Excel pour Mac 2016 : Astuces et techniques

Créer des sous-totaux

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Dans cette vidéo, vous allez apprendre à créer des sous-totaux dans Excel. Vous allez voir comment calculer des sous-totaux dans une liste.
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Transcription

Nous allons dans ce tutoriel découvrir une fonctionnalité d'Excel qui s'appelle le Sous-total ou les Sous-totaux quand il y en a plusieurs. Donc, pour voir cette fonctionnalité, je vais vous demander de vous rapprocher bien évidemment des fichiers d'exercices de la formation, et d'aller dans le chapitre 06, où vous trouverez le classeur qui s'appelle « sousTotaux ». Alors, quand « sousTotaux », il est ouvert, qu'avez-vous dedans ? Eh bien, vous avez des villes qui reviennent plusieurs fois, vous avez des dates, vous avez des familles, vous avez un chiffre d'affaire hors taxe. Et donc, l'envie me prend de faire un sous-total par ville. Il faut savoir que quand vous voulez utiliser la fonction Sous-total, il faut d'abord que vos données soient triées, vous ne pouvez pas faire de Sous-Totaux sur des données en vrac. Alors, je me positionne quelque part dans ma liste, et puis, je vais quelque part dans la colonne vide puisque c'est là-dessus que je veux trier. Et puis, je vais ouvrir cette petite toupie ici, et puis je vais cliquer sur Trier de A à Z. Hop, ça y est c'est trié, j'ai donc mes villes qui apparaissent en ordre alphabétique. Bien. Maintenant, je veux un sous-total par ville, qu'est-ce que je fais ? Deuxième manipulation, je vais directement sur les Données. Dans les Données, je vais venir sur l'icône Sous-total qui se trouve ici, et là, donc dans la boite de dialogue qui fait son apparition, je vais dire que je veux à chaque changement de quoi ? De ville. Je veux faire quoi ? une somme, une moyenne, etc. On a plusieurs types de calculs statistiques, moi, c'est une somme que je veux faire. Une somme de quoi ? Je peux choisir ce que je veux comme valeur, moi, je vais prendre le chiffre d'affaire, je veux additionner mes chiffres d'affaire. Et là, il ne me reste plus qu'à cliquer sur OK. Hop, ça y est, c'est fait. Donc ici, maintenant, j'ai 1, 2, 3 et puis j'ai ici un total qui apparaît avec des dièses parce que la colonne n'est pas assez large, on va l'agrandir, voilà. Donc, le 1 me permet d'accéder quand je clique sur le 1 qui est en haut ici, j'accède directement au total général. Si je clique sur le 2, j'accède aux sous-totaux et au total général. Et si je clique sur le 3, je vois tout. Je re-clique sur le 2 pour ne voir que les totaux intermédiaires et le total général. Alors maintenant, ce qu'on peut faire avec ça, c'est aussi déployer qu'une partie, par exemple vous voyez, là, j'aimerais bien savoir un petit peu ce qui se passe à Marseille, je clique sur le signe « + » qui est devant Marseille, hop, et là je ne vois que la partie Marseille. Quand j'en veux plus, je clique sur le petit signe « - », hop, et là, je ne vois plus Marseille, par contre, hop, je vois Nantes. Vous voyez, donc ça permet quand on a des longues listes de n'ouvrir finalement qu'une partie de la liste pour voir telle ou telle information. Donc ça, c'est un outil qui est fort sympathique, mais qui peut vous amener encore beaucoup plus loin. Alors, on va ré-ouvrir à nouveau ce classeur, je vais le fermer sans l'enregistrer, on va faire Fichier Fermer, voilà, non, je ne veux pas l'enregistrer, je vais le ré-ouvrir, Fichier Ouvrir récent sousTotaux, le revoilà. Là maintenant, je vais faire plus fort que ça, je vais dire voilà, moi, je souhaite faire un