Office 365 : L'essentiel de Word

Créer des modèles protégés

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Vous avez la possibilité de créer un modèle protégé à partir d'un document Word normal. Voyez comment procéder.
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Précédemment nous avons vu, Qu’il était possible de créer des modèles. Le principe est simple. Je crée un document original, Que j’enregistre dans un format particulier, Le format Modèle. Dotx Et à partir de cet original je génère, Des photocopies que je peux personnaliser, Sans impacter mon original. Il faut savoir qu’on peut aller encore plus loin avec les modèles. Avec notamment la possibilité, De verrouiller l’intégralité du document, Et de ne laisser à l’utilisateur que la possibilité, De modifier certaines parties du document. Comment on réalise cela ? Dans un premier temps je vais revenir sur mon document original. Je vais donc venir sur Fichier. Je vais venir sur Ouvrir. Et je vais ouvrir mon document Relance.docx. Document que vous trouverez bien sûr dans les sources de cette formation. Au chapitre 7. Ça c’est mon document original. Je souhaite que mon utilisateur puisse, Modifier le « précisez » à cet emplacement-là. Mais ne puisse pas toucher au reste du document. Comment est-ce que je peux mettre cela en place ? Dans un premier temps il va falloir que, J’augmente les possibilités de Word en cliquant sur Fichier. En venant sur Options. Et dans Options en allant sur Personnaliser le ruban. Dans Personnaliser le ruban, Il va nous falloir rajouter une coche, Sur la ligne Développeur. Je clique sur Développeur, je fais OK. Et là j’obtiens un onglet supplémentaire après Affichage, Qui s’appelle Développeur. Dans cet onglet Développeur, Je trouve un groupe qui s’appelle Contrôles. Dans ce groupe Contrôles, Je trouve un certain nombre d’outils, Qui vont m’être utiles pour faire ce travail. Alors une autre approche possible, Je reviens sur Fichier, Je vais sur Options, Je décoche Développeur dans Personnaliser le ruban. Je retire Développeur, Je fais OK, L’onglet Développeur n’y est plus. Mais par contre si je viens dans cette case, Et que j’écris par exemple, « formulaire », Je trouve Outils hérités. Lorsque je clique sur Outils hérités, Je trouve les différents outils que nous avons vus précédemment, Notamment les outils me permettant de faire une zone d’édition, Des cases à cocher, des listes déroulantes, etc. Plusieurs approches possibles, Personnellement je vous conseille de mettre l’onglet Développeur, Parce que c’est là où on a le plus facilement accès. On n’a rien à taper. Il reste juste à cliquer sur l’icône dont on a besoin. Je viens maintenant dans Développeur, Je vais à la place de « précisez » ici, Je vais supprimer ce « précisez », Et à la place, je vais venir, Mettre cet élément-là qui est un Contrôle du contenu de texte enrichi. Je clique. Et j’obtiens donc ceci. Ceci pour l’instant est totalement inactif. Ça a la taille que ça a. Peu importe. Je ne me préoccupe pas ni de son aspect, ni de sa taille. Je descends. Je vais maintenant à la place de « précisez » à cet emplacement, Faire très exactement la même chose. Je clique. Ensuite, À la place de « précisez le montant », Je vais ici mettre le même élément, Et derrière, je vais rajouter le symbole €, Comme ceci. Ensuite, je vais à la place de cet élément-là, Rajouter une zone totalement identique. Maintenant il ne me reste plus qu’a faire là, Et je vais mettre exactement la même chose. Là j’ai écris euro en entier, Il serait opportun qu’ici j’écrive euro en entier aussi. Pour que ce soit cohérent dans mon document. J’ai remplacé toutes les zones susceptibles d’évoluer, Par cet élément-là, qui est un Contrôle du contenu de texte enrichi. Ceci étant fait, je vais