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L'essentiel de Project 2013

Créer des tâches

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Bon, maintenant qu'on a fait les préparatifs, ça veut dire qu'on a un tout petit peu configuré le logiciel et créé les calendriers, on peut s'attaquer maintenant à la planification pure. Déjà, première chose à faire, c'est la ligne numéro 0, c'est de la nommer correctement. Donc là, normalement, on met le nom du projet. Ensuite, il est d'usage de mettre le jalon de début, qu'on appelle souvent le « kick-off » qui est un jalon instantané durée nulle. Il est également d'usage de mettre le jalon de fin. Parce qu'évidemment, plus tard, lorsqu'on verra les contraintes, on pourra contraindre deux jalons à commencer le premier à un instant bien défini, de finir le dernier à un instant bien défini. Et on aura, à ce moment là, un projet double contrainte. En d'autres termes, tout projet devra passer entre ces deux jalons. C'est comme s'il était entre un étau. Maintenant qu'on a fait ça, on va, typiquement, déjà préparer, pourquoi pas, les phases. Dans un modèle de projet typique, on a la phase d'« Initialisation », on a la phase de « Planification », on a la phase de « Réalisation », et on a la phase de « Clôture ». Sachez que vous avez tout à fait le droit de créer des lignes blanches entre les phases. Ce n'est pas interdit du tout. Maintenant, autre point. Je vais recréer cette tâche fictive qui avait lieu à l'étranger. Je vous rappelle qu'à la base, elle faisait 2 mois. On avait double-cliqué dessus. On avait dit qu'elle avait lieu en France. Voilà, évidemment. Vu qu'elle était dans une période où en Suisse, c'était un régime moindre. Pour le coup, elle est plus rapide à être exécutée en France qu'en Suisse. Jusque-là, c'est du bon sens. Vous verrez, de toute façon, qu'il n'y a guerre de choses subtiles dans les fondamentaux de ce logiciel. Maintenant que ceci est fait, première chose qui va nous intéresser, qui est vraiment nouvelle, C'est que, souvent, dans les entreprises, les gens veulent représenter, dans leur planning de projet, les réunions. C'est effectivement une réunion. Ça se gère comme un projet, dans le sens que ça prend des heures, ça coince « avec des ressources », dans le sens, ça utilise et ça occupe des gens. Donc, du coup, ils ne sont pas disponibles ailleurs. Les meetings ont des coûts. Donc, c'est un coût qu'on doit estimer. Et également et évidemment, des fois, les meetings, ça se facturent. Donc, il faut pouvoir quantifier tout cela. Voyons comment on intègre des réunions dans Project. Pour ceci, moi, j'ai pour habitude de les mettre après le jalon de début. J'aime bien avoir une ligne vide au-dessus et en dessous. Et ensuite, on va dans le ruban dans l'onglet « Tâche », dans le bouton « Tâche » du groupe insérer. Et il y a ici « Tâche périodique ». On a le nom de la tâche, je vais mettre, pour être original, « Réunions ». Je vais mettre une durée estimée de 2 heures parce que le point d'interrogation veut dire estimée, pour information. Alors, on considère souvent que la gestion de projet, c'est plus ou moins 5 %. Ensuite, je vais dire ici que ça a lieu tous les vendredis. La première fois, que ce soit le vendredi 22. que ça commence à 15:00, et que ça finisse, par exemple, là où il y a actuellement la tâche la plus longue, c'est-à-dire le 23 du 08, et que la dernière finisse à 17:00. Alors, évidemment, comme elle fait 2 heures estimées, ça veut dire qu'elle commencera quand-même à 15:00. Ces tâches n'auront pas lieu à l'étranger, donc je ne vais pas leur spécifier de calendrier particulier. Et souvenez-vous que si on n'en spécifie pas, c'est que, par défaut, il prend le calendrier de projet, c'est-à-dire la Suisse dans le cas présent. On valide par « OK ». Et là, effectivement, on peut voir qu'on a toutes les tâches qui se sont mises les vendredis à 15:00. On a tout à fait le droit d'ajouter ou de supprimer manuellement certaines réunions. Si on veut revoir l'ensemble, il vous suffit de double-cliquer sur la première phase, parce que comme vous pouvez voir, on la reconnaît le logo particulier qui est, ce que j'appelle moi, le symbole d'ouroboros. Et puis, là-dedans, il suffit de changer les paramètres. Par exemple, je pourrais dire que je le veux aussi le mardi et il recréerait le tout. Mais attention à une chose : il ne faut surtout pas aller dans cette boîte de dialogue si vous avez déjà enlevé des réunions dans la liste des réunions qui était là derrière ou si vous avez rajouté. Parce qu'il faut savoir que Project régénère le tout. Donc, surtout, je le répète, n'allez pas là-dedans si vous avez déjà des réunions qui ont commencé ou terminé. ou que vous avez également supprimé ou rajouté certaines, parce qu'il va régénérer tout le groupe, c'est du brut de coffre. Maintenant, bon, ça, c'est assez simple à comprendre. Vous avez vu qu'en cliquant sur la petite flèche, on peut l'ouvrir et le fermer. Ce qui est pareil pour, ici, le projet qui, je vous le rappelle, dans le cas d'un portefeuille, on l'appelle un programme et non pas un projet. Là, je vais supprimer la ligne vide parce qu'il y en a une en trop. Petit info : il y a sûrement des gens qui disent mais est-ce que je peux avoir les