Visio 2016 : La modélisation de processus

Créer des textes d'avertissement

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Créez des zones de texte d'avertissement juridique ou de confidentialité pour vos deux mises en pages. Considérez l'environnement comme multilingue.
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Transcription

Maintenant que le socle de base de notre document est prêt c'est-à-dire en supposant qu'on impose à toute notre organisation de travailler avec des pages A4 verticales ou horizontales seulement, on va mettre ce que l'on appelle des zones d'information. Ces zones d'information sont des boîtes de texte qui contiennent un rappel sur la confidentialité juridique des processus et des procédures et également, leur niveau de confidentialité. Il va de soi que-- et ça vous vous en doutez peut-être ça se démontre même dans les formations théoriques et académiques sur le sujet des processus --que certains processus ont une valeur monétaire considérable. Ils ne doivent pas fuiter et d'ailleurs ils ont, des fois, une valeur sociale délicate donc ils ne peuvent vraiment pas fuiter. Pour faire ces zones de canevas, il faut créer une page d'arrière-plan, je vous explique pourquoi. On souhaiterait que toutes nos pages A4 verticales, utilisent le même fond. Ainsi, si un jour notre entreprise nous demande de changer quelque chose dans le fond de toutes les pages de processus, on n'aura qu'à changer l'arrière-plan pour que tous les processus soient mis à jour automatiquement, au niveau du fond. Si vous voulez, c'est comme dans PowerPoint quand l'entreprise met à jour le masque PowerPoint, il n'y a pas besoin d'aller retravailler toutes les diapositives une par une, il suffit de mettre à jour le masque et toutes les diapositives sont à jour. Voyons comment faire ceci. On va créer une nouvelle page. On va la renommer pour l'appeler BK qui veut dire background ou arrière-plan, si vous préférez, donc AP. Là, je vais garder background car c'est le terme le plus utilisé et là, c'est background pour les A4 verticales. On fait un clic droit, on va dans Mise en page, on va dire que c'est une page d'arrière-plan. Échelle du dessin, on vérifie que c'est en 1:1 et que c'est déjà en Métrique ISO, A4, Portrait. Donc là, c'est nickel chrome ! Ensuite on zoome un petit peu sur notre page. Et là, on va faire comme on l'a vu dans la formation de base, ajouter un guide sur lequel on voudra que nos boîtes d'information soient alignées. Ce guide, d'abord, on le met un peu au pifomètre, si je peux me permettre l'expression. Lorsqu'on veut le mettre précisément, on va utiliser encore une fois une des notions vues dans la formation de base, en allant dans l'onglet Affichage, Volets de tâches et en activant l'option qui s'appelle Taille et position, qui nous donne ce petit volet. On peut contrôler la position X du guide, par exemple, je peux le mettre à 5 millimètres, comme vous voyez, il bouge. Ou 6 millimètres. Ensuite le Y n'a aucune forme d'importance parce qu'on ne l'utilisera pas dans le cadre des processus, donc on peut le mettre à zéro. En fait, ça bouge le point de référence du guide à zéro. Et il n'y a pas besoin de changer le reste. Comme on l'a vu dans la formation de base, on va dépunaiser ce volet en cliquant sur la petite punaise pour que lorsqu'on n'utilise pas les tailles et position avec précision, ce volet se réduise automatiquement. Maintenant on veut donc des boîtes avec ces zones d'information. Pour ce faire, l'idée c'est d'aller dans Accueil et de dessiner, ici, un rectangle d'une certaine taille. D'abord, on va le faire un peu, encore une fois, au pifomètre. On va aller consulter sa taille et position pour voir que la largeur et la hauteur ne soient pas trop du n'importe quoi. Une fois que c'est fait, on va aller prendre un texte qui se trouve quelque part, qui nous a été communiqué par le département juridique. On colle ce texte. On a ici un exemple de texte. Tous nos droits sur ce document sont réservés. Ce dernier est destiné aux seuls destinataires autorisés. Sans notre autorisation écrite préalable il ne peut être copié, ni reproduit, ni communiqué à des tiers. En copiant-collant, on voit déjà un problème qui arrive avec Visio 2016 qui fait qu'il n'arrive pas à bien reprendre le copier-coller. A ce moment-là, ce qu'il faut faire, c'est essayer d'effacer les retours à la ligne indésirables. Voyez, si j'essaie de les enlever, malheureusement, ça ne change rien. Donc ce n'est pas un problème de retour à la ligne. Si on va ici, dans les