aller dans le groupe Protéger. Dans le groupe Protéger, Je vais cliquer sur Restreindre la modification. Je clique. Je vais dans le volet qui fait son apparition, Dire que je veux, Limiter la mise en forme à une sélection de styles. Si je souhaite que l’utilisateur ne puisse pas, Changer la présentation des éléments qu’il saisira dans ces cases-là. Je peux aussi et c’est ce qui m’intéresse particulièrement. Mettre une croix dans, Autoriser uniquement ce type de modification dans le document. J’ouvre cette boîte, et là je vais dire, Que Je veux uniquement le Remplissage de formulaire. Je clique sur Remplissage de formulaire. Et je vais maintenant activer la protection. Là on me demande un mot de passe, Qui est facultatif, Je ne souhaite pas que l’utilisateur Puisse accéder au déverrouillage du formulaire, Donc je vais mettre un mot de passe. Mot de passe assez compliqué, De manière à ce que l’utilisateur ne le trouve pas facilement. Là je vais mettre quelque chose de simple pour me faciliter la vie, Parce que c’est la démonstration, Dans la vraie vie je mettrais un mot de passe d’au moins Huit caractères, chiffres et/ou lettres mélangés, Voir même des caractères autres que des chiffres et des lettres. De manière à rendre les choses inattaquables. Là je mets un mot de passe totalement ridicule, Et je fais OK. Maintenant que c’est fait. Je suis en état de travailler sur ce document, Mais je ne vais surtout rien faire. Je vais me contenter de venir sur Fichier. De venir sur Enregistrer sous. Parcourir. Et là je vais choisir Modèle, donc je viens sur dotx comme ceci. Il s’appelle Relance, Comme j’en ai déjà un sous le nom de Relance, Je vais l’appeler RelanceP pour relance protégée. Je fais Enregistrer. Et je ferme mon document. Arrive le moment où je veux utiliser ce modèle, Je viens dans Fichier, Je viens maintenant sur Nouveau. Je viens sur Personnel. Et je vais utiliser Relance protégée, Je clique. Mon document fait son apparition. Je vais essayer ici d’écrire quelque chose. Voyez que j’ai beau cliquer, rien ne se produit. Je ne peux absolument rien faire. Et si tant est que j’arrive à me positionner. Si je tape quelque chose ça ira se mettre dans la case qui est active. Je clique, Je veux un numéro de facture « 123456789 ». Aucun problème. J’appuie sur Tabulation, éventuellement, Si je veux mettre quelque chose derrière, pour espacer. Ou bien encore je fais un espace blanc, Si je veux mettre quelque chose, J’ai le droit de taper ici tout ce que je veux, Mais uniquement à cet emplacement-là. Je viens maintenant à cet emplacement, Je vais mettre une date, On va dire que c’est le « 10 octobre 2015 », Vous remarquez que, Le texte colle exactement à la largeur de ce que je tape. Ici, facture, Un montant, nous vous avons adressé une facture de tant d’euros, Donc on va marquer par exemple, « 1500 » euros, Ici je vais mettre pour une formation « Word débutant » Bref, je remplis tout simplement les différentes zones. Une fois que j’ai fini, Il ne me reste plus qu’à enregistrer mon document. Vous remarquez que comme précédemment, J’ai Document 5 ici, Je fais Fichier, Enregistrer. Et je donne un nom à mon document que j’enregistre normalement, docx Dans mon dossier Documents. Je fais Annuler, Je reviens en arrière, Ici j’ai Restreindre les modifications. Je pouvais fermer ce volet mais si tant est qu’il soit présent, L’utilisateur, lorsqu’il veut désactiver la protection, Il clique et là il faut qu’il connaisse le mot de passe. S’il ne connait pas le mot de passe, il ne peut pas modifier. Donc là j’ai quelque chose d’encore plus puissant, Que ce que nous avons vu précédemment, J’ai un modèle, mais un modèle qui n’est modifiable, Qu’aux emplacements que j’ai désignés.

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