réunions dans Outlook ? Sachez que oui, c'est automatique avec Project Server. Par contre, si vous n'avez pas Project Server, soit vous devrez acheter un Add in qui fait cette synchronisation, soit vous devrez développer votre propre Macro, ou vos propres codes VBR. Bonne chance pour le faire parce que c'est loin d'être quelque chose d'aisé. Maintenant qu'on a vu comment créer des tâches répétitives, passons aux phases. La tâche qu'elle a, la 3, on va la laisser. Maintenant, la phase « Initialisation », ainsi que la « Planification », la « Réalisation », la « Clôture », on aimerait au moins deux tâches à l'intérieur. Effectivement, les standards de gestion de projet vous disent que chaque phase doit avoir un jalon début et de fin. Eh bien, allons-y ! Donc là, on va mettre : « Début Initialisation ». Donc il faut absolument éviter d'avoir deux tâches qui ont le même nom, d'où le fait que je mette initialisation. Et là, pour l'indenter, c'est-à-dire pour faire qu'elle soit dans la phase d'initialisation, on va dans l'onglet « Tâche » Et là, on prend le bouton qui s'appelle « Abaisser la tâche ». On clique dessus. Et pour le coup, le jalon devient 4 points. Enfin, ce n'est pas encore un jalon, mais ça va le devenir. Ce bouton, comme il est très souvent utilisé, on va l'ajouter à la barre d'outils d'accès rapide. Pour remonter une tâche d'un niveau, il faut simplement savoir que c'est le bouton qui est juste à gauche. Voilà, vous voyez ? Je remonte, je redescends. C'est très simple. Là, on va faire un jalon ; donc on met une durée nulle. Et ici, évidemment, je vais faire « Fin Initialisation », qui aura aussi une durée nulle, pour le coup. Maintenant, ces deux tâches-là, je vais les copier ici, les copier dans la « Réalisation », les copier dans la « Clôture ». Je vais les indenter avec la touche « Ctrl » en les sélectionnant toutes. Comme vous pouvez voir, c'est les mêmes techniques que dans Excel. Pour le coup, tac tac, vous voyez que j'ai effectivement des jalons partout. Il ne reste plus qu'à changer leurs noms, ce qui ne peut pas se faire automatiquement sans développer un code. On peut faire « Rechercher », « Remplacer », par contre quand même, plutôt que je réécrive là, deux fois « Initialisation » et de remplacer par « Réalisation », c’est vrai que je peux faire un petit rechercher - remplacer. Donc « Début Clôture » et « Fin Clôture ». C'est vrai que je pourrais copier-coller le mot, ça irait quand même plus vite. Maintenant que ceci est fait, une chose qu'il faut savoir : c'est déjà les petites couleurs noires que vous avez ici. Ne vous inquiétez pas, c'est quand vous avez Project et que les mises à jour ne sont pas toutes installées, il a des petits problèmes. Voilà, je vais fermer les phases, ça va régler le problème. Puisque je connais comment contourner ce type de bug. Donc, à nouveau, vous pouvez fermer les phases à la main ou le groupe « Réunions », qui est, au fait, aussi une phase. Mais sachez qu'on peut toutes les fermer d'un coup ou les ouvrir d'un coup. Effectivement, pour faire ceci, il suffit d'aller dans l'onglet « AffichagePlan ». Et là, on peut dire affiche toutes les subordonnées, ce qui fait qu'il ouvre absolument tous les niveaux : « Niveau 1 », « Niveau 2 », « Niveau 3 » », Niveau 4 ». On peut aller dans « Plan », et puis, affiches-moi que les tâches de Niveau 1. C'est-à-dire qu'il va vous afficher les tâches du Niveau 1, mais les phases qui contiennent des tâches de Niveau 2 vont être fermées parce qu'en fait, ce qui est du Niveau 2 ne doit pas être montré. Si je dis ici Niveau 2, pour le coup, il me montre le Niveau 1 et le Niveau 2. Puis là, comme je n'ai pas de Niveau 3, ça ne sert à rien que j'aille jusqu'au Niveau 3. Comme vous pouvez le remarquer, Project propose jusqu'à 9 Niveaux dans ce menu. Mais en réalité, à ma connaissance, il n'y a pas de limites. C'est clair que la limite est indiquée sur les fiches techniques du logiciel. Si mes souvenirs sont bons, je crois que c'est 255 mais c'est à vérifier. Et la limite du nombre de tâches tourne autour des 1 million, si mes souvenirs sont bons. Ça, ce n'est pas vraiment une problématique majeure, puisque jusqu'à ce jour, je n'ai qu'un client qui a accédé ou qui a atteint, si vous préférez, cette limite. Donc, voilà pour la création et la structure propre d'un projet. Donc, n'oubliez pas, toujours un jalon de début, un jalon de fin. Des phases, pas obligatoirement ; vous voyez que là, j'ai une tâche qui n'est pas dans une phase. Et toujours avoir un jalon de début et de fin dans chacune des phases. Parce que vous allez voir que ça va être plus qu'utile lorsqu'on va commencer à séquencer les tâches. Évidemment, vous aurez remarquer pendant qu'on a fait ça que les codes hiérarchiques s'appliquent bien. Donc, on a bien là 2.1, 2.2, 4.2, etcetera. Donc, ça permet, en termes de communication, comme on le voit dans les cours de gestion de projet, d'être beaucoup plus efficace. Mais attention, le code hiérarchique n'est pas la double VBS qu'on voit dans le cours de gestion de projet. C'est deux choses nettement différentes.

L'essentiel de Project 2013

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Date de parution :28 juil. 2016

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