options de paragraphe, on voit que ce n'est pas un problème d'interparagraphe, ni d'ailleurs d'interlignes. Regardez, on peut les voir ici : l'interligne est à zéro, zéro. Là, il est à 120% mais, de toute façon, ça ne changera pas grand chose. Le problème, quand ceci arrive, le mieux c'est de copier-coller le texte et de le mettre dans le Bloc-notes de Windows. Comme vous pouvez le voir, je le copie dans le Bloc-notes, ce qui fait qu'on voit que ce document est propre. Après, on peut rajouter des majuscules là où ça peut être utile. Et puis on efface ce qui se trouvait déjà dans la boîte et on recolle. Maintenant on peut voir que c'est bon. On n'a pas cet effet indésirable qui vient de notre copier-coller. Notre police est en Calibri 12. Alors ça, c'est un problème. Les gens me disent souvent : nous, on a décidé que tous nos processus seraient en Arial 6. Alors, il y en a qui vont prendre toutes leurs boîtes une par une et les mettre en Arial 6. C'est très mauvais comme démarche. La bonne démarche, c'est d'aller faire un clic droit sur un des onglets, personnaliser le ruban, activer l'onglet Développeur et ensuite, dans l'onglet Développeur, activer le volet qui s'appelle l'Explorateur de dessins. Dans l'Explorateur de dessins, afficher le dossier des Styles, faire un clic droit sur le style Normal, Définir les styles. On voit qu'on est sur le style Normal et on va dire qu'on veut modifier le style de texte pour être en Arial et, ici, en Arial 6. On fait un ok. Ok. Donc maintenant ce qu'il faut voir c'est que-- Bon là, je vais dépunaiser. Cette boîte qui est ici, elle a été collée avant donc je dois la mettre en Arial 6 à la main. Donc, Arial 6. Maintenant je vais la tourner. On va plutôt la mettre dans ce sens-là et l'aligner par rapport au guide. À nouveau, je vous rappelle que si vous bougez un guide, toutes les géométries alignées au guide bougent avec. Maintenant, on dézoome un petit peu. On va descendre cette boîte un peu plus bas et on fait un copier-coller. On a une deuxième boîte comme ceci que l'on aligne assez rapidement. On va chercher là aussi un autre texte qu'on copie-colle dans le Bloc-notes. Cet autre texte, (là j'ai repris le même) normalement, est souvent en français, en anglais et en allemand et on en met un dans chacune des langues principales, souvent, il y en a deux ou trois. Si on considère le cas où il y en aurait trois, à ce moment-là il faut anticiper le coup en mettant déjà la première à une dimension moindre et en préparant déjà les trois premières cases pour voir que, en gros, elles tiennent sur une page. Je peux typiquement remonter celle-ci, remonter celle-ci aussi, remonter celle-ci. C'est déjà un petit peu mieux. Maintenant, afin qu'elles soient parfaitement à équidistance, on les sélectionne avec la touche Shift. On va, comme on le fait dans Word et dans PowerPoint, regarder dans l'onglet Accueil, dans Aligner, si on a des options de distribution. On voit que, contrairement à Word et PowerPoint, dans l'Alignement on n'a vraiment que des options d'alignement donc pas de distribution. Dans Position, là, par contre, on a Distribuer verticalement. Si on clique dessus, il va calculer la distance centre à centre, entre les géométries, pour que cette distance soit parfaite. Voilà, maintenant vous avez votre police qui est en Arial 6 par défaut. Vous avez vos boîtes d'avertissement dont la taille est complètement subjective, ça c'est à vous de choisir. Le nombre de langue est aussi à adapter à votre organisation, c'est déjà un minimum à avoir. Il va de soi qu'on fait la même chose dans une page qui va être une page qui va s'appeler BK A4 horizontale. Page de type arrière-plan. Cette page de type arrière-plan va être en Paysage, avec impression aussi en Paysage. On va prendre les trois boîtes de texte que l'on a fait dans la version Portrait pour les mettre dans la version Paysage mais en adaptant à nouveau la taille puisqu'évidemment on a moins de hauteur en ce qui concerne les pages en Paysage donc il faut adapter. Personnellement, j'en fait toujours qu'une que je copie et colle par la suite. J'adapte toujours un peu au bolomètre ou au pifomètre, si vous préférez. Ensuite, je sélectionne, Position, Distribuer verticalement. Le fond est prêt au niveau des zones d'information juridique et de confidentialité pour l'arrière-plan de la page A4 horizontale et l'arrière-plan de la page A4 verticale.

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Date de parution :14 nov. 2016

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