sous-total par ville, c'est vrai, mais aussi un sous-total par famille, c'est-à-dire qu'à l'intérieur d'une ville, je veux un sous-total à chaque sous-famille pour me mieux me rendre compte des choses. Alors dans ce cas-là, il va falloir faire un double tri. Bien sûr, vous ne pouvez pas utiliser le sous-total sans faire de tri. Donc, je me positionne n'importe où dans ma liste. Là, au lieu de faire un trier dans l'onglet Accueil, au lieu de faire un trier croissant, je vais faire un Tri personnalisé. Pourquoi ? Parce que là, mon tri doit porter sur deux colonnes. Je veux dans la première colonne faire un tri sur la ville, la ville, Trier sur les valeurs de A à Z. Je clique sur « + », et je veux aussi, pour les villes identiques sous entendu, c'est-à-dire s'il y a plusieurs fois Toulon, eh bien, à l'intérieur de Toulon, je veux faire un tri sur la famille, pareil de A à Z, ou de Z à A suivant ce que vous avez à faire. Je fais OK, et là, hop, j'obtiens tout Brest, tout Lyon, etc., comme précédemment, mais dans Brest, j'ai « D » pour Domotique, « H » pour Hi-Fi, Informatique, Vidéo, puis après on repart sur Domotique, Hi-Fi, Vidéo, etc. Donc, j'ai bien mon tri qui s'est fait pour les occurrences identiques de la première clé de tri, on a un second tri qui se fait, bien. Maintenant, je vais faire mon sous-total. Pareil, mon sous-total, il va se faire en deux passages. Premier passage, donc je viens sur Données, je viens sur Sous-total, je vais dire à chaque changement de ville, je veux faire une somme sur le chiffre d'affaire hors taxe et je fais OK. Donc là, j'obtiens ce qu'on avait précédemment. Je vais agrandir un peu cette colonne. Maintenant, deuxième passage, je veux faire un sous-total sur la famille. Là, je fais un deuxième passage, c'est-à-dire que je reviens sur Sous-total, et là, je vais lui dire, à chaque changement de famille, je veux faire une somme sur le chiffre d'affaire, et attention, attention, je vais décocher la case Remplacer les sous-totaux existants, parce que si je la laisse cochée et que je fais OK, je vais obtenir un sous-total, mais uniquement par famille. Il va effacer le premier sous-total. Moi, je veux les cumuler, donc je décoche cette case, ne l'oubliez surtout pas, Remplacer les sous-totaux existants, je le décoche, maintenant je fais OK, et là, j'obtiens un sous-total, et un sous-sous-total. Regardez, j'ai bien mon sous-total pour la Domotique, pour l'Informatique, pour la Vidéo, tout ça pour Brest. Alors bien sûr, si vous cliquez sur le 1, on a que le total général, vous cliquez sur le 2, on a les sous-totaux par ville, on clique sur le 3, on a les sous-totaux par ville, mais aussi à l'intérieur, par famille, et puis bien sûr, si on clique sur le 4, on voit tout. Alors comme précédemment, je peux ouvrir comme parties, comme ça, puis après, aller voir, picorer par exemple ici, Hi-Fi, la Hi-Fi à Lyon, j'ouvre, et voilà, je trouve ce qui s'est passé à la Hi-Fi à Lyon. Et je vois Marseille, suivant, suivant l'endroit où je clique. Donc voilà, on la possibilité d'ouvrir ou de fermer tel ou tel élément de manière à mieux étudier le comportement de notre liste et son contenu. Voilà donc un outil qui, je pense, deviendra rapidement pour vous indispensable. Maintenant, avant de conclure, il faut quand même savoir qu'on peut défaire tout ça. Pour défaire tout ça, il suffit tout simplement de venir sur Sous-total et de cliquer sur Supprimer tout, voilà. Et là, on se retrouve avec notre liste triée, mais on a perdu tous les sous-totaux.

Excel pour Mac 2016 : Astuces et techniques

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