conseille de sélectionner avec la touche Cmd enfoncée, de sélectionner chacun des éléments comme ceci, et ensuite de faire dans Format de la forme, de faire un regroupement. Donc dans Réorganiser, vous venez sur Grouper, ici, et sur Grouper, voilà, de manière à ce que votre indicateur, par la suite, quand vous cliquez dessus, vous pouvez le déplacer et l’amener où bon vous semble sans avoir à sélectionner chacun des éléments. Et donc comme ça, en faisant plusieurs feuilles de calculs contenant vos données brutes et un seul tableau de bord, vous regroupez dans votre Tableau de bord différents indicateurs visuels pour surveiller vos processus.

Excel pour Mac 2016 : Astuces et techniques

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Date de parution :30 juin 